Mindbody i ActiveCampaign: Pozbądź się arkuszy kalkulacyjnych i wysyłaj e-maile do właściwych członków

Wejdź do zaplecza dojo karate, w którym uczy się 230 osób, a znajdziesz arkusze kalkulacyjne. Jeden z aktualnym stopniem pasa, przechowywany przez głównego instruktora. Jeden z listą osób do nadchodzącego egzaminu na pas, przechowywany przez asystenta. Jeden z zamówieniami sprzętu, uniformów, ochraniaczy i broni, przechowywany przy recepcji. Jeden z zapisami na turnieje. Jeden z kartami rodzinnymi, przechowywany przez osobę, która pamięta, którzy uczniowie są rodzeństwem.

Żadne z tych arkuszy kalkulacyjnych nie komunikują się ze sobą. Żaden z nich nie zasila Twojego narzędzia do obsługi poczty e-mail. Dlatego kiedy dojo wysyła przypomnienie o egzaminie na pas, trafia ono do wszystkich, w tym do posiadaczy białych pasów, których pierwszy egzamin jest za sześć miesięcy, oraz do rodziców brązowych pasów, których dziecko zdawało egzamin w zeszłym tygodniu. Liczba rezygnacji z subskrypcji rośnie. Zaufanie do Twoich e-maili po cichu maleje.

Weźmy hipotetyczny przykład. Stone Pine Karate (ilustracja), jednolokalizacyjne dojo z 230 uczniami i wieloma karnetami rodzinnymi, miało dokładnie ten sam problem. Właściciel dwukrotnie próbował „po prostu wrzucić wszystko do naszego narzędzia do obsługi poczty e-mail” i za każdym razem się poddał, ponieważ arkusze kalkulacyjne i Mindbody za każdym razem nie zgadzały się ze sobą w różny sposób.

W tym poście zajmiemy się wycofaniem arkuszy kalkulacyjnych i zastąpieniem ich wysyłaniem dokładnych, ukierunkowanych wiadomości e-mail do członków.

Ile tak naprawdę kosztują arkusze kalkulacyjne

Oczywistym kosztem jest czas. Cztery lub pięć arkuszy kalkulacyjnych, każdy obsługiwany przez inną osobę i wymagający ciągłych aktualizacji, z łatwością pochłania od czterech do sześciu godzin tygodniowo. To około 250 godzin rocznie, które zespół spędza na byciu bazą danych ludzi zamiast na nauczaniu lub obsłudze członków.

Ukryty koszt jest jeszcze gorszy. Kiedy członkowie stale otrzymują e-maile, które ewidentnie nie są dla nich przeznaczone, całkowicie przestają je czytać lub rezygnują z subskrypcji. Zanim zdążysz wysłać coś naprawdę ważnego, np. zmianę harmonogramu, zamknięcie sprawy, prawdziwą promocję, połowa Twojej listy kontaktów już Cię nie słucha. Nieistotne e-maile nie są darmowe. Płacisz za nie uwagą, której nigdy nie odzyskasz.

Wykorzystaj dane, które już posiadasz

Mindbody już przechowuje informacje śledzone przez te arkusze kalkulacyjne: rangę pasa, grupę wiekową, przynależność rodzinną, rozmiar sprzętu, uprawnienia do turniejów, daty testów. CRMConnect automatycznie przenosi wszystkie te dane do ActiveCampaign i dba o ich aktualność.

Oznacza to, że jeden rekord członka w ActiveCampaign zawiera wszystko: rangę pasa ucznia, grupę wiekową, rodzinę, do której należy, osobę opłacającą członkostwo, rozmiar munduru, termin kolejnego testu pasa oraz informację, czy kwalifikuje się do turnieju. Jeden rekord zastępuje cztery wiersze arkusza kalkulacyjnego i aktualizuje się automatycznie.

Trzy listy, które zastępują trzy arkusze kalkulacyjne

W ActiveCampaign utwórz trzy zapisane listy. Każda z nich zastępuje jeden arkusz kalkulacyjny i każda aktualizuje się automatycznie.

Lista osób zdających egzamin na pas. Automatycznie uwzględnia każdego aktywnego studenta, który zdał test na pas w ciągu najbliższych 30 dni. W dniu, w którym główny instruktor ustawi datę testu w Mindbody, dany student pojawi się na liście. Koniec z ręcznym tworzeniem grafiku.

