Cztery ścieżki e-maili dla etapów życia dla wspólnot wiary z DonorPerfect i HubSpot

Wspólnota wiary to nie grupa docelowa, na której można się skupić w celach marketingowych. To sieć relacji na różnych etapach życia, o różnym stopniu zaangażowania i na różnych etapach drogi ze wspólnotą. Traktowanie jej jak pojedynczej listy e-mailowej niweluje wszystko, co w niej istotne.

Większość zborów i tak tam trafia. Zespół duszpasterski chce pisać jedną osobistą wiadomość do każdej rodziny miesięcznie. W rzeczywistości jeden ogólny newsletter jest wysyłany do 540 gospodarstw domowych, z pełnym nadziei powitaniem „Drogi Przyjacielu” i bez faktycznej segmentacji. Rodzina, która dołączyła w zeszłym tygodniu, otrzymuje tę samą wiadomość, co darczyńca, którego rodzina przekazuje darowizny od trzech pokoleń. Wskaźniki zaangażowania pokazują koszt.

Dlaczego ogólna komunikacja kosztuje zgromadzenie

Wspólnoty wyznaniowe mają specyficzne potrzeby, których nie jest w stanie zaspokoić żaden uniwersalny biuletyn.

Wrażliwość duszpasterska ma znaczenie. Rodzina przechodząca trudny okres nie powinna otrzymywać agresywnych próśb pod koniec roku. Rodzina, która właśnie straciła członka rodziny, nie powinna otrzymywać standardowego szablonu „tęskniliśmy za tobą w niedzielę”. Informacje potrzebne do uczczenia tych chwil znajdują się w duszpasterskich notatkach w DonorPerfect, a nie w samej platformie marketingowej.

Dary upamiętniające wymagają troski. Prezent pamiątkowy na czyjąś cześć często pochodzi od pogrążonego w żałobie członka rodziny. Podziękowanie, uznanie dla rodziny osoby uhonorowanej i dalsza komunikacja różnią się od standardowego prezentu.

Preferencje komunikacyjne nie są opcjonalne. Kongregacja, która ignoruje preferencje dotyczące braku kontaktu lub wysyłania wyłącznie wiadomości e-mail, w najgorszy możliwy sposób nadwyręża zaufanie. Standardowe narzędzie do newsletterów nie jest w stanie samodzielnie spełnić żadnego z tych warunków, ponieważ potrzebne mu informacje znajdują się w DonorPerfect.

Sposób komunikacji z opieką duszpasterską na dużą skalę

CRMConnect dla DonorPerfect i HubSpot został zaprojektowany z myślą o strukturze danych organizacji relacyjnej, a nie transakcyjnej. Typ darczyńcy, Członek, Gość, Przyjaciel, Stowarzyszenie Dziedzictwa, jest przenoszony do HubSpot. Podobnie etykiety, które kongregacja już śledzi, takie jak Rodzic w Duszpasterstwie Młodzieży, Chór, Osoba w żałobie w ciągu ostatnich 12 miesięcy lub Darczyńca Kampanii Kapitałowej, są przenoszone do segmentacji. Zainteresowania duszpasterskie, rola w gospodarstwie domowym i status opieki duszpasterskiej są przenoszone do segmentacji. Preferencje komunikacyjne, brak e-maili, telefonów, poczty, preferowana metoda, są przenoszone i honorowane bez wyjątku. Szczegóły dotyczące darowizn są przenoszone, więc darowizny na cele upamiętniające trafiają do oddzielnego, wrażliwego procesu.

Cztery etapy życia

Oto przykładowy scenariusz. Zbór Grace Hill to hipotetyczna wspólnota licząca 950 członków i 540 gospodarstw domowych, które dają wsparcie. To nie jest prawdziwa organizacja.

Nowa rodzina, do której dołączyła w ciągu ostatnich 12 miesięcy. 90-dniowe powitanie skupione na przynależności, a nie na dawaniu. Notatka od głównego pastora, zaproszenie na brunch dla nowoprzybyłych, krótka prezentacja posług, w których rodzina może znaleźć dom. Pierwsze zaproszenie do dawania pojawia się dopiero po 60 dniach i tylko wtedy, gdy rodzina wykazała pewne zaangażowanie, np. uczestniczyła w jakimś wydarzeniu.

Stały darczyńca, regularnie ofiarowujący dary w gospodarstwie domowym od ponad roku. Miesięczny rytm składa się z trzech części: kazania duszpasterskiego powiązanego z kalendarzem liturgicznym, historii z posługi, na której zależy danemu gospodarstwu domowemu, oraz krótkiego zestawienia darowizn narastających od początku roku, co kwartał. Gospodarstwo domowe już podjęło decyzję o przekazaniu darowizny, więc przesłanie podkreśla, dlaczego to zrobiło, zamiast nalegać na więcej.

