Mindbody i Slack: Sprawdź wskaźniki wypełnienia zajęć, póki jeszcze możesz zapełnić salę

Dlaczego sprawdzanie harmonogramu ręcznie Cię wypala

Wyobraź sobie szybko rozwijający się zespół studia jogi, który korzysta ze Slacka. Liderzy recepcji, kanał instruktorski i kierownik studia – wszyscy tam mieszkają. Chcą mieć wgląd w czasie rzeczywistym w to, jak obsadzane są zajęcia: otrzymywać powiadomienia na Slacku, gdy zajęcia osiągną 80% obłożenia, gdy lista oczekujących na popularne zajęcia zacznie się wydłużać i gdy zajęcia mają mniej niż trzy rezerwacje na 24 godziny przed rozpoczęciem.

Dziś nic z tego nie mają. Kierownik studia sprawdza grafik Mindbody ręcznie trzy razy dziennie. Zajęcia, w których jest półpusto, zdarzają się bez zauważenia przez nikogo, by zdążyć na ostatnią chwilę z promocją.

Morale instruktorów to druga strona medalu. Instruktorzy tracą entuzjazm, ucząc w półpustych salach. Energia pełnej klasy napędza instruktora, który z kolei napędza kolejne zajęcia. Studio, które stale osiąga 64-procentowe obłożenie, nie tylko traci dochody, ale także wykańcza instruktorów, którzy niosą produkt.

Czego nie uwzględnia kontrola ręczna

Trudność polega nie na wprowadzaniu rezerwacji do Slacka, ale na pozyskiwaniu odpowiednich w odpowiednim czasie. Standardowe narzędzia Mindbody-Slack albo zalewają kanał każdą rezerwacją (bezsensowny szum), albo informują tylko o utworzeniu zajęć (pomijając momenty, które naprawdę się liczą). Studio się poddaje i wraca do ręcznego sprawdzania harmonogramu.

Ustawienie odpowiednich punktów alarmowych jest trudniejsze, niż się wydaje. Próg 80% jest odpowiedni dla klasy, która historycznie zapełnia się w 85%. Jest zbyt wąski dla klasy, która średnio zapełnia się w 50% (brak sygnału) i zbyt wąski dla klasy, która zawsze się wyprzedaje (sygnał dociera do niej zbyt późno). Prawidłowe punkty alarmowe różnią się w zależności od typu klasy. Narzędzia ogólne używają jednego ustawienia do wszystkiego i pomijają niuanse.

Jak AppConnect wysyła Ci odpowiednie alerty

Synchronizacja rezerwacji zajęć w AppConnect przesyła alerty dotyczące rezerwacji zajęć do Slacka w czasie rzeczywistym. Każdy alert zawiera szczegóły zajęć oraz aktualną liczbę uczestników w stosunku do dostępnych miejsc. Ty decydujesz, które alerty do Ciebie dotrą: alert tylko wtedy, gdy liczba uczestników przekroczy 80%, gdy rozpocznie się lista oczekujących, czy gdy zajęcia będą miały mniej uczestników w ciągu 24 godzin.

Twój zespół otrzymuje odpowiednie alerty we właściwym czasie, bez spamu kanałowego. Kierownik studia przestaje ręcznie sprawdzać harmonogram i zaczyna publikować ukierunkowane promocje w ostatniej chwili, kiedy faktycznie mogłyby one wpłynąć na zmianę.

Ponieważ każdy alert zawiera aktualną liczbę i liczbę dostępnych miejsc, możesz ustawić różne punkty alertu dla każdