Zarządzanie danymi z Cliniko do Salesforce: wzorzec na poziomie pola dla grup chiropraktycznych

Jednorazowy eksport arkusza kalkulacyjnego z Cliniko do Salesforce to najgorsze z możliwych rozwiązań. Jest on na tyle aktualny, że sprawia wrażenie zintegrowanego. Jest na tyle przestarzały, że jest błędny. Jest na tyle niekompletny, że nikt mu w pełni nie ufa. I nie daje inspektorowi zgodności żadnego punktu odniesienia, gdy musi pokazać, jak przetwarzane są dane pacjentów.

Weźmy przykład: Summit Spine and Joint Chiropractic, hipotetyczna grupa z 3 klinikami, 9 chiropraktykami i około 1,4 miliona dolarów rocznych przychodów. Praktyka sprzedaje plany opieki wielowizytowej. Specjalista ds. zgodności chce ścisłej kontroli nad tym, które dane pacjentów trafiają do Salesforce, kto w dziale sprzedaży i marketingu może je przeglądać, oraz jasnego rejestru tego, co i kiedy zostało przeniesione. Obecna konfiguracja opiera się na okresowym eksporcie danych do arkusza kalkulacyjnego, któremu nikt do końca nie ufa. Zespół marketingowy domaga się danych na żywo. Specjalista ds. zgodności domaga się ładu korporacyjnego. Obaj mają rację.

Dlaczego okresowy eksport arkusza kalkulacyjnego nie działa?

Trzy powody, dla których nie może przetrwać kontroli zgodności:

• Wszystko albo nic. Eksport arkusza kalkulacyjnego zazwyczaj zawiera wszystkie dane pacjenta albo wcale. To jest przeciwieństwo tego, co chcesz osiągnąć – udostępniać tylko to, czego marketing naprawdę potrzebuje.
• Nie pozostawia śladu. Po przesłaniu pliku do Salesforce nie ma żadnych danych o tym, którzy pacjenci zostali zaimportowani, kiedy i przez kogo. Weryfikacja zgodności nie wymaga analizy.
• Jest nieaktualne już w chwili powstania. Miesięczny lub kwartalny eksport oznacza, że Salesforce odzwierciedla przeszłość. Poprawki wprowadzane w Cliniko (wycofanie zgody marketingowej przez pacjenta, scalony duplikat, stały rekord) nigdy nie docierają do Salesforce.

Instynkt inspektora zgodności podpowiada mu, że coś jest nie tak. Prawidłowa konfiguracja pozwala na wybór poszczególnych elementów danych, zapewnia aktualność obu systemów i rejestruje każdą zmianę.

Bezpieczniejszy sposób łączenia Cliniko i Salesforce

CRMConnect Cliniko to Salesforce pozwala Ci decydować, element po elemencie, które dane pacjenta trafią do Salesforce. Nic nie jest udostępniane, chyba że celowo włączysz tę funkcję. Aktualizacje danych pacjentów są aktualne w obu kierunkach, więc jeśli pacjent wycofa zgodę lub poprawisz rekord w Cliniko, Salesforce odzwierciedli to w ciągu kilku minut, a nie w kolejnym kwartale. System zapisuje również zmiany, czego nigdy nie zapewni Ci arkusz kalkulacyjny.

Jak skonfigurować to odpowiedzialnie

Przed włączeniem czegokolwiek zapisz mapę danych. Wypisz wszystkie dane Cliniko, którymi zamierzasz się podzielić z Salesforce. Oznacz je jako bezpieczne dla marketingu, bezpieczne dla operacji lub dostępne tylko dla lekarzy. Dane dostępne tylko dla lekarzy po prostu nigdy nie są udostępniane. Specjalista ds. zgodności podpisuje mapę.

Udostępnij wyłącznie dane kontaktowe, w obu kierunkach. Elementy bezpieczne pod względem marketingowym i operacyjnym, takie jak imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny, preferencje marketingowe czy klinika, do której pacjent uczęszcza, mogą być aktualizowane w obu systemach. Wszelkie dane kliniczne, wszelkie notatki, diagnozy i plany leczenia pozostają niedostępne.

Udostępniaj postępy w realizacji planu opieki, a nie jego treść. Salesforce może zobaczyć strukturalne fakty dotyczące planu opieki: status przypadku, liczbę dozwolonych i wykorzystanych sesji, limity rozliczeniowe, postępy w realizacji kamieni milowych. Nigdy nie widzi opisu klinicznego ani notatek opisujących stan pacjenta.

Dopasuj dostęp Salesforce do mapy danych. Personel kliniczny widzi szczegóły dotyczące bezpieczeństwa operacji. Pracownicy działu rozliczeń widzą dane faktur i płatności. Pracownicy działu marketingu widzą tylko szczegóły dotyczące bezpieczeństwa marketingu. Każdy, kto widzi te granice, jest świadomym wyborem, a nie przypadkowym ustawieniem domyślnym.

Uczynić z Clinico jedyne źródło prawdy w kwestii zgody. Jeśli pacjent wycofa zgodę na marketing w Cliniko, informacja o tym jest natychmiast przesyłana do Salesforce. Zgoda nie jest zmieniana po stronie Salesforce, chyba że istnieje kontrolowany, rejestrowany proces.

Potwierdź, co zostanie nagrane. Sprawdź, czy utworzenie rekordu, jego aktualizacja, zmienione pola i źródło każdej zmiany są rejestrowane, czy okres przechowywania jest zgodny z Twoją postawą wobec przepisów i czy inspektor ds. zgodności wie, jak go sprawdzić.

Zarezerwuj kwartalny przegląd. Dwadzieścia minut kwartalnie z dyrektorem ds. zgodności, właścicielem integracji i dyrektorem klinicznym.

Kwartalny przegląd zarządzania

Zachowaj zwięzłość i spójność harmonogramu:

• Sprawdź, czy mapa danych nie została zmieniona bez zatwierdzenia. Zanotuj wszelkie zmiany.
• Potwierdź zmiany w dostępie do Salesforce od ostatniego kwartału. Zidentyfikuj wszelkie nowe role lub nowe uprawnienia, które dotyczą współdzielonych danych.
• Przejrzyj dziennik zmian za kwartał. Przeprowadź kontrolę wyrywkową na niewielkiej próbce dokumentacji, aby upewnić się, że żadna treść kliniczna nie została przekroczona.
• Porównaj liczbę zgód marketingowych. Potwierdź, że Cliniko i Salesforce wyrażają na to zgodę. Zbadaj wszelkie luki.
• Zwróć uwagę na przegląd w aktach zgodności praktyki.

Dwadzieścia minut na kwartał. Arkusz kalkulacyjny nie daje żadnych minut na przegląd, bo nie ma czego przeglądać. Przegląd jest możliwy dzięki zarejestrowanemu śladowi.

Co to oznacza dla Twojej grupy

Grupa chiropraktyków, która postępuje zgodnie z tym schematem, przechodzi od „dział marketingu i dział zgodności nie zgadzają się co do bezpieczeństwa” do „oba mają pisemną, podpisaną i kwartalnie weryfikowaną umowę”. Zespół marketingowy otrzymuje potrzebne dane na żywo, postępy w realizacji planu opieki, sygnały o pacjentach, którzy odeszli, wartość dla pacjenta, bez ujawniania dokumentacji, która naraziłaby praktykę na ryzyko. Specjalista ds. zgodności otrzymuje potrzebny mu ślad. A dyrektor finansowy przestaje być pytany o wiarygodność raportów.

Chcesz zobaczyć CRMConnect Cliniko z Salesforce w akcji? Wyświetl stronę aplikacji API.