Darczyńca z zapisem testamentowym, powyżej progu zapisu testamentowego lub w Towarzystwie Dziedzictwa. Kwartalnik, głównie oparty na relacjach. Osobiste notatki od starszego pastora dotyczące kamieni milowych, zaproszenia na małe spotkania z darczyńcami oraz jednorazowa coroczna rozmowa o zarządzaniu, a nie cykliczny apel na koniec roku. Te gospodarstwa domowe nigdy nie powinny otrzymywać szablonowych e-maili masowych.

Członek, który nie był członkiem wspólnoty, nie zarejestrował darowizny w ciągu ostatnich 14 miesięcy, ale wcześniej regularnie. Delikatna, pozbawiona transakcji sekwencja: notatka z potwierdzeniem obecności, zaproszenie na nabożeństwo w środku tygodnia i zadanie duszpasterskiej rozmowy telefonicznej z duchownym. Żadnych próśb o datki przez pierwsze 60 dni. Chodzi o ponowne nawiązanie kontaktu, a nie o powrót do zdrowia.

Miks kanałów, który nie przekracza granicy

E-maile obsługują większość wszystkich czterech kanałów. Wiadomości tekstowe są zarezerwowane dla gospodarstw domowych, które wyraźnie wyraziły na to zgodę, wysyłane tylko w rozsądnych godzinach i nigdy w święta ani podczas nabożeństw. Poczta bezpośrednia nadal sprawdza się w przypadku darczyńców i rodzin pogrążonych w żałobie, a HubSpot decyduje, kto ją otrzyma, a jej produkcją zajmuje się partner drukarski.

Dary pamięci i hołdu na osobnym torze

Darowizna na cześć osoby bliskiej uruchamia dwa równoległe procesy. Darczyńca otrzymuje standardowe podziękowanie, które potwierdza złożenie hołdu. Rodzina osoby obdarowanej, lub osoba obdarowana w przypadku darowizny na cześć osoby bliskiej, otrzymuje oddzielny list z podziękowaniem, a nie e-mail z informacją o zbiórce funduszy. Własna historia osoby obdarowanej nie jest uwzględniana w standardowej ścieżce kultywacji wyłącznie na podstawie tej darowizny, więc pogrążona w żałobie rodzina nigdy nie jest rejestrowana w apelacjach, ponieważ ktoś przekazał darowiznę na rzecz pamięci bliskiej osoby.

Ciche godziny, wyłączenia i osąd duszpasterski

Trzy zasady muszą być egzekwowane, a nie zakładane. Gospodarstwo domowe oznaczone jako „nie wysyłaj” jest wyłączone z każdej automatycznej wysyłki, kropka. Żadna automatyczna wiadomość nie jest wysyłana późno w nocy, w niedzielny poranek ani w święto. Gospodarstwo domowe oznaczone jako pogrążone w żałobie w ciągu ostatnich 12 miesięcy pomija wszystkie wiadomości dotyczące zbiórki funduszy, nadal otrzymując duszpasterskie powiadomienia. Najpierw należy zbudować warstwę blokowania, zanim włączy się pojedynczą wysyłkę. Gdy adres e-mail przestaje działać lub ktoś rezygnuje z subskrypcji, informacja o tym trafia z powrotem do DonorPerfect, aby administrator kościoła nie dzwonił do gospodarstwa domowego, którego adres e-mail jest nieaktywny od roku.

Dlaczego to ma znaczenie dla Twojej misji

Dla przykładowej wspólnoty wielkości Grace Hill (540 gospodarstw domowych, budżet operacyjny 1,1 mln dolarów), przejście z jednego ogólnego newslettera na cztery ścieżki dotyczące etapów życia zazwyczaj zwiększa zaangażowanie w ukierunkowane przekazy znacznie powyżej poziomu bazowego. Co ważniejsze, eliminuje to niezręczność związaną z prośbą o prezent na koniec roku od zupełnie nowej rodziny w listopadzie lub wysłaniem filmu o zarządzaniu do rodziny pogrążonej w żałobie. Osąd personelu duszpasterskiego jest wbudowywany w komunikację, a nie opiera się na pamięci. To jest prawdziwy zysk: wspólnota, która czuje się znana, a nie jest obiektem marketingu.

Chcesz zobaczyć CRMConnect DonorPerfect i HubSpot w akcji? Wyświetl stronę aplikacji API.