Panele na żywo dotyczące zbiórki funduszy z danych DonorPerfect w HubSpot

Miesięczny raport zarządu ds. pozyskiwania funduszy to najdroższy cykliczny dokument, jaki tworzy mała organizacja non-profit. Nie w dolarach, a w godzinach. Twój dyrektor ds. rozwoju spędza trzy dni w miesiącu na eksportowaniu danych, tworzeniu tabel przestawnych, oznaczaniu kolorami list darczyńców, którzy nie otrzymali wsparcia, i sklejaniu wyników w slajdy. Zanim raport trafi na tablicę, dane będą już dwa tygodnie po premierze, a dyrektor ds. rozwoju straci pół tygodnia pracy, którego już nigdy nie odzyska.

Ten schemat powtarza się w każdej fundacji szkolnej, funduszu absolwentów i fundacji społecznościowej w kraju. Zarząd chce linii trendu, cięć segmentów i postępu w stosunku do celu. Dane są dostępne w DonorPerfect. Warstwa raportowania nie, więc warstwa raportowania staje się osobą.

Dlaczego oczywiste rozwiązania nie sprawdzają się w małym warsztacie

Instynkt podpowiada zakup narzędzia do analizy biznesowej. Większość z nich zawodzi w obliczu ograniczeń organizacji non-profit.

Zaawansowane narzędzia BI wymagają bezpośredniego połączenia z bazą danych lub zaplanowanego procesu eksportu, a także osoby biegle posługującej się językiem formuł. Taka osoba zazwyczaj nie istnieje w czteroosobowym zespole programistów.

Natywne panele DonorPerfect zostały ulepszone, ale dzielą darowizny zgodnie z oczekiwaniami DonorPerfect, a nie zgodnie z wolą zarządu. Połączenie darowizn z zaangażowaniem absolwentów lub obecnością na wydarzeniach wymaga danych spoza DonorPerfect.

A ręcznie tworzone arkusze kalkulacyjne psują się w momencie dodania kolumny, przesunięcia wiersza lub pojawienia się nowego kodu. Cokolwiek stworzysz, to się psuje, a odbudowa trafia co miesiąc do Twojego najstarszego zbieracza funduszy.

Warstwa raportowania, za którą być może już płacisz

Najtańszą warstwą pulpitu nawigacyjnego, jaką oferuje większość fundacji, jest HubSpot. Oferuje on darmowe raporty, płatne pulpity nawigacyjne oraz model uprawnień, który pozwala członkom zarządu przeglądać pulpit nawigacyjny bez wyświetlania niczego, czego nie powinni widzieć.

CRMConnect dla DonorPerfect i HubSpot na bieżąco aktualizuje obraz finansowy: darowizny z całego życia, średni dar, największy dar, datę pierwszej i ostatniej darowizny, typ darczyńcy oraz pełny rejestr każdej darowizny. Pulpity odzwierciedlają dzisiejsze darowizny, a nie eksport z zeszłego tygodnia. Po dodaniu nowej kampanii lub apelu w DonorPerfect, pulpity HubSpot działają bez konieczności ponownego wpisywania danych. Każdy interesujący Cię szczegół z DonorPerfect, taki jak rok ukończenia szkoły, rodzic obecnego studenta, przynależność do zarządu, może zostać przesłany do HubSpot w celu segmentacji.

Sześć tablic rozdzielczych, które faktycznie czyta przewodniczący zarządu

Oto przykładowy scenariusz. Fundacja Szkół Northbrook to hipotetyczna fundacja okręgu szkolnego, zrzeszająca 6500 absolwentów i darczyńców z rodzin. Nie jest to realna organizacja.

Przychody w porównaniu z celem od początku roku. Jeden wykres: skumulowane przychody w tym roku fiskalnym w porównaniu z rokiem ubiegłym i z celem zatwierdzonym przez zarząd. To pierwsza rzecz, na którą patrzy większość przewodniczących zarządów.

Przychody według kampanii. Sortowalna tabela dla każdej kampanii w tym roku, z przychodami, celem, otrzymanymi prezentami, średnią darowizną i procentem realizacji celu. Z tego widoku korzysta Twój dyrektor ds. rozwoju w każdy poniedziałek.

