클리니코와 액티브캠페인: 여성 건강 클리닉을 위한 실시간 의료진 보고 시스템

병원 규모가 커지면서 매달 수기로 진료진 보고서를 작성하는 것은 더 이상 효율적이지 못한 시점이 옵니다. 보고서가 경영진에게 전달될 때쯤이면 데이터는 이미 시대에 뒤떨어져 있고, 진료 분야별로 분석하는 데만도 오후 시간이 걸립니다. 게다가 어떤 환자가 장기적으로 다시 찾아오는지, 어떤 환자가 조용히 떠나가는지 명확하게 파악하기도 어렵습니다.

예를 들어 설명해 보겠습니다. 오로라 여성 건강 협회(Aurora Women’s Health Collective)는 골반 물리치료사, 여성 건강 전문의, 수유 상담사 등 11명의 의료진이 근무하는 가상의 3개 지점을 운영하는 의료기관입니다. 현재 경영진은 매달 한 번씩 클리니코(Cliniko)에서 내보낸 데이터를 스프레드시트에 붙여넣어 의료진의 성과를 보고합니다. 이 수치는 지난달 실적만을 보여주며, 전문 분야별로 분류하는 작업은 수동으로 해야 합니다. 또한, 6개월 후에도 어떤 의료진의 환자들이 계속해서 찾아오는지에 대한 지속적인 정보를 얻을 수 없습니다.

스프레드시트가 확대/축소 기능을 멈춘 이유는 무엇일까요?

세 곳의 지점과 여러 분야에 걸쳐 11명의 전문가가 근무하는 상황에서, 매달 작성하는 스프레드시트는 다음과 같은 질문에 답해야 합니다.

• 진료 예약 현황은 담당 의사, 진료 장소 및 진료과목별로 정리되어 있습니다.
• 의료진 1인당 평균 청구 금액.
• 재방문율은 정해진 기간 내에 다시 방문하는 환자의 수를 나타냅니다.
• 장기 참여도, 즉 6개월 전에 진료받은 환자 중 여전히 치료를 받고 있는 환자의 수를 나타냅니다.
• 산전 및 산후 수업의 그룹 수업 참석.

각각 분석 방법이 다릅니다. 보고서를 작성하는 데 반나절이 걸리고, 경영진이 검토할 때쯤이면 데이터는 이미 2주가 지나가 버려 조치를 취할 시기를 놓쳐버립니다.

클리니코가 보고서를 제공하면 어떻게 작동할까요?

CRMConnect Cliniko와 ActiveCampaign을 연동하면 환자 활동 데이터가 마케팅 및 보고 도구와 자동으로 동기화됩니다. 모든 연락처에는 실제 진료 기록이 저장됩니다. 방문한 진료 장소, 마지막 진료 날짜, 총 진료 횟수, 최근 진료 횟수 등이 포함됩니다. 진료가 완료되면 각 연락처에는 담당 의료진, 진료 장소, 진료 유형이 자동으로 표시됩니다. 청구 내역 또한 동기화됩니다.

즉, 마케팅 도구 내 보고서와 마케팅 캠페인 모두 지속적으로 업데이트되는 동일한 데이터를 기반으로 한다는 의미입니다. 매달 스프레드시트를 확인하는 번거로운 작업이 사라집니다.

여기서 여러분은 실시간으로 그 모습을 볼 수 있습니다.

• 의료진 관점: 월별 예약 건수, 첫 방문 환자 수와 재방문 환자 수, 평균 진료비.
• 위치별 현황: 예약 도착 환자 수, 신규 환자 확보 현황, 신규 환자와 재진 환자 비율.
• 장기적인 환자 참여 현황: 6개월 전에 첫 진료를 받은 환자 중 누가 여전히 진료를 받고 있고 누가 진료를 중단했는지 파악하는 것입니다. 마케팅 팀이 가장 필요로 하지만 현재로서는 확인할 방법이 없는 정보입니다.

그룹 산전 및 산후 수업은 일대일 상담과 분리되어 진행되므로 그룹 참석이 담당 의료진의 개인 실적에 영향을 미치지 않습니다.

숫자들이 일반적으로 어떤 모습을 보이는지

오로라의 프로필과 일치하는 클리닉은 일반적으로 첫 60일 이내에 세 가지 사항을 발견합니다. 이 수치는 예시일 뿐이며, 이러한 패턴은 일관적입니다.

첫째, 매달 하던 스프레드시트 작업이 사라져 매달 반나절 정도를 절약할 수 있습니다. 둘째, 경영진은 한두 명의 의료진이 다른 의료진보다 6개월 환자 유지율이 현저히 높다는 사실을 발견하게 되는데, 이는 기존 보고 체계에서는 전혀 드러나지 않았던 임상 및 운영 관련 논의를 촉발합니다. 셋째, 지점별 신규 환자 확보 현황을 실시간으로 확인할 수 있으므로 마케팅팀은 분기별이 아닌 매주 지점 간 예산을 조정할 수 있습니다.

일대일 비율을 왜곡하지 않는 그룹 세션

산전 그룹 수업, 산후 회복 그룹, 골반 건강 수업은 여성 건강 클리닉의 핵심 수익원이며, 이러한 수업들의 참여율은 측정되어야 합니다. 그러나 그룹 수업 참석률을 개별 진료 참석률에 포함시키면 두 가지 모두 왜곡됩니다. 올바른 통합 방식은 두 가지를 분리하는 것입니다. 즉, 그룹 수업은 참석자 개개인의 예약이 아닌 그룹 수업 참석으로 기록하여, 개별 진료 참석 건수는 정확하게 집계하면서 그룹 수업 참석률은 별도의 보고 항목으로 관리하는 것입니다.

한 가지 명심해야 할 점

라벨이 자동으로 생성되기 시작하면 이를 두 번째 환자 기록처럼 사용하고 싶은 유혹에 빠지기 쉽습니다. 하지만 그러지 마세요. 이러한 라벨은 보고 및 마케팅을 위한 신호일 뿐입니다. 환자 기록은 Cliniko에 저장됩니다. "환자가 현재 임신 중입니다" 또는 "환자가 산후 회복 중입니다"와 같은 라벨을 생성하고 있다면 즉시 중단하세요. 첫 번째 라벨은 임상적 맥락과 동의를 요하는 내용이므로 마케팅 도구에 절대 사용해서는 안 됩니다. 두 번째 라벨은 어떤 용도로든 활용해야 한다면 Cliniko에서 제공해야 하며, 수동으로 관리해서는 안 됩니다.

이것이 여러분의 업무에 중요한 이유

진료가 완료되면 의료진과 진료 장소 정보가 자동으로 표시되는 것이 핵심입니다. 먼저 이 기능을 활성화한 다음, 그 위에 보고서를 구축하세요.

개별 예약과 그룹 예약 건수는 서로 다른 스트림으로 관리하세요. 이들을 혼합하면 의료진 성과표가 잘못 작성될 수 있습니다. 또한 마케팅 라벨은 환자 기록이 아니라는 점을 명심하십시오. 클리니코(Cliniko)가 바로 환자 기록입니다. 통합을 통해 두 가지를 연동하여 혼동을 방지할 수 있습니다.

CRMConnect Cliniko와 ActiveCampaign의 연동 기능을 직접 확인하고 싶으신가요? API 앱 페이지를 보세요.