Mindbody e QuickBooks: sincronizza ogni vendita senza dover inserire dati ogni mese.

Il costo nascosto della contabilità manuale

Immaginate un marchio di benessere con diverse sedi che utilizza QuickBooks Online per la contabilità. Ogni vendita di Mindbody (vendita al dettaglio, servizi, abbonamenti, mance, pagamenti) deve essere registrata correttamente in QuickBooks, nel conto giusto, con la corretta gestione fiscale e per la sede corretta.

Oggi, la contabile esporta un report di vendita da Mindbody una volta al mese, lo riformatta in un foglio di calcolo e lo importa in QuickBooks. Il processo richiede un'intera giornata per ogni sede al mese. Il marchio ha quattro sedi. Ciò significa che ogni mese la contabile impiega quattro giorni lavorativi per l'inserimento dei dati.

La visibilità del flusso di cassa è la più grande opportunità persa. Con la chiusura mensile, il marchio vede il suo quadro reale dei ricavi con tre settimane di ritardo. Le decisioni su assunzioni, spese di marketing e acquisti importanti vengono prese sulla base di dati obsoleti. L'integrazione delle vendite in QuickBooks in tempo reale fornisce al proprietario e al responsabile amministrativo una situazione di cassa aggiornata su cui agire questa settimana, non il mese prossimo.

Quanto costa realmente l'importazione mensile

Le integrazioni di base inviano i dati di vendita come totali forfettari, eliminando così i dettagli articolo per articolo di cui il tuo commercialista ha bisogno. Le soluzioni personalizzate di solito mappano correttamente le vendite, ma smettono di funzionare non appena il marchio aggiunge un nuovo servizio o una nuova sede.

La contabilità degli abbonamenti è il settore in cui l'approccio semplicistico fallisce maggiormente. Il pagamento mensile di un abbonamento viene maturato nel corso del periodo di validità, non in un'unica soluzione. Un contratto di 12 mesi pagato anticipatamente viene invece maturato in 12 mesi. La maggior parte delle integrazioni di base registra l'intero pagamento immediatamente, il che sovrastima le entrate del mese e crea confusione contabile a fine anno.

Come AppConnect trasmette in streaming le vendite in tempo reale

Il connettore Vendite e Voci di AppConnect invia ogni vendita di Mindbody a QuickBooks Online in tempo reale. Ogni vendita include tutti i dettagli: i singoli articoli, il prezzo, le tasse, gli sconti, la sede e il metodo di pagamento. Ogni articolo viene inserito in QuickBooks nel conto corretto, attribuito alla sede appropriata.

Il tuo contabile riceverà un registro QuickBooks aggiornato e preciso, anziché un'importazione batch mensile.

AppConnect tiene traccia della differenza tra le vendite puntuali (vendita al dettaglio, clienti occasionali, mance) e i ricavi ricorrenti o contrattuali. Il denaro che dovrebbe essere guadagnato nel tempo può essere accantonato correttamente e riconosciuto in rate mensili appropriate, in modo che la contabilità rifletta un corretto riconoscimento dei ricavi senza che il responsabile amministrativo debba effettuare registrazioni manuali a fine mese.

I rimborsi chiudono il cerchio. Un rimborso emesso in Mindbody viene elaborato come storno della transazione originale, con riferimento alla vendita originaria, in modo che la tracciabilità rimanga pulita. I rimborsi non sono più una sorpresa di fine mese, ma diventano un flusso continuo e trasparente.

Come funziona in parole semplici

Attivando il connettore Vendite e Voci di Dettaglio, ogni vendita Mindbody viene automaticamente sincronizzata con QuickBooks Online. Ogni articolo viene associato al conto corretto in base al tipo di vendita (vendita al dettaglio, servizio, abbonamento, ecc.) e la vendita viene registrata con la sede e la gestione fiscale appropriate. Qualsiasi vendita che non possa essere abbinata (ad esempio, una nuova tipologia di prodotto) genera un avviso in modo che il contabile possa gestirla in giornata.

Per il primo mese, vale la pena confrontare il nuovo flusso di dati in diretta con la registrazione manuale effettuata dal contabile. Dovrebbero esserci delle discrepanze. Qualsiasi discordanza viene esaminata e la corrispondenza viene perfezionata. Un avviso di eccezione (una notifica su Slack per ogni vendita che non viene registrata, un nuovo articolo senza corrispondenza, un errore fiscale) consente al contabile di intervenire tempestivamente, anziché scoprire i problemi a fine mese.

Risparmio di ore di contabilità rappresentativo in 4 sedi

Ecco un esempio ipotetico. Un marchio di benessere con quattro sedi gestisce circa 3.400 transazioni al mese. Dopo aver integrato i dati di vendita in QuickBooks, il tempo impiegato dal contabile per l'importazione mensile da Mindbody a QuickBooks si riduce da circa 32 ore al mese a meno di 3 ore (solo per la verifica e la gestione delle eccezioni). La chiusura di fine mese si riduce di circa una settimana. L'accuratezza della dichiarazione dei redditi migliora perché la ripartizione fiscale voce per voce viene conservata in QuickBooks.

La difendibilità in sede di revisione contabile migliora significativamente. Ogni transazione in QuickBooks è riconducibile a una specifica vendita Mindbody, con articoli, luogo, metodo di pagamento e ripartizione delle imposte intatti. Le revisioni contabili di fine anno risultano più rapide e precise. Lo studio contabile fattura meno ore, il che rappresenta un ritorno sull'investimento derivante dall'integrazione.

Perché questo è importante per i tuoi profitti

La contabilità in tempo reale è superiore alla contabilità batch mensile sotto ogni aspetto importante: accuratezza, tempi di chiusura e qualità delle decisioni prese. I dettagli di ogni singola voce devono essere presenti nella contabilità, perché l'utilizzo di totali forfettari elimina le informazioni necessarie al commercialista. Inoltre, per un marchio con più sedi, associare ogni vendita alla sua sede è fondamentale. È importante che i dati siano corretti fin dall'inserimento in QuickBooks, in modo che ogni report successivo sia affidabile.

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