Segmenty darczyńców. Siatka liczby darczyńców: nowi w tym roku, zachowani z zeszłego roku, odzyskani, nieaktywni, podniesieni rangi darczyńców, obniżeni rangi darczyńców. Zarząd nie potrzebuje obliczeń. Musi sprawdzić, czy liczba nowych darczyńców w tym roku przewyższa liczbę darczyńców nieaktywnych.

Lista obserwowanych darowizn. Lista darczyńców, których darowizna w ciągu całego życia przekroczyła próg darowizny, ale których ostatnia darowizna miała miejsce ponad rok temu. To darczyńcy, którzy potrzebują pomocy człowieka, a nie wiadomości e-mail. Każdy z nich zostaje przypisany do specjalisty ds. rozwoju z zadaniem do wykonania.

Zdrowie darowizn cyklicznych. Aktywni darczyńcy, średnia miesięczna darowizna, darczyńcy dodani w tym miesiącu, darczyńcy straceni w tym miesiącu, wskaźnik odzysku. Podstawa darczyńców to zazwyczaj najbardziej przewidywalny przychód, który zarząd powinien widzieć co miesiąc.

Plan składania deklaracji i wniosków. Możliwości pozyskania dużych darowizn według etapów, z prognozą na kolejne dwa kwartały.

Udostępnienie tego zarządowi nie oznacza wykupienia miejsca dla wszystkich. Panele mogą być wysyłane w formie zaplanowanych wiadomości e-mail w formacie PDF lub cała rada może korzystać z jednego konta tylko do odczytu.

Odzyskaj wieczory

Piąty dzień każdego miesiąca nie powinien przypominać ćwiczeń przeciwpożarowych. Dzięki wdrożonym panelom informacyjnym, materiały na tablicy to zrzuty ekranu z już istniejących widoków oraz jednostronicowa narracja, którą dyrektor ds. rozwoju pisze w 90 minut zamiast trzech dni. Pytanie zadane w połowie miesiąca, takie jak „czy możesz wyszukać darczyńców, którzy przekazali od 500 do 2500 dolarów w zeszłym roku”, staje się pięciominutowym filtrem, a nie półdniową tabelą przestawną. W przypadku raportu rocznego i audytu, sumy darowizn i klasyfikacje segmentów trafiają z powrotem do DonorPerfect, dzięki czemu pracownicy działu finansowego i programowego widzą te same liczby.

Co należy trzymać z dala od deski rozdzielczej

Zarządy dryfują w stronę wskaźników próżności: wskaźników otwarć e-maili, obserwujących w mediach społecznościowych, sesji na stronie internetowej. Sprzeciwiaj się temu. Zadaniem zarządu jest nadzór powierniczy, a nie taktyki marketingowe. Zachowaj panele dotyczące gotówki i darczyńców. Jeśli komitet marketingowy chce danych o zaangażowaniu, daj mu osobny panel. I powstrzymaj się od cięć budżetowych. Sześć paneli to odpowiednia liczba dla kwartalnego cyklu zarządu. Siódmy i ósmy panel zamieniają spotkanie w przegląd danych, a nie przegląd strategii.

Co to oznacza dla Twojej zbiórki funduszy

W przypadku fundacji wielkości Northbrook (6500 darczyńców, 2,4 mln dolarów darowizn rocznych), przejście z ręcznego raportowania zarządu na pulpity nawigacyjne HubSpot pozwala zaoszczędzić zazwyczaj od 15 do 20 godzin pracy personelu miesięcznie. W przypadku zespołu programistów liczącego od trzech do pięciu osób, daje to około 25 000 do 40 000 dolarów rocznych możliwości, które wracają do faktycznego pozyskiwania funduszy. Większą zmianą jest samo spotkanie: od „pozwól, że przedstawię ci te liczby” do „oto trend i oto, co z nim robimy”.

Chcesz zobaczyć CRMConnect DonorPerfect i HubSpot w akcji? Wyświetl stronę aplikacji API.