Mindbody e Zoho CRM: una visione unificata dei ricavi per tutte le tue sedi.

Il caos della rendicontazione multi-proprietà

I gruppi che gestiscono diverse strutture per ritiri benessere solitamente controllano ogni sede come un sito Mindbody indipendente, spesso con valute diverse e liste ospiti sovrapposte. La sede centrale ha bisogno di un unico dato: il fatturato totale di ogni struttura, in un'unica valuta di base, con la possibilità di analizzare i dati di ogni singola sede senza uscire dalla dashboard. In realtà, la sede centrale si ritrova con cinque fogli di calcolo, un foglio di conversione valuta e il consueto panico del lunedì mattina.

Consideriamo un esempio illustrativo. Heliotrope Wellness Group (un ipotetico gestore di cinque centri benessere) utilizza un sistema CRM centralizzato basato su Zoho. Le sue proprietà sono gestite in tre valute diverse. Il direttore operativo del gruppo apre cinque report di Mindbody ogni lunedì e ricostruisce da zero la visione consolidata. I tassi di cambio sono quelli della settimana precedente. I dati relativi ai ricavi non corrispondono agli incassi bancari. Le decisioni sul marketing interaziendale e sulla programmazione condivisa vengono rimandate, perché i dati non sono mai sufficientemente affidabili per poter agire.

Quanto costa realmente l'avvolgibile manuale

Il costo visibile è rappresentato dal report settimanale: dalle sei alle otto ore del tempo di un dirigente senior dedicate alla compilazione di fogli di calcolo anziché alla gestione dell'attività. Il costo nascosto, però, è ancora peggiore. Ogni dato presente nel report è leggermente errato, perché le conversioni valutarie sono obsolete e vengono effettuate manualmente. Quando i dati non sono mai del tutto affidabili, le decisioni vengono rimandate. Le revisioni dei prezzi vengono posticipate. Un pacchetto promozionale valido per più strutture non viene mai lanciato. Una sede con prestazioni insufficienti continua a non esserlo, perché nessuno ha sufficiente fiducia nei dati per intervenire.

Esiste anche un ospite che non potete vedere. Un ospite che ha soggiornato in tre delle vostre strutture appare come tre persone diverse se il suo indirizzo email o il suo nome sono stati inseriti in modo leggermente diverso in ogni sito. Quindi il gruppo più prezioso che avete, ovvero i vostri ospiti fedeli che soggiornano in più strutture, è invisibile alle vostre strategie di marketing.

Come funziona: una volta che ogni proprietà alimenta una vista

CRMConnect Mindbody to Zoho CRM unisce tutte le sedi Mindbody in un'unica organizzazione Zoho CRM. Ogni vendita, ogni pagamento e ogni cliente vengono importati automaticamente, mantenendo intatte la sede e la valuta originali. La sede centrale ottiene una visione consolidata, mentre ogni struttura conserva la propria.

Ecco cosa ti offre:

• Un unico dato relativo al fatturato del gruppo, nella valuta di base, aggiornato a oggi anziché a venerdì scorso.
• Contributo per singola struttura, così puoi vedere a colpo d'occhio quali sedi contribuiscono al trimestre.
• Analizza nel dettaglio una singola proprietà senza dover ricostruire nulla.

Ogni importo viene registrato sia nella valuta locale che nella valuta di base. La conversione viene effettuata una sola volta all'arrivo dei dati e aggiornata quotidianamente in base alle variazioni dei tassi di cambio. Pertanto, il responsabile di una struttura ricettiva visualizza i dati in valuta locale, mentre la sede centrale visualizza tutti i dati convertiti. Poiché la cifra convertita viene memorizzata al momento della vendita, i report del trimestre precedente non vengono modificati automaticamente dalle fluttuazioni del tasso di cambio odierno.

Configuralo una volta, poi lascialo stare.

La configurazione va eseguita una sola volta. Ogni proprietà viene mappata alla sua valuta locale e viene applicata una conversione alla valuta di base utilizzando la fonte di tassi di cambio di cui il vostro gruppo si fida già: un feed giornaliero della banca centrale, un tasso di cambio bancario o qualsiasi altra fonte prevista dai vostri revisori. Dopodiché, il sistema funziona in modo autonomo.

Il pannello di controllo aziendale mostra quindi, senza che nessuno tocchi un foglio di calcolo:

• Ricavi totali del gruppo questo mese, considerando tutte le proprietà.
• La quota di ciascuna proprietà su tale totale, espressa in dollari e in percentuale.
• Variazioni mensili e annuali, sia a livello di gruppo che per singola struttura.

Incontrare per la prima volta i vostri ospiti che frequentano altre strutture.

Il cliente più difficile da identificare correttamente è quello che ha soggiornato in più di una struttura. L'integrazione associa i clienti di diverse strutture tramite email, telefono e nome, in modo che un cliente che ha prenotato in tre strutture diverse venga visualizzato come un'unica persona con un'unica cronologia, non come tre frammenti di prenotazione.

Quell'unico record unificato significa che la direzione aziendale può finalmente chiedere "quanti ospiti hanno soggiornato in più di una struttura quest'anno" e ottenere una risposta onesta. Questo numero è solitamente superiore a quanto ci si aspetti e indica chiaramente la possibilità di creare pacchetti e strategie di marketing che coinvolgono più strutture, cosa che prima semplicemente non sarebbe stata possibile.

Ogni direttore generale di una struttura ricettiva continua ad avere una visione filtrata dei dati: vendite, prenotazioni e clienti abituali della propria sede. Non ha accesso ai dati delle altre strutture. La sede centrale, invece, ha accesso a tutte le informazioni.

Come potrebbero essere i numeri

Si tratta di immagini composite a scopo illustrativo, non di clienti reali, ma mostrano l'andamento del cambiamento in un gruppo di cinque immobili:

• Tempo dedicato dal COO alla reportistica consolidata: da circa 6-8 ore a settimana a una lettura del dashboard in giornata.
• Errori di conversione valuta nel report consolidato: eliminati, perché la conversione avviene automaticamente all'arrivo dei dati, anziché tramite un foglio di calcolo.
• Per la prima volta sono emersi clienti provenienti da diverse strutture: in genere dall'8 al 15% della clientela attiva, un bacino di potenziali clienti per le vendite incrociate, prima invisibile.
• Decisioni operative riconducibili al dashboard nel primo trimestre: in genere da quattro a sei, come ad esempio una revisione dei prezzi degli immobili, il lancio di un pacchetto interaziendale, un cambio di personale in una sede con prestazioni inferiori alle aspettative e una riallocazione del budget di marketing.

La vera vittoria non sta semplicemente nell'"aumento del fatturato in questo trimestre". Sta nel prendere decisioni settimanali basate su dati reali, anziché sul foglio di calcolo del venerdì.

Perché questo è importante per il tuo gruppo

• Un dato consolidato di cui ti fidi è un dato su cui agirai. Un dato inaffidabile, invece, verrà messo in discussione.
• I clienti che soggiornano in diverse strutture della stessa catena rappresentano il segmento più fedele e quello a cui è più facile proporre servizi aggiuntivi. Non è possibile fare marketing rivolgendosi a un gruppo di persone che non si può vedere.
• Un'unica fonte di dati con due livelli di autorizzazione, aziendale e immobiliare, è sempre preferibile a due serie separate di registri contabili.

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