Zmiana kolejności sprzętu. Automatycznie uwzględnia uczniów, których ostatnie zamówienie na mundurek było sprzed ponad dziewięciu miesięcy. Pozwala to na wyłapywanie dzieci, które prawdopodobnie wyrosły już ze swoich mundurków, bez konieczności ciągłego narzekania na każdą rodzinę co kwartał.

Pula turniejowa. Automatycznie uwzględnia uczniów kwalifikujących się do turnieju, posiadających odpowiednie stopnie i grupy wiekowe. Organizator turnieju pobiera aktualną listę za każdym razem, gdy rano rozpoczyna się rejestracja.

Następnie dodaj jeszcze jedną listę dla rodziców: listę komunikacji rodzinnej dorosłych płacących składkę członkowską. Przypomnienie o teście pasów dla dziewięciolatka powinno trafić do rodzica, a nie do dziewięciolatka, a dane dotyczące relacji rodzinnych sprawiają, że jest to automatyczne.

E-maile, które same się uruchamiają

Mając już gotowe listy, skonfiguruj trzy proste, zautomatyzowane sekwencje wiadomości e-mail.

Przygotowanie do egzaminu na pas. Kiedy uczeń dołącza do listy osób przystępujących do testu Belt Test Roster, przez 30 dni przed testem otrzymuje krótki zestaw dokumentów: potwierdzenie, notatkę „czego się spodziewać”, przypomnienie o sprawdzeniu mundurku, informacje logistyczne na dzień przed testem oraz notatkę z wynikami na dzień po teście.

Zmiana kolejności sprzętu. Gdy uczeń trafi na listę ponownego zamówienia sprzętu, otrzyma e-mail z informacją o rozmiarze, który będzie zawierał rozmiar zapisany w pliku, a także jedno powiadomienie, jeśli nie wpłynie żadne zamówienie.

Cykl turniejowy. Gdy student dołącza do puli turniejowej, otrzymuje e-maile z informacją o otwarciu i zamknięciu rejestracji oraz o logistyce na dzień przed turniejem, a po rejestracji automatycznie otrzymuje sekwencję.

W ActiveCampaign możesz również śledzić trendy dotyczące obecności poszczególnych uczniów, dzięki czemu główny instruktor będzie mógł zobaczyć, kto pojawia się regularnie, a kto rzadziej, bez konieczności otwierania kolejnego arkusza kalkulacyjnego.

Co to oznacza dla Twojego studia

W reprezentatywnym wdrożeniu w dojo tej skali, wycofanie tych arkuszy kalkulacyjnych pozwala zaoszczędzić około czterech do sześciu godzin tygodniowo, co daje około 250 godzin rocznie. Co ważniejsze, zespół przestaje ufać arkuszom kalkulacyjnym i zaczyna ufać Mindbody jako jedynemu źródłu prawdy, co oznacza, że dane w samym Mindbody stają się czystsze, ponieważ nikt nie przechowuje „prawdziwej” kopii na boku.

Wyniki e-maili również ulegają gwałtownym zmianom. Wskaźniki rezygnacji z subskrypcji wiadomości e-mail wysyłanych masowo zazwyczaj spadają o połowę w ciągu 60 dni, po prostu dlatego, że studenci przestają otrzymywać wiadomości, które ewidentnie nie są dla nich przeznaczone. Brązowi pasowcy nie otrzymują już wiadomości z okazji rozpoczęcia nauki dla białych pasów.

W przypadku Stone Pine sama sekwencja zamówień na zmianę ubioru opłaciła integrację w pierwszym kwartale. Wskaźnik zamówień na zmianę ubioru po dziewięciu miesiącach wzrósł z umiarkowanego poziomu 35%, spowodowanego tym, że rodzice sami zauważyli problem, do stabilnego poziomu 65-70%, spowodowanego przypomnieniem o rozmiarze.

Te liczby są ilustratywne. Dojo z już uporządkowanymi zapisami odnotowują mniejsze oszczędności czasu. Dojo z chaotycznymi zapisami odnotowują znacznie większe oszczędności.

Chcesz zobaczyć CRMConnect Mindbody i ActiveCampaign w akcji? Wyświetl stronę aplikacji API.