DonorPerfect 데이터를 HubSpot에서 실시간으로 확인할 수 있는 모금 현황판 대시보드

매달 발행되는 모금 보고서는 소규모 비영리 단체가 정기적으로 작성하는 문서 중 가장 비용이 많이 드는 문서입니다. 금액적인 측면에서가 아니라 시간적인 측면에서 그렇습니다. 모금 담당자는 매달 3일씩 데이터를 추출하고, 피벗 테이블을 만들고, 기부를 중단한 기부자 목록을 색깔별로 구분하고, 그 결과를 슬라이드로 짜맞추는 데 시간을 허비합니다. 하지만 이 보고서가 이사회에 제출될 때쯤이면 데이터는 이미 2주나 지난 것이고, 모금 담당자는 다시는 되찾을 수 없는 반나절의 업무 시간을 허비하게 됩니다.

이러한 패턴은 전국의 모든 학교 재단, 동창회 기금, 지역 사회 재단에서 반복됩니다. 이사회는 추세선, 부문별 삭감, 목표 대비 진행 상황을 원합니다. 데이터는 DonorPerfect에 있지만, 보고 체계가 없기 때문에 보고는 결국 사람이 되어야 합니다.

왜 뻔한 해결책이 소규모 상점에 적합하지 않은가?

본능적으로는 비즈니스 인텔리전스 도구를 구매하려는 경향이 있지만, 대부분은 비영리 단체의 제약 조건에 제대로 대응하지 못합니다.

고성능 BI 도구를 사용하려면 데이터베이스에 직접 연결하거나 예약된 내보내기 파이프라인을 구축해야 하며, 해당 도구의 수식 언어에 능숙한 사람이 필요합니다. 하지만 4인 개발팀에는 그런 사람이 없는 경우가 대부분입니다.

DonorPerfect의 기본 대시보드는 개선되었지만, 기부 내역을 DonorPerfect가 원하는 방식으로만 분류할 뿐, 이사회에서 원하는 방식으로는 보여주지 않습니다. 기부 내역을 동문 참여도나 행사 참석률과 결합하려면 DonorPerfect 외부의 데이터가 필요합니다.

수작업으로 만든 스프레드시트는 열을 추가하거나 행을 이동하거나 새 코드를 입력하는 순간 오류가 발생합니다. 무엇을 만들든 결국에는 망가지게 되고, 매달 가장 경력이 많은 모금 담당자가 그 부담을 떠안게 됩니다.

이미 비용을 지불하고 있을 수도 있는 보고 기능

대부분의 재단에서 이미 보유하고 있는 가장 저렴한 대시보드 플랫폼은 HubSpot입니다. HubSpot은 무료 보고서, 유료 대시보드, 그리고 이사회 구성원이 접근 권한이 없는 정보는 볼 수 없도록 대시보드를 관리하는 권한 모델을 제공합니다.

DonorPerfect와 HubSpot을 위한 CRMConnect는 평생 기부액, 평균 기부액, 최대 기부액, 첫 기부 및 마지막 기부 날짜, 기부자 유형, 그리고 각 기부 내역의 전체 기록 등 재정 현황을 최신 상태로 유지합니다. 대시보드는 지난주 데이터가 아닌 오늘 기부 내역을 반영합니다. DonorPerfect에 새로운 캠페인이나 모금 활동을 추가하면 HubSpot 대시보드는 추가 입력 없이 자동으로 업데이트됩니다. 졸업생 연도, 재학생 학부모, 이사회 소속 등 DonorPerfect의 모든 세부 정보는 HubSpot으로 전송되어 세분화 분석에 활용할 수 있습니다.

이사회 의장이 실제로 읽는 6가지 대시보드

다음은 이해를 돕기 위한 시나리오입니다. 노스브룩 학군 재단은 6,500명의 동문 및 가족 기부자를 보유한 가상의 학군 재단이며, 실존하는 단체가 아닙니다.

연간 누적 매출 대비 목표치. 이 차트 하나로 이번 회계연도 누적 매출을 전년 동기 대비, 그리고 이사회에서 승인한 목표치와 비교한 결과를 볼 수 있습니다. 대부분의 이사회 의장이 가장 먼저 살펴보는 자료입니다.

