Mindbody i Klaviyo: witaj nowych klientów podczas dokonywania rezerwacji, a nie podczas dołączania do listy

72-godzinne okno, które tracisz

Pierwsza rezerwacja zajęć to moment, w którym marka wellness najbardziej angażuje się w działania. Klient wprowadza dane karty, wybiera termin, rezerwuje termin w kalendarzu i potwierdza swoją obecność. To okno czasowe pozostaje aktywne przez około 72 godziny. Potem energia opada, a Ty znów walczysz o uwagę.

Jeśli seria powitalna rozpoczyna się dopiero po zapisaniu się do newslettera, celowość ta nie jest wykorzystywana. Oto przykład. Crescent Pilates Lab (hipotetyczne studio) to studio z 380 klientami, silną marką i zespołem marketingowym, który doskonale wie, jak napisać serię powitalną. Problemem nie jest sam e-mail. Chodzi o to, że e-mail wysyła niewłaściwy sygnał. Zapis do newslettera następuje kilka dni przed, a czasem nawet kilka tygodni po rezerwacji zajęć. W rezultacie seria powitalna kończy się gratulacjami z dołączenia do listy, zamiast powitania kogoś, kto właśnie zarezerwował swoją pierwszą sesję na reformerze.

Dlaczego wyzwalacz newslettera nie trafia w pierwszy kontakt

Seria powitalna podręcznika rozpoczyna się od jednego z dwóch sygnałów: zapisu do newslettera lub pierwszego zamówienia w sklepie internetowym. Rezerwacja zajęć w Mindbody nie jest żadnym z nich. W rezultacie studia mają do wyboru trzy złe opcje:

• Eksportuj dane z Mindbody każdego ranka i przesyłaj je jako listę. Powitanie rozpoczyna się od przesłania listy, co jest opóźnione o kilka godzin lub cały dzień, a kontekst „właśnie zarezerwowałem zajęcia” zostaje całkowicie utracony.
• Załataj połączenie, które monitoruje rezerwację Mindbody. Działa, dopóki w nazwie nie pojawi się apostrof, numer telefonu nie będzie miał zera na początku lub rezerwacja nie zostanie przełożona, a wtedy obsługa duplikatów przestanie działać.
• Zbuduj wszystko samodzielnie. Weekendowy projekt, który staje się rocznym obciążeniem konserwacyjnym.

Żadne z nich nie zapewni Ci czystej historii klienta z zarezerwowanymi zajęciami, lokalizacją i historią wizyt dołączoną na czas, aby móc umówić się na wizytę tego samego dnia.

Jak CRMConnect niweluje lukę

CRMConnect Mindbody to Klaviyo traktuje jako punkt wyjścia faktyczną rezerwację zajęć, a nie zapis do newslettera. W momencie, gdy nowy klient zarezerwuje zajęcia w Mindbody, jego rekord pojawia się w Twoim narzędziu marketingowym z pełnym kontekstem: zarezerwowanymi zajęciami, lokalizacją i godziną. Od tego momentu Twoja seria powitalna rozpoczyna się od prawdziwego wydarzenia, pierwszej rezerwacji, pierwszej wizyty, pierwszego zakupu.

Obsługuje również zduplikowane rekordy samodzielnie, używając adresu e-mail jako kotwicy. Jeśli adres e-mail już istnieje, rekord jest aktualizowany. Jeśli nie, tworzony jest nowy rekord z dołączonymi danymi Mindbody. Nie ma podwójnego stuknięcia, które przypadkowo restartuje licznik serii powitalnej.

Budowanie serii powitalnej pierwszej klasy

Wewnątrz Klaviyo seria wygląda następująco:

Rozpoczyna się w momencie otrzymania nowej rezerwacji. Odczekuje 30 minut, co pozwala na jej zaksięgowanie i odfiltrowanie natychmiastowych anulacji. Następnie wysyłany jest pierwszy e-mail: potwierdzenie zajęć z informacją o tym, czego się spodziewać, o zasadach obowiązujących w studiu, o parkingu i o tym, co ze sobą zabrać. Wszystkie te informacje, które recepcja powtarzała podczas każdej rozmowy wstępnej.

Następnie czeka do dnia poprzedzającego zajęcia i, jeśli masz włączoną funkcję wysyłania SMS-ów, wysyła krótkie przypomnienie: „Jutro o 9 rano, nie mogę się doczekać, żeby cię zobaczyć”.

Następnie czeka na pierwszą wizytę i dzieli się na dwie części. Jeśli klient był obecny, 30 minut później wysyłany jest e-mail po zajęciach z serdecznym powitaniem, biografią instruktora i delikatnym przypomnieniem o konieczności zarezerwowania drugich zajęć w ciągu siedmiu dni. Jeśli klient się nie pojawił, następnego ranka wysyłany jest e-mail z linkiem do ponownej rezerwacji i harmonogramem zajęć.

Cała seria opiera się na informacjach, które Mindbody już posiada. Recepcja nie taguje, nie eksportuje ani nie wkleja niczego.

Zbliżanie się do klasy drugiej

Po pierwszej wizycie rekord gromadzi kolejne wizyty. Pozwala to podzielić serię na dwie kontynuacje:

• Sygnał „książka druga”, który zatrzymuje się w momencie zarejestrowania drugiej wizyty.
• Próba powrotu do klasy drugiej, która ma miejsce tylko wtedy, gdy minie siedem dni bez drugiej rezerwacji.

Oba odczytują tę samą liczbę wizyt w rekordzie klienta. Bez dodatkowej integracji i żonglowania listami.

Co to oznacza dla Twojego studia

Poniżej przedstawiono przykładowe zestawienia, a nie rzeczywiste dane dotyczące klientów, dlatego wyniki mogą się różnić:

• Pierwszorzędny współczynnik otwartych potwierdzeń: około 70–80 procent, ponieważ klient dopiero co dokonał rezerwacji i czas jest odpowiedni.
• Klasa druga zarezerwowana w ciągu siedmiu dni: wzrost z poziomu wyjściowego wynoszącego około 30 procent do poziomu około 45–55 procent, gdy czynnikiem wyzwalającym jest faktyczna rezerwacja, a nie zapisanie się do newslettera.
• Czas poświęcany na obsługę recepcji zaoszczędzony co tydzień dzięki zarządzaniu listą: od 90 do 120 minut, bez konieczności wykonywania powtarzających się obowiązków.

Mechanizm nie jest magiczny. Polega on po prostu na uruchomieniu serii powitalnej na odpowiednim wydarzeniu, we właściwym czasie, gdy klient jest jeszcze podekscytowany zajęciami, na które właśnie się zapisał.

Chcesz zobaczyć CRMConnect Mindbody i Klaviyo w akcji? Wyświetl stronę aplikacji API.