Cliniko e ActiveCampaign: reportistica in tempo reale per una clinica di salute femminile.

Arriva un punto, nella crescita di una clinica, in cui la redazione manuale del report mensile per ogni singolo professionista smette di essere fattibile. I dati risultano obsoleti quando il report arriva nella casella di posta elettronica del team dirigenziale. Analizzarli per specializzazione richiede un intero pomeriggio. E non si ha una visione chiara di quali pazienti stiano tornando a farsi curare a lungo termine e quali si stiano allontanando silenziosamente.

Facciamo un esempio illustrativo. Aurora Women’s Health Collective è un ipotetico studio medico con 3 sedi e 11 professionisti, tra cui fisioterapisti specializzati in salute pelvica, medici di base specializzati in salute femminile e consulenti per l'allattamento. Attualmente, la direzione redige un rapporto mensile sulle prestazioni dei professionisti, incollando i dati esportati da Cliniko in un foglio di calcolo. I numeri si riferiscono al mese precedente. La suddivisione per specializzazione è un filtro manuale. Inoltre, non esiste un quadro continuo di quali pazienti di ciascun professionista continuino a tornare dopo sei mesi.

Perché il foglio di calcolo smette di ridimensionarsi

Con 11 professionisti dislocati in tre sedi e appartenenti a diverse discipline, il foglio di calcolo mensile deve rispondere alle seguenti domande:

• Appuntamenti ricevuti, suddivisi per professionista, luogo e servizio.
• Valore medio della fattura per professionista.
• Tasso di visite ripetute: quanti pazienti tornano entro un determinato periodo di tempo.
• Coinvolgimento a lungo termine: quanti pazienti visitati sei mesi fa sono ancora attivi.
• Partecipazione alle sessioni di gruppo dei corsi prenatali e postnatali.

Ognuna di queste rappresenta una suddivisione diversa. La redazione del report richiede mezza giornata e, quando la dirigenza lo esamina, i dati risalgono a due settimane prima e il momento opportuno per agire è già trascorso.

Come funziona una volta che Cliniko invia i tuoi report

L'integrazione di CRMConnect Cliniko con ActiveCampaign mantiene automaticamente sincronizzate le attività dei pazienti con il tuo strumento di marketing e reporting. Ogni contatto conserva la cronologia completa degli appuntamenti: la sede visitata, la data dell'ultimo appuntamento, il numero totale di appuntamenti e il numero di appuntamenti recenti. Al termine di ogni appuntamento, ogni contatto viene automaticamente etichettato con il professionista, la sede e la tipologia di appuntamento. Anche la fatturazione rimane sincronizzata.

Questo significa che sia i report all'interno del tuo strumento di marketing, sia le campagne di marketing stesse, utilizzano gli stessi dati, costantemente aggiornati. Il rituale mensile del foglio di calcolo scompare.

Ecco cosa potrete vedere in diretta:

• Il punto di vista del professionista: appuntamenti ricevuti al mese, prime visite rispetto alle visite successive e valore medio della fattura.
• Una panoramica della posizione: appuntamenti arrivati, acquisizione di nuovi pazienti e suddivisione tra pazienti nuovi e pazienti di ritorno.
• Una visione a lungo termine del coinvolgimento: dei pazienti che hanno avuto il loro primo appuntamento sei mesi fa, di chi è ancora attivo e di chi ha interrotto le cure. Questa è la visione di cui il team marketing ha più bisogno e che attualmente non ha modo di visualizzare.

I corsi di gruppo pre e post-parto sono tenuti separati dagli appuntamenti individuali, in modo che la partecipazione ai gruppi non influisca in alcun modo sul numero di pazienti di ciascun professionista.

Ecco come tendono ad apparire i numeri

Una clinica con caratteristiche simili a quelle di Aurora in genere riscontra tre problemi entro i primi 60 giorni. Queste cifre sono indicative, ma lo schema è costante.

Innanzitutto, scompare la routine mensile dei fogli di calcolo, recuperando circa mezza giornata al mese. In secondo luogo, la dirigenza scopre che uno o due professionisti hanno una fidelizzazione dei pazienti a sei mesi notevolmente superiore rispetto agli altri, il che apre un dialogo clinico e operativo che il vecchio sistema di reporting nascondeva completamente. In terzo luogo, l'acquisizione di nuovi pazienti per sede diventa visibile in tempo reale, consentendo al team di marketing di spostare gli investimenti tra le sedi settimanalmente anziché trimestralmente.

Sessioni di gruppo senza distorcere il rapporto individuale.

I corsi prenatali di gruppo, i gruppi di recupero post-parto e i corsi sulla salute pelvica rappresentano una fonte di reddito fondamentale per una clinica di salute femminile e, pertanto, dovrebbero essere monitorati. Tuttavia, includere la partecipazione ai gruppi nel conteggio delle visite individuali di un singolo professionista distorce entrambi i dati. L'integrazione, invece, mantiene i due dati separati: una sessione di gruppo viene registrata come partecipazione di gruppo, non come appuntamento individuale per ogni partecipante, in modo che il conteggio delle visite individuali di un singolo professionista rimanga preciso, mentre la partecipazione ai gruppi viene contabilizzata separatamente.

Una cosa da tenere a mente

Una volta che le etichette vengono generate automaticamente, è facile essere tentati di usarle come una seconda cartella clinica del paziente. Resisti a questa tentazione. Queste etichette servono solo per la reportistica e il marketing, niente di più. La cartella clinica del paziente risiede in Cliniko. Se ti ritrovi a creare etichette come "la paziente è attualmente incinta" o "la paziente è in fase di recupero post-parto", smetti. La prima non dovrebbe assolutamente essere utilizzata in uno strumento di marketing, in quanto si tratta di un contesto clinico con implicazioni relative al consenso. La seconda, se deve avere una funzione specifica, dovrebbe provenire da Cliniko e non essere gestita manualmente.

Perché questo è importante per il tuo studio

Le etichette relative al professionista e alla sede, applicate automaticamente al termine degli appuntamenti, sono il punto di partenza. È fondamentale far sì che queste informazioni vengano elaborate automaticamente, per poi costruire i report a partire da queste.

Mantieni i numeri degli appuntamenti individuali e di gruppo in flussi separati, perché mescolarli produce schede di valutazione dei medici fuorvianti. E ricorda che le etichette di marketing non sono una cartella clinica del paziente. Cliniko è la cartella clinica del paziente. L'integrazione mantiene i due sistemi sincronizzati senza mai confonderli.

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