캠페인별 수익 현황. 올해 진행된 모든 캠페인의 모금액, 목표액, 실제 기부액, 평균 기부액, 목표액 대비 비율을 보여주는 정렬 가능한 표입니다. 이 표는 개발 담당자가 매주 월요일에 사용하는 자료입니다.

기부자 분류. 기부자 수를 표로 정리합니다. 올해 신규 기부자, 작년 유지 기부자, 회복 기부자, 기부 중단 기부자, 정기 후원 등급 상향 조정 기부자, 정기 후원 등급 하향 조정 기부자. 이사회는 계산이 필요 없습니다. 올해 신규 기부자 수가 기부 중단 기부자 수보다 많은지만 확인하면 됩니다.

고액 기부자 관찰 목록. 평생 기부액이 고액 기부 기준액을 초과하지만 마지막 기부가 1년 이상 지난 기부자 목록입니다. 이러한 기부자들에게는 이메일보다는 직접적인 접촉이 필요합니다. 각 목록에는 담당 개발 담당자가 배정되어 후속 조치가 이루어집니다.

정기 기부 현황. 활성 정기 기부자, 월평균 기부액, 이번 달 신규 정기 기부자, 이번 달 탈퇴 정기 기부자, 회복률 등을 파악해야 합니다. 정기 기부 기반은 일반적으로 가장 예측 가능한 수익원이므로 이사회는 매달 이를 확인해야 합니다.

기부 약정 및 제안 현황. 단계별 주요 기부 기회 및 향후 2분기 전망.

이 정보를 이사회와 공유한다는 것이 모든 구성원에게 권한을 부여하는 것을 의미하는 것은 아닙니다. 대시보드는 예약된 PDF 이메일로 발송하거나, 이사회 구성원 전체가 보기 전용 계정 하나로 공유할 수도 있습니다.

저녁 시간을 되찾으세요

매달 5일은 더 이상 비상사태처럼 느껴져서는 안 됩니다. 대시보드가 구축되어 있다면, 이사회 자료는 기존 화면의 스크린샷과 개발 담당 이사가 90분 만에 작성하는 한 페이지 분량의 설명만으로 충분하며, 예전에는 3일씩 걸리던 작업이 이제는 훨씬 수월해집니다. "작년에 500달러에서 2,500달러 사이를 기부한 기부자들을 찾을 수 있을까요?"와 같은 월 중순의 질문도 반나절 동안 피벗 테이블을 만들 필요 없이 5분 만에 필터를 적용하면 됩니다. 연례 보고서와 감사를 위해 기부 총액과 기부자 분류 정보가 DonorPerfect에 자동으로 입력되므로 재무 담당자와 프로그램 담당자 모두 동일한 수치를 확인할 수 있습니다.

대시보드에 올려놓으면 안 되는 것들

이사회는 이메일 열람률, 소셜 미디어 팔로워 수, 웹사이트 방문 횟수와 같은 허황된 지표에 현혹되는 경향이 있습니다. 이러한 경향에 저항해야 합니다. 이사회의 역할은 재정 관리 감독이지 마케팅 전략이 아닙니다. 대시보드는 현금 흐름과 기부자 현황에 집중해야 합니다. 마케팅 위원회가 참여도 데이터를 원한다면 별도의 대시보드를 제공하십시오. 그리고 불필요한 예산 삭감은 지양해야 합니다. 분기별 이사회 회의에는 6개의 대시보드가 적절합니다. 7번째, 8번째 대시보드까지 추가하면 회의가 전략 검토가 아닌 데이터 검토로 변질될 수 있습니다.

이것이 여러분의 모금 활동에 미치는 영향은 무엇일까요?

노스브룩 재단(기부자 6,500명, 연간 기부금 240만 달러)과 같은 규모의 재단을 예로 들면, 수동 이사회 보고에서 HubSpot 대시보드를 실시간으로 사용하는 방식으로 전환하면 일반적으로 매달 15~20시간의 직원 시간을 절약할 수 있습니다. 3~5명으로 구성된 개발팀을 기준으로 하면, 이는 연간 약 2만 5천 달러에서 4만 달러에 달하는 모금 활동 역량을 되돌려주는 효과를 가져옵니다. 더 큰 변화는 회의 자체에 있습니다. "이 수치들을 설명해 드리겠습니다"라는 식의 회의에서 "현재 추세는 이렇고, 이에 대해 우리가 무엇을 하고 있는지 보여드리겠습니다"라는 식의 회의로 바뀌는 것입니다.

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