Mindbody e Slack: controlla i tassi di riempimento delle classi finché ci sono ancora posti disponibili.

Perché controllare il programma a mano ti esaurisce

Immaginate, a titolo di esempio, il team di uno studio di yoga in rapida crescita che utilizza Slack per la gestione. I responsabili della reception, il canale dedicato agli istruttori e il responsabile dello studio sono tutti presenti sulla piattaforma. Desiderano avere una visibilità in tempo reale sull'affluenza alle lezioni: un avviso su Slack quando una lezione raggiunge l'80% della capienza, quando la lista d'attesa per una lezione popolare inizia ad allungarsi e quando una lezione ha meno di tre prenotazioni nelle 24 ore precedenti l'inizio.

Oggi non hanno più niente di tutto questo. Il responsabile dello studio controlla a mano il programma di Mindbody tre volte al giorno. Capita che le lezioni si concludano con classi mezze vuote, senza che nessuno se ne accorga in tempo per lanciare una promozione dell'ultimo minuto.

Il morale degli istruttori è l'altro aspetto da considerare. Gli istruttori perdono entusiasmo quando insegnano in aule mezze vuote. L'energia di una classe piena stimola l'istruttore, che a sua volta stimola la lezione successiva. Uno studio che registra costantemente un tasso di occupazione del 64% non solo sta perdendo potenziali guadagni, ma sta anche logorando gli istruttori che si occupano della formazione.

Cosa manca al controllo manuale

La parte difficile non è ricevere le prenotazioni su Slack, ma ricevere quelle giuste al momento giusto. Gli strumenti generici di integrazione tra Mindbody e Slack o inondano il canale con ogni singola prenotazione (rumore inutile) o ti avvisano solo quando una lezione viene creata per la prima volta (perdendo i momenti che contano davvero). Lo studio si arrende e torna a controllare il programma manualmente.

Impostare i punti di allerta corretti è più difficile di quanto sembri. Una soglia dell'80% è adatta per un corso che storicamente si riempie all'85%. È troppo restrittiva per un corso che si riempie in media al 50% (non si riceve alcun segnale) e troppo permissiva per uno che va sempre esaurito (il segnale arriva troppo tardi). I punti di allerta corretti variano a seconda del tipo di corso. Gli strumenti generici utilizzano un'unica impostazione per tutto, perdendo di vista le sfumature.

Come AppConnect ti invia gli avvisi giusti

La funzione di sincronizzazione delle prenotazioni dei corsi di AppConnect invia notifiche di prenotazione a Slack in tempo reale. Ogni notifica include i dettagli del corso e il numero attuale di partecipanti rispetto alla capienza massima. Puoi decidere quali notifiche ricevere: solo quando un corso supera l'80% di partecipanti, quando si forma una lista d'attesa o quando un corso è quasi vuoto nelle 24 ore successive.

Il tuo team riceve le notifiche giuste al momento giusto, senza spam sui canali. Il responsabile dello studio smette di controllare manualmente il palinsesto e inizia a lanciare promozioni mirate dell'ultimo minuto, proprio quando avrebbero un impatto reale.

Poiché ogni avviso include il numero attuale di partecipanti e la capacità massima, è possibile impostare diversi punti di avviso per ogni tipo di lezione: avviso al 90% per le lezioni di vinyasa più popolari, al 70% per le lezioni di hatha di livello intermedio e al 50% per un nuovo formato pilates-fusion, in modo da avere il tempo di valutare una promozione. Il canale Slack rimane così utile e non caotico.

Le liste d'attesa sono di per sé un segnale prezioso. Un corso per cui si crea una lista d'attesa 36 ore prima del suo inizio è probabilmente un corso per cui conviene aggiungere un altro orario. Questi avvisi relativi alle liste d'attesa possono essere inviati direttamente al responsabile della scuola con un suggerimento del tipo "valuta la possibilità di aggiungere un altro orario". Col tempo, il tuo programma verrà plasmato dalla reale domanda piuttosto che dalle preferenze dell'insegnante o da vecchie abitudini.

Come funziona in parole semplici

Si attiva la sincronizzazione delle prenotazioni dei corsi, quindi si impostano alcuni semplici avvisi. Un avviso invia una notifica al canale operativo quando un corso supera l'80% di occupazione. Un altro avvisa il canale degli istruttori quando si forma una lista d'attesa, indicando il nome del corso e la lunghezza della lista. Un terzo avviso viene eseguito ogni giorno alle 18:00, controlla i corsi del giorno successivo e segnala quelli con meno di tre prenotazioni.

Si regolano quei valori in modo che corrispondano ai pattern di riempimento effettivi del proprio studio, si implementa la modifica e si monitora il canale per una settimana. Se il rapporto segnale/rumore non è corretto, si procede con le regolazioni.

Ci sono due novità da prendere in considerazione. Un riepilogo giornaliero delle 18:00, un singolo messaggio su Slack che riassume i tassi di occupazione per il giorno successivo per ogni istruttore, permette al responsabile dello studio di prendere tutte le decisioni sulle promozioni del giorno dopo in un'unica soluzione. Inoltre, un canale separato dedicato agli istruttori, che invia notifiche solo per le loro lezioni, mantiene il canale operativo principale tranquillo, ma allo stesso tempo mantiene gli istruttori coinvolti.

Ore di allenamento risparmiate per i rappresentanti di 240 membri

Ecco un esempio ipotetico. Uno studio di yoga con un'unica sede offre circa 140 lezioni a settimana con cinque istruttori. Dopo aver attivato le notifiche su Slack, il responsabile dello studio lancia in media 8 promozioni mirate dell'ultimo minuto a settimana (codici sconto dell'ultimo minuto, offerte "porta un amico") per le lezioni che altrimenti sarebbero poco frequentate. Il tasso di occupazione medio delle lezioni aumenta da circa il 64% a circa il 73%. Il tempo che il responsabile dello studio dedica al monitoraggio degli orari si riduce da circa un'ora al giorno a una rapida occhiata a Slack.

La soddisfazione degli istruttori aumenta in un modo che il titolare nota. Gli istruttori che tengono corsi sempre pieni restano più a lungo, raccomandano altri istruttori validi e trasmettono un'energia migliore. La visibilità in tempo reale porta a promozioni mirate, che a loro volta portano a corsi più pieni, che a loro volta rendono gli istruttori più felici, e questo circolo virtuoso si amplifica in modi che nessun singolo indicatore può cogliere.

Cosa significa questo per il tuo studio

La visibilità in tempo reale è utile solo se filtrata. Lo spam sui canali è peggio del silenzio. Gli avvisi legati alle soglie di riempimento evidenziano i momenti in cui è effettivamente possibile intervenire, quindi è importante calibrare tali soglie in base ai modelli di riempimento reali. Slack è il centro nevralgico operativo per la maggior parte degli studi moderni. Inviate i dati corretti lì e il vostro team agirà di conseguenza.

Vuoi vedere AppConnect per Mindbody e Zapier in azione? Visualizza la pagina dell'app API.