Cliniko e ActiveCampaign: Monitoraggio del valore percepito dai pazienti e dei rinnovi dei programmi per una clinica di naturopatia

La naturopatia è un'attività basata sul rinnovo dei trattamenti, che spesso si comporta come una semplice transazione. Il programma di riequilibrio metabolico di 12 settimane, il programma intestinale di 6 mesi, il ciclo di 8 sedute per il supporto surrenale: queste sono le vere fonti di guadagno. Una clinica che considera ogni visita come una transazione a sé stante perderà silenziosamente i suoi migliori pazienti al termine di ogni programma.

Facciamo un esempio: Greenleaf Naturopathic Wellness, una clinica ipotetica con 3 naturopati e un fatturato annuo di circa 680.000 dollari. La maggior parte del fatturato proviene da pacchetti e programmi venduti anticipatamente. Il titolare non può vedere in ActiveCampaign quali pazienti hanno speso di più con la clinica nel tempo, quali stanno per terminare un programma o quali sono buoni candidati per il programma successivo del loro percorso. Lo strumento di marketing registra le aperture e i clic delle email, ma non mostra che un paziente è a due settimane dalla fine del suo programma per l'intestino e non ha ancora fissato un appuntamento per il rinnovo.

Quanto ti costa la configurazione attuale

ActiveCampaign, di per sé, può taggare un paziente quando effettua un acquisto, ma non può visualizzare i dati di fatturazione di Cliniko, gli acquisti di pacchetti o la posizione del paziente all'interno di un programma. Pertanto, tre informazioni rimangono invisibili: la spesa totale sostenuta dal paziente nel tempo, la sua posizione attuale in qualsiasi programma e i programmi che ha completato in precedenza. Senza queste informazioni, i messaggi di rinnovo devono essere inviati manualmente, il che significa che vengono inviati solo quando qualcuno se ne ricorda, e quindi troppo tardi.

Un'integrazione personalizzata, creata una volta e mai aggiornata, tende a fornire un dato unico sulla spesa totale di un paziente, che diventa obsoleto nel giro di un trimestre, senza alcun contesto relativo al programma. Il proprietario non è comunque in grado di rispondere alla domanda "chi si trova a due settimane dalla fine di un programma?".

Come funziona il monitoraggio automatico dei rinnovi

Quando CRMConnect collega Cliniko ad ActiveCampaign, ogni fattura di Cliniko viene trasferita e contribuisce a creare un resoconto completo della spesa totale per ciascun paziente. Vengono inoltre trasferiti i programmi attivi, le tappe fondamentali e il numero di sessioni, consentendo l'invio di messaggi di rinnovo solo in presenza di un segnale reale, ovvero quando il paziente è effettivamente prossimo alla conclusione di un programma, e non in base a una stima approssimativa. Cliniko rimane la fonte di riferimento per i dati effettivamente fatturati. ActiveCampaign diventa il motore che elabora queste informazioni in modo efficace.

Ecco cosa puoi mettere in atto:

Il valore per il paziente in sintesi. Ogni cartella clinica del paziente contiene il totale della spesa sostenuta nel corso della sua vita, la fattura più recente e il numero di volte in cui è stato fatturato, il tutto aggiornato automaticamente. Niente più esportazioni e calcoli manuali.

Segmenti di valore del paziente. Suddividi i pazienti in tre categorie: la prima, la seconda e i clienti che hanno effettuato un singolo acquisto. A ciascun segmento verrà assegnato un ritmo e un tono di comunicazione differenti.

Promemoria per il rinnovo del programma. Quando un paziente si trova a circa 14 giorni dalla fine di un programma attivo e non ha prenotato nulla per il periodo successivo, riceve automaticamente un'offerta di rinnovo dal suo medico curante, e a quest'ultimo viene assegnato il compito di contattare il paziente entro pochi giorni se non ci sono prenotazioni successive. La conversazione avviene prima che il paziente abbandoni il programma, non dopo.

Vendita incrociata intelligente. Quando un programma viene contrassegnato come completato, il paziente viene automaticamente indirizzato verso la fase successiva. Un programma di riequilibrio metabolico completato suggerisce un piano di mantenimento. Un programma intestinale completato suggerisce test di controllo e un programma di mantenimento periodico.

Riconquista la fedeltà dei tuoi migliori pazienti. Quando un paziente di alto livello non si presenta in ospedale per 90 giorni, viene avviato un attento percorso di riattivazione. Si tratta del gruppo di pazienti più costoso da perdere, pertanto riceve la massima attenzione.

Cosa ottieni da questo

Una clinica di naturopatia con un profilo simile a quello di Greenleaf, in genere, aumenta il tasso di rinnovo dei programmi da una base passiva del 20-30% al 45-55% entro due trimestri, semplicemente avviando la conversazione per il rinnovo 14 giorni prima della scadenza del programma, invece di aspettare che il paziente si accorga dell'interruzione delle chiamate. Il valore a vita del segmento di pazienti più importanti cresce del 25-40% perché la vendita incrociata presenta l'offerta giusta al paziente giusto al momento giusto del suo percorso. E il titolare può finalmente rispondere, in tempo reale, alla domanda "quali 20 pazienti dovrei chiamare personalmente questa settimana?".

Mantenere i numeri onesti

Cliniko rimane la fonte di riferimento per gli importi effettivamente fatturati. Gli importi visualizzati in ActiveCampaign sono copie delle fatture di Cliniko e non devono essere modificati. Qualsiasi rimborso o rettifica viene elaborata in Cliniko e riportata automaticamente. La modifica manuale di un importo in ActiveCampaign interrompe silenziosamente la reportistica, pertanto è consigliabile limitare chi può modificare tali importi.

Perché questo è importante per il tuo studio

In uno studio medico che si basa su pacchetti di trattamenti, il momento più importante è quello che precede la fine di un programma, ed è proprio questo il momento che la maggior parte delle cliniche si lascia sfuggire. Quando i dati di fatturazione e di programma di Cliniko alimentano automaticamente ActiveCampaign, questo momento non viene mai perso. Puoi vedere chi sta per interrompere il trattamento, contattarlo tempestivamente con l'offerta giusta e fidelizzare i tuoi migliori pazienti, invece di perderli silenziosamente alla fine di ogni programma.

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