Mindbody i HighLevel: Koniec z niedzielnymi uzgadnianiami umów w Twoim studiu

Tygodniowy podatek od ręcznego śledzenia kontraktów

Studia treningu personalnego żyją i umierają na podstawie umów. Umowa zawiera warunki automatycznej płatności, liczbę sesji, datę odnowienia i klauzulę o anulowaniu. To jedyny dokument, który ma znaczenie, gdy członek decyduje, czy zostać. W większości studiów jest to plik PDF Mindbody, który ktoś z Twojego zespołu musi ręcznie kopiować do Twojego narzędzia marketingowego.

Hipoteza: Bedrock Performance (ilustracja) to studio z jedną lokalizacją, ośmioma trenerami i 220 klientami na podstawie umów karnetowych. W każdą niedzielę wieczorem właściciel spędza dwie godziny na otwieraniu umów Mindbody i aktualizowaniu danych jeden po drugim: daty odnowienia, pozostałych sesji, statusu płatności. Dwie godziny, co tydzień, bez końca. A we wtorek liczby są już błędne, ponieważ trzech klientów skorzystało z sesji w poniedziałek.

Ile tak naprawdę kosztuje proces ręczny

Umowa to nie tylko jeden numer. Zawiera harmonogram rozliczeń, listę sesji, datę odnowienia, liczbę prób płatności i warunki anulowania. Śledząc to ręcznie, najczęściej pomija się to, co najważniejsze: czy automatyczna płatność członka jest prawidłowa, ponawiana, czy nieudana.

Jest też problem matematyczny. Pozostałe sesje to kwota, którą kupili, pomniejszona o to, z czego skorzystali, i pomniejszona o to, co już zarezerwowali. Jeśli sprawdzisz tylko przy rejestracji, liczba ta zniknie po kilku dniach. Koszty wynikają z pominiętych odnowień, spóźnionych płatności i trenera, który nie potrafi odpowiedzieć na pytanie „ile sesji zostało Sarze” bez sprawdzenia.

Twoje dane dotyczące umowy, zawsze aktualne, bez konieczności wprowadzania danych

CRMConnect Mindbody to HighLevel automatycznie synchronizuje wszystkie umowy. Data odnowienia, status płatności i saldo sesji na żywo są automatycznie przesyłane do HighLevel i są aktualizowane w miarę rezerwacji i korzystania z sesji przez członków.

Każda umowa staje się osobnym zapisem, powiązanym z członkiem, do którego należy. Ma to znaczenie dla klientów posiadających więcej niż jedno członkostwo, ponieważ każda umowa pozostaje odrębna i czytelna. Nikt nie otwiera Mindbody, aby cokolwiek uzgodnić. Dane są po prostu poprawne.

Jak to działa w przypadku recepcji i trenerów

Saldo sesji to pole kończące niedzielny rytuał. Aktualizuje się ono automatycznie za każdym razem, gdy sesja zostanie zarezerwowana lub ukończona. Trenerzy mogą zobaczyć na karcie uczestnika, ile dokładnie sesji pozostało, bez otwierania Mindbody i bez pytania.

Przypomnienia o odnowieniu również działają automatycznie. Około 60 dni przed końcem umowy członek otrzymuje serdeczną wiadomość od swojego głównego trenera z ofertą odnowienia. Około 45 dni przed końcem umowy, jeśli członek ma stos niewykorzystanych sesji, otrzymuje przyjazne przypomnienie „zarezerwujemy Cię”. Około 30 dni przed końcem umowy system tworzy zadanie dla trenera, aby osobiście przeprowadził rozmowę o odnowieniu podczas kolejnej sesji. W ciągu ostatnich dwóch tygodni pojawia się kilka delikatnych przypomnień. W momencie odnowienia umowy, stare przypomnienia same się wyłączają.

Zadanie trenera to część, która konwertuje. System je sygnalizuje, trener prowadzi prawdziwą rozmowę na siłowni i odnawianie jest realizowane. Nikt nie goni za raportami o statusie w formacie PDF.

Wykrywanie nieudanych płatności tego samego dnia

Kiedy automatyczna płatność członka się nie powiedzie, zaczyna się odliczanie. Jego karta straciła ważność, pojawia się w poniedziałek, recepcja przepuszcza go, a nieudana płatność pozostaje niezauważona, dopóki ktoś jej nie sprawdzi kilka dni później. Do tego czasu członek ma już za sobą weekend, zaczyna czuć się winny i rozgląda się za innymi.

Dzięki synchronizacji umowy, nieudana płatność uruchamia procedurę odzyskiwania jeszcze tego samego dnia. Członek otrzymuje uprzejmą wiadomość tekstową z linkiem do aktualizacji karty. Jeśli problem nadal pozostaje nierozwiązany dzień później, trener otrzymuje przypomnienie, aby wspomnieć o tym swobodnie podczas kolejnej sesji. Jeśli problem się przeciąga, zostaje on przekierowany do Ciebie w celu osobistej rozmowy. W momencie zaksięgowania płatności przypomnienia przestają być wysyłane, a członek otrzymuje szybkie potwierdzenie.

Wiadomość tekstowa tego samego dnia stanowi różnicę między naprawą w ciągu 24 godzin a utratą klienta. Tygodniowy raport płatności tego nie zrobi. Dane na żywo już tak.

Wyniki reprezentatywne dla 220 klientów

Są to ilustracyjne kompozycje, a nie rzeczywisty klient:

• Czas właściciela przeznaczony na uzgadnianie umów: około 2 godzin tygodniowo, w pełni odzyskiwany.
• Czas poświęcony przez trenera na sprawdzenie „ile sesji pozostało”: nie jest uwzględniany, ponieważ informacja ta znajduje się w dokumentacji członka.
• Odzyskiwanie niespłaconych należności w ciągu tygodnia, w przypadku ręcznego procesu realizowanego pod koniec miesiąca: około 35–45 procent.
• Odzyskiwanie nieudanej płatności za pomocą wiadomości tekstowej wysłanej tego samego dnia: wzrost do poziomu 65–78 procent.
• Wskaźnik odnowień umów w ciągu 60 dni: wzrost o około 5–9 punktów procentowych, głównie dzięki osobistym rozmowom z trenerem.

Liczby zmieniają się wraz z ceną kontraktu i kulturą trenera. Mechanizm nie.

Dlaczego ma to znaczenie dla Twojego wyniku finansowego

Niedzielne uzgadnianie to nie tylko stracony czas. To utracone przychody. Nieaktualne dane dotyczące umów sprawiają, że terminy odnowień przepadają, nieudane płatności po cichu przeradzają się w anulowania, a trenerzy nie mogą przeprowadzić właściwej rozmowy w odpowiednim momencie. Gdy dane są dostępne, a przypomnienia uruchamiają się automatycznie, zespół poświęca energię członkom zespołu, a nie arkuszom kalkulacyjnym, a rozmowa o odnowieniu odbywa się twarzą w twarz i ostatecznie kończy się sukcesem.

Zobacz to w swoim studiu

Chcesz zobaczyć CRMConnect Mindbody to HighLevel w akcji? Wyświetl stronę aplikacji API.