클리니코와 세일즈포스: 다수의 스포츠 의학 클리닉으로 구성된 그룹을 위한 네트워크 보고

다수의 클리닉으로 구성된 스포츠 의학 네트워크에서 가장 어려운 보고서는 경영진이 가장 원하는 보고서이면서도, 도무지 완성되지 못하는 보고서입니다. 각 클리닉은 자체적인 클리니코(Cliniko) 스케줄을 운영하고, 각 계약팀은 각자의 보고서를 원합니다. 경영진은 네트워크 전체를 조망할 수 있는 보고서를 필요로 합니다. 이 모든 데이터를 다섯 개의 개별 보고서에서 취합하는 작업은 매 분기마다 미뤄지는데, 매번 너무 많은 수작업이 필요하기 때문에 그 타당성을 입증하기 어렵기 때문입니다.

예를 들어 설명해 보겠습니다. Apex Sports Medicine Network는 가상의 그룹으로, 2개 주에 걸쳐 5개의 클리닉과 24명의 의료진을 보유하고 있으며, 두 개의 프로 스포츠팀과 계약을 맺고 있습니다. 각 클리닉, 계약된 팀, 그리고 네트워크 경영진은 모두 동일한 기본 데이터에 대해 서로 다른 관점을 원합니다. 5개의 서로 다른 Cliniko 내보내기 파일에서 보고서를 추출하고 수동으로 대조하는 것은 시간이 오래 걸리고 오류 발생 가능성이 높습니다. 또한, 경영진은 이 보고서를 바탕으로 팀 계약을 체결하고 클리닉 투자 방향을 결정합니다.

서로 다른 일정으로 5개의 진료소를 운영할 때 발생하는 숨겨진 비용

5개 클리닉과 24명의 의료진으로 구성된 네트워크에서 한 달에 일반적으로 약 2,800~3,500건의 진료 예약, 1,200~1,500건의 청구서 발행, 그리고 계약팀 및 개인 의뢰를 포함하여 30~50건의 지원금 지급 사례가 발생합니다. 각 클리닉은 자체 데이터를 내보냅니다. 각 계약팀 보고서를 분석하려면 해당 팀 소속 선수 정보만 필터링해야 합니다. 네트워크 전체 데이터를 분석하려면 동일한 의료진이 두 개 이상의 클리닉에서 근무하거나, 동일한 클리닉이 여러 팀을 담당할 수 있으므로, 5개 클리닉에서 내보낸 모든 데이터의 의료진과 클리닉 정보를 일치시켜야 합니다.

이 모든 작업을 수작업으로 진행하려면 매달 하루 반에서 이틀 반 정도가 소요됩니다. 오류가 누적되어 보고서가 완성되는 순간 이미 시대에 뒤떨어지게 됩니다.

클리니코와 세일즈포스가 협력 관계를 유지하면 어떻게 작동할까요?

CRMConnect Cliniko to Salesforce는 의료진, 진료소 위치, 예약 및 청구서를 단일 Salesforce 환경으로 통합하고 자동으로 최신 상태로 유지합니다. 모든 의료진과 모든 진료소는 Cliniko에서 입력되는 일정과 관계없이 하나의 안정적인 ID로 관리됩니다. 예약과 청구서는 올바른 의료진과 진료소에 연결되어 관리됩니다. 네트워크 전체, 진료소별 및 계약 팀별 보고서는 모두 동일한 데이터 세트를 기반으로 구축된 대시보드를 통해 제공됩니다.

한 번만 설정하면 되는 이 과정이 중요합니다. 통합 기능을 활성화하면 의료진과 병원 정보가 한 번만 확인되므로, 두 병원에서 근무하는 의료진은 하나의 기록으로만 표시되고, 병원 이름도 표준화되어 네트워크 보기에서 그룹화가 정확하게 이루어집니다. 이는 한 번만 설정하면 되는 간단한 구성 작업이지만, 이후 모든 보고 주기에서 그 효과를 볼 수 있습니다.

일단 그 시스템이 구축되면 보고서는 자동으로 생성됩니다.

• 의료진 관점: 예약 참석률, 예약 불참률, 회당 평균 청구액, 재예약률, 그리고 각 의료진의 근무 시간 활용률.
• 병원 관점: 이용률, 신규 환자 유치, 평균 진료 시간, 의료진 1인당 수익, 계약팀 활동 점유율.
• 계약팀 관점에서 본 정보: 진료받은 선수, 제공된 세션, 사례별 주요 진행 상황, 평균 복귀 시간 등이 팀별로 하나의 보고서로 제공되며, 이 보고서는 자동으로 갱신됩니다.
• 리더십 대시보드: 예약 도착 건수, 청구 수익, 노쇼율, 이용률 등을 각 진료소별로 네트워크 전체 현황과 함께 90초 안에 확인할 수 있습니다.

숫자들이 일반적으로 어떤 모습을 보이는지

Apex의 프로필과 일치하는 네트워크는 일반적으로 매월 수동 보고 주기를 완전히 없애 매달 하루 반에서 이틀 반 정도의 시간을 절약해 줍니다. 이 수치는 예시일 뿐이며, 절약 효과는 실제로 존재합니다.

계약팀 보고서가 수동 작성 방식에서 자동화 방식으로 전환되면서, 팀 파트너들이 지연된 보고서 대신 정확하고 시기적절한 보고서를 받게 되어 계약 유지율이 향상되는 경향이 있습니다. 경영진 대시보드는 관리팀의 단일 정보 소스가 되어, 클리닉 투자, 채용, 계약 가격 책정 등에 대한 결정이 추측이 아닌 실제 데이터에 기반하여 이루어지게 됩니다.

이것이 여러분의 업무에 중요한 이유

의료진과 진료소 위치 정보를 하나의 공유 시스템에서 정확하고 안정적인 기록으로 관리하는 것이 기본입니다. 그렇지 않으면 모든 진료소 간 보고서가 누군가에게는 부담스러운 수동 대조 작업이 되어버립니다.

리더십 대시보드는 마지막에 구축하되, 설계는 먼저 해야 합니다. 그래야 의료진, 병원, 계약팀 보고서가 모두 경영진 화면에 깔끔하게 통합됩니다. 특히 계약팀 보고서에 신경을 쓰세요. 파트너들은 월간 보고서가 오류 없이 안정적으로 도착하는 것을 알아차리기 때문에, 이러한 보고서의 개선 사항이 가장 눈에 띄게 나타납니다. 그리고 이러한 안정성은 계약 갱신에 있어 중요한 요소가 될 수 있습니다.

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