Mindbody e Zoho CRM: una dashboard di vendita che indica ai proprietari di centri benessere cosa migliorare.

Ciò che vuoi veramente vedere

In qualità di proprietario di una spa, non stai chiedendo analisi per vanità. Le chiedi perché tre settimane negative consecutive dovrebbero spingerti a prendere una decisione sul personale o sui prezzi, e devi essere in grado di farlo entro una settimana, non alla fine del trimestre. La visualizzazione che desideri realmente risponde a quattro domande:

• Quali servizi hanno generato profitti questo mese e quali hanno semplicemente raggiunto il pareggio?
• Quale membro dello staff sta fidelizzando i clienti e chi, silenziosamente, li sta perdendo?
• Quale campagna di marketing si è tradotta in reali ricavi derivanti dai trattamenti, e non solo in prenotazioni?
• Come si confronta questo mese con il mese scorso per ciascuno di questi parametri?

Consideriamo un esempio illustrativo. Maple Hollow Day Spa (un'ipotetica spa con un'unica sede) ha 1.400 clienti, un buon mix di vendita al dettaglio e un budget di marketing che il proprietario vuole poter giustificare. I report standard di Mindbody rispondono alla prima domanda. Non rispondono alle altre tre. Quindi il proprietario ha compilato manualmente dei fogli di calcolo per due anni.

Quanto costa realmente l'abitudine di usare i fogli di calcolo

Esportare i dati e ricostruirli in un foglio di calcolo dalle otto alle dodici volte al mese non significa solo perdere ore di lavoro, ma anche tempo prezioso. Poiché la ricostruzione avviene solo quando il titolare ha una serata libera, un problema iniziato nella prima settimana non si manifesta fino alla terza o quarta. A quel punto, il servizio sta già perdendo denaro da un mese, oppure un membro dello staff sta perdendo clienti da sei settimane.

Nemmeno un singolo numero sullo schermo risolve il problema. "Ricavi: $42.118" è un dato di fatto, non una decisione. Ciò che trasforma un numero in una decisione è il confronto: questo mese rispetto al mese scorso, questo servizio rispetto a quell'altro, questo membro dello staff rispetto a tutti gli altri. Questo confronto è esattamente ciò che un foglio di calcolo creato manualmente è troppo lento e tardivo per fornirti.

Come funziona una volta che i dati di Mindbody sono presenti in Zoho CRM

L'integrazione di Mindbody con Zoho CRM importa automaticamente in Zoho CRM ogni acquisto, ogni voce di spesa, ogni pagamento e ogni servizio utilizzato. Una volta che i dati sono presenti nel CRM, gli strumenti del dashboard di Zoho, come riquadri interattivi, indicatori, grafici a barre e mappe di calore, vengono eseguiti direttamente su di essi.

È proprio questo dettaglio a fare la differenza. Poiché ogni singolo articolo di una vendita viene registrato, e non solo il totale giornaliero, la dashboard può scomporre le entrate per servizio, per membro dello staff e per campagna che ha portato il cliente. Un importo forfettario giornaliero non permette di fare nulla di tutto ciò.

Quello che otterrete non è un progetto di reporting personalizzato. Si tratta della dashboard standard di Zoho CRM, aggiornata con i dati di Mindbody senza che nessuno debba esportare nulla.

Le piastrelle che vale la pena applicare alle tue pareti

Una volta che i dati iniziano a fluire, i riquadri del dashboard che si guadagnano un posto sono:

• Ricavi mensili per categoria di servizio, con il mese corrente accanto al mese precedente, in modo da poter visualizzare quali trattamenti hanno generato il maggior volume di entrate.
• I dipendenti con il fatturato più alto, rappresentati da un grafico a barre con sovrapposizione dei dati del mese precedente.
• Tasso di visite ripetute per membro dello staff, mostrato come una mappa di calore, in modo da poter vedere chi sta fidelizzando la clientela.
• Ricavi per fonte di acquisizione clienti, in modo che ogni canale di marketing mostri i ricavi derivanti dai trattamenti effettivamente generati.
• Un riquadro che mostra la pipeline dei contratti aperti e delle iscrizioni in sospeso, così puoi visualizzare i ricavi garantiti in futuro.

La visualizzazione delle campagne funziona perché la fonte che ha inizialmente portato un cliente viene registrata al momento dell'accesso e non viene mai sovrascritta da una modifica successiva. La visualizzazione del personale funziona perché ogni articolo venduto è collegato alla persona che lo ha consegnato. Non è necessario gestire nulla di tutto ciò. L'integrazione mantiene i dati aggiornati.

Leggere i numeri senza tirare a indovinare

Una semplice regola ti impedisce di inseguire il rumore:

• Un mese negativo è solo rumore. Guarda l'andamento.
• Due mesi negativi di fila significano che è necessario indagare su quello specifico servizio o membro del personale.
• Tre mesi negativi significano che bisogna agire: un cambio di personale, una modifica dei prezzi o uno spostamento del budget di marketing.

Lo scopo della dashboard è quello di rendere visibile il secondo mese senza dover passare una serata a lavorare sui fogli di calcolo. Questo è il vero vantaggio operativo.

Per le chiamate di assegnazione del personale, la mappa termica delle visite ripetute è più utile del riquadro delle entrate. Un membro dello staff con entrate elevate ma poche visite ripetute sta sprecando tempo. Un membro dello staff con entrate moderate e molte visite ripetute sta costruendo un portafoglio clienti che darà i suoi frutti per anni. La dashboard mostra entrambi i dati, uno accanto all'altro.

Come potrebbero essere i numeri

Si tratta di immagini composite a scopo illustrativo, non di clienti reali, ma mostrano l'andamento dei cambiamenti in una spa con circa 1.400 clienti:

• Le estrazioni manuali dal foglio di calcolo ogni mese: da otto a dodici, sono state completamente eliminate.
• Tempo che intercorre tra "qualcosa non va" e "so esattamente cosa non va": da una settimana a una semplice occhiata al cruscotto in giornata.
• Decisioni operative nel primo trimestre riconducibili al dashboard: in genere da tre a cinque, come ad esempio una modifica dell'organico, la dismissione di una categoria di servizi, una variazione del budget di una campagna e un test sui prezzi.
• Il budget di marketing è stato spostato dai canali con prestazioni insufficienti: una quota significativa, con una chiara traccia di attribuzione a giustificazione della decisione.

Il vantaggio non consiste semplicemente in "maggiori entrate". Si tratta di un minor numero di settimane consecutive in cui si prende una decisione sbagliata prima di correggerla. Questo effetto si amplifica di mese in mese.

Perché questo è importante per i tuoi profitti

• Il livello di dettaglio dei tuoi dati determina a quali domande puoi rispondere. Le vendite riga per riga ti permettono di visualizzare le prestazioni di servizi, personale e campagne. I totali giornalieri, invece, nascondono tutte queste informazioni.
• L'obiettivo principale è individuare un trend già alla seconda settimana anziché alla sesta. Una dashboard che si aggiorna automaticamente rende tutto ciò possibile.
• Il tasso di visite ripetute è un indicatore anticipatore. Ti dice quale membro dello staff sta per avere un aumento di fatturato e quale invece un calo, ben prima che il fatturato complessivo cambi.

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