Cliniko e Salesforce: previsioni di fatturato a 90 giorni per una clinica di medicina complementare.

Un responsabile finanziario che ogni lunedì ricostruisce le previsioni in un foglio di calcolo è un chiaro segnale che l'azienda ha superato le capacità dei suoi strumenti di previsione. Oltre una certa dimensione, il foglio di calcolo non è più lo strumento, ma il collo di bottiglia.

Facciamo un esempio: Southbank Integrated Health, un'ipotetica grande clinica con 19 professionisti tra fisioterapisti, dietisti, psicologi e fisiologi dell'esercizio, e un fatturato annuo di circa 3,1 milioni di dollari. Il responsabile finanziario ricostruisce manualmente le previsioni a 90 giorni ogni lunedì. Cliniko gestisce le fatture. Salesforce gestisce la pipeline. Nessuno si fida completamente delle proiezioni. I piani di assistenza finanziata aggiungono un livello di attività fatturabili ricorrenti che il foglio di calcolo gestisce in modo incoerente. Le riunioni dirigenziali passano una buona parte di ogni martedì a discutere su quale cifra sia corretta invece di agire in base a ciò che la cifra corretta indica.

Perché il foglio di calcolo del lunedì ti sta frenando

Una previsione basata su un foglio di calcolo di questa portata fallisce su tre fronti:

• Diventa stantio in fretta. È accurato nel momento stesso in cui viene creato e obsoleto nel giro di un giorno.
• È lento da affettare. Riorganizzare i dati per professionista o linea di servizio richiede ore, e le colonne non sono mai d'accordo sulla denominazione.
• Non rispetta i limiti previsti dal piano di finanziamento. I piani di assistenza finanziata prevedono un limite massimo di spesa fatturabile. Un foglio di calcolo raramente lo modella correttamente, finendo per sovrastimare le entrate già coperte dal finanziamento, oppure per sottostimare i rinnovi imminenti.

Il risultato è una previsione su cui la dirigenza discute anziché agire. Il vero costo non sono le ore del responsabile finanziario, per quanto reali, ma le decisioni prese con lentezza.

Perché altri approcci risultano inadeguati

L'integrazione di un software di contabilità tra Cliniko e Salesforce fornisce dati sui ricavi a fini fiscali, ma non previsioni operative, poiché la visualizzazione contabile si basa sulle fatture già emesse e non sugli appuntamenti già fissati. Una dashboard di reporting indipendente, esportata da Cliniko, offre alla dirigenza un grafico, ma non un'interfaccia di lavoro integrata in Salesforce, dove sono già presenti la pipeline di vendita e le attività del programma. Inoltre, separare le previsioni in uno strumento a sé stante crea semplicemente due sistemi incompatibili.

Come funziona una previsione che si aggiorna automaticamente

Quando CRMConnect collega Cliniko a Salesforce, le fatture e gli appuntamenti di Cliniko vengono importati automaticamente in Salesforce, insieme alle informazioni relative al piano di cura, come i limiti di sessione e i massimali di fatturazione. Le previsioni diventano un report di Salesforce strutturato su tre livelli e si aggiornano automaticamente. La necessità di ricostruire il report il lunedì scompare.

I tre strati:

Ricavi confermati. Fatture pagate con data nel periodo. Si tratta di denaro già contabilizzato.

Entrate altamente probabili. Appuntamenti prenotati e confermati nel periodo, moltiplicati per la tua percentuale storica di conversione di un appuntamento confermato in una fattura pagata, più fatture in sospeso ponderate in base alla loro affidabilità nel ricevere i pagamenti.

Entrate rinnovabili a capacità limitata. Piani di assistenza finanziati attivi, con entrate previste limitate all'importo ancora fatturabile previsto dal piano. Questo è l'aspetto più importante: i piani finanziati hanno un tetto massimo e le previsioni non dovrebbero mai superarlo.

Una volta definiti questi tre livelli, è possibile segmentare le previsioni per professionista e per linea di servizio (prime valutazioni, follow-up, programmi di gruppo, pacchetti). Questa visualizzazione mostra alla dirigenza dove si concentrano le previsioni e dove invece la capacità è inutilizzata.

La cadenza di reporting

Invia al team dirigenziale una previsione settimanale che si aggiorni automaticamente, senza bisogno di interventi manuali. Organizza una revisione mensile delle varianze con il reparto finanziario, confrontando la previsione di qualche settimana prima con i risultati effettivi. È proprio grazie a questo confronto che la previsione diventa sempre più accurata.

Cosa ottieni da questo

Una clinica con un profilo simile a quello di Southbank, in genere, vede l'accuratezza delle previsioni aumentare dal 75-82% (il valore di base del foglio di calcolo) a poco più del 90% una volta che il sistema di previsione a tre livelli di Salesforce è in funzione. Il responsabile finanziario recupera dalle 4 alle 6 ore a settimana. La dirigenza smette di discutere sulle previsioni e inizia ad agire di conseguenza. E le entrate finanziate vengono proiettate correttamente, anziché sovrastimare o sottostimare, che è la principale fonte di errore nelle previsioni in molte strutture sanitarie.

Gestire i piani finanziati in modo responsabile

Il monitoraggio dei piani di assistenza finanziata è ciò che rende accurate queste previsioni, ma comporta una certa responsabilità. Il piano, la fonte di finanziamento e lo stato di idoneità del paziente sono dettagli operativi sensibili, non dati di marketing. Questi dati vanno inseriti nei report finanziari e operativi, ma non in quelli di marketing. Poiché la scelta di quali informazioni condividere è a discrezione del singolo operatore, è possibile tracciare un confine netto tra le due informazioni.

Perché questo è importante per la tua clinica

Quando le previsioni vengono ricostruite manualmente, si tratta di un'istantanea che risulta errata già martedì e inconsistente già mercoledì. Quando invece vengono elaborate a partire da fatture, appuntamenti e limiti di spesa di Cliniko, tutti dati in tempo reale, direttamente in Salesforce, si ottiene un dato attuale e affidabile su cui la dirigenza può basare la pianificazione del personale, della capacità e della crescita. Il responsabile finanziario smette di essere un semplice operatore di fogli di calcolo e diventa un analista.

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