클리니코와 세일즈포스: 보건의료 클리닉의 90일 매출 예측

재무 관리자가 매주 월요일마다 스프레드시트로 예측치를 다시 작성한다는 것은 기업이 기존 예측 도구의 한계를 넘어섰다는 명백한 신호입니다. 기업 규모가 일정 수준을 넘어서면 스프레드시트는 더 이상 도구가 아니라 병목 현상이 됩니다.

예를 들어 설명하자면, 가상의 대형 클리닉인 사우스뱅크 통합 헬스(Southbank Integrated Health)를 생각해 보겠습니다. 이 클리닉에는 물리치료, 영양, 심리치료, 운동생리학 분야의 전문가 19명이 근무하고 있으며 연간 매출은 약 310만 달러입니다. 재무 관리자는 매주 월요일마다 90일 매출 예측치를 수작업으로 작성합니다. 클리니코(Cliniko) 시스템에는 청구서가 저장되어 있고, 세일즈포스(Salesforce)에는 파이프라인 정보가 관리됩니다. 하지만 누구도 이 예측치를 완전히 신뢰하지 않습니다. 정부 지원 의료 보험 플랜으로 인해 반복적으로 청구되는 활동이 추가되는데, 스프레드시트는 이를 일관성 없이 처리합니다. 경영진 회의에서는 매주 화요일 상당 시간을 정확한 수치를 바탕으로 행동하기보다는 어떤 수치가 맞는지에 대해 논쟁하는 데 허비합니다.

월요일 스프레드시트가 당신의 발목을 잡는 이유는 무엇일까요?

이 규모의 스프레드시트 예측은 세 가지 측면에서 실패합니다.

• 금방 상해요. 만들어지는 순간에는 정확하지만 하루 만에 구식이 됩니다.
• 썰기가 느리다. 담당자 또는 서비스 라인별로 방향을 바꾸는 데는 몇 시간이 걸리고, 각 항목의 명칭이 일치하지 않는 경우가 많습니다.
• 이는 적립식 플랜의 한도를 충족하지 못합니다. 정부 지원 의료 보험 플랜은 청구 금액에 상한선이 있습니다. 스프레드시트는 이러한 상한선을 정확하게 모델링하는 경우가 드물기 때문에, 이미 상한선이 설정된 지원 수익을 과대 예측하거나, 갱신 예정인 플랜의 수익을 과소 예측하는 문제가 발생합니다.

그 결과, 경영진은 실행에 옮기기보다는 예측에 대한 논의만 하게 됩니다. 진정한 비용은 재무 관리자의 시간 낭비가 아닙니다. (물론 그 시간도 중요하지만요.) 진정한 비용은 의사 결정이 느리게 이루어진다는 데 있습니다.

다른 접근 방식이 부족한 이유는 무엇일까요?

클리니코와 세일즈포스 사이에 회계 소프트웨어를 넣으면 세무 기준에 맞는 매출액은 얻을 수 있지만, 이미 발행된 송장을 기반으로 하기 때문에 실제 운영 예측은 불가능합니다. 클리니코에서 내보낸 데이터를 기반으로 하는 독립형 보고 대시보드는 경영진에게 차트를 제공할 뿐, 영업 파이프라인과 프로그램 활동이 이미 존재하는 세일즈포스 내에서 실제로 작업할 수 있는 공간을 제공하지 않습니다. 또한 예측 기능을 별도의 도구로 분리하면 서로 상충되는 두 시스템이 생겨날 뿐입니다.

자동 업데이트 예측은 어떻게 작동할까요?

CRMConnect를 통해 Cliniko를 Salesforce에 연결하면 Cliniko의 청구서와 예약 정보가 세션 제한 및 청구 한도와 같은 진료 계획 정보와 함께 Salesforce로 자동으로 전송됩니다. 예측 정보는 3단계 구조로 구성된 Salesforce 보고서로 생성되며 자동으로 업데이트됩니다. 월요일에 보고서를 다시 생성해야 하는 번거로움도 사라집니다.

세 가지 층:

확정된 수익. 해당 기간에 발행된 지불 완료된 송장입니다. 이는 이미 인식된 금액입니다.

수익이 발생할 가능성이 매우 높습니다. 해당 기간 동안 예약 및 실제 방문된 약속 건수에 과거 실제 방문된 약속을 결제로 전환한 비율을 곱하고, 미결제 청구서에 대해 결제 신뢰도를 가중치로 적용하여 계산합니다.

재생 가능하지만 용량이 제한된 수익. 활성 기금 지원 의료 플랜의 예상 수익은 플랜에서 청구 가능한 금액으로 제한됩니다. 가장 중요한 부분은 바로 이것입니다. 기금 지원 플랜에는 상한선이 있으며, 예측은 절대로 그 상한선을 넘어서서는 안 됩니다.

이 세 가지 계층이 마련되면 담당자별, 서비스 라인별(초기 평가, 후속 조치, 그룹 프로그램, 패키지)로 예측을 세분화할 수 있습니다. 이를 통해 경영진은 예측이 집중된 부분과 활용되지 않고 있는 역량을 파악할 수 있습니다.

보고 주기

경영진에게 수동으로 다시 작성할 필요 없이 자동으로 업데이트되는 주간 예측 자료를 제공합니다. 재무팀과 함께 매달 차이 분석 회의를 열어 몇 주 전의 예측치와 실제 발생 상황을 비교합니다. 이러한 비교를 통해 예측치의 정확도가 지속적으로 향상됩니다.

이것을 통해 얻을 수 있는 것

사우스뱅크와 같은 유형의 클리닉은 일반적으로 Salesforce의 3단계 예측 시스템을 도입하면 스프레드시트를 사용했을 때의 75~82% 수준이었던 예측 정확도가 90% 초반대로 향상됩니다. 재무 관리자는 주당 4~6시간을 절약할 수 있고, 경영진은 예측에 대한 논쟁을 멈추고 실행에 옮기기 시작합니다. 또한, 많은 의료 관련 기관에서 예측 오류의 가장 큰 원인인 과대 또는 과소 예측 대신, 지원 수익을 정확하게 예측할 수 있게 됩니다.

자금 지원 계획을 책임감 있게 관리하기

의료비 지원 계획 추적은 이 예측의 정확도를 높이는 핵심 요소이지만, 그에 따른 책임도 따릅니다. 계획, 자금 출처, 환자의 자격 상태는 마케팅 데이터가 아닌 민감한 운영 정보입니다. 이러한 정보는 재무 및 운영 보고서에만 포함하고 마케팅 보고서에서는 제외해야 합니다. 각 항목별로 공유할 정보를 직접 선택할 수 있으므로, 정보 공개 범위를 명확하게 설정할 수 있습니다.

이것이 귀하의 병원에 중요한 이유

수동으로 예측치를 다시 작성하면 화요일이면 틀리고 수요일이면 논쟁거리가 되는 일시적인 데이터에 불과합니다. 하지만 Salesforce 내의 Cliniko 실시간 청구서, 예약, 그리고 지원 플랜 한도를 기반으로 예측치를 구축하면 경영진이 인력 배치, 역량 강화, 그리고 성장을 계획하는 데 활용할 수 있는 최신의 신뢰할 수 있는 수치가 됩니다. 재무 관리자는 더 이상 단순히 스프레드시트를 다루는 사람이 아니라 진정한 분석가로 거듭나게 됩니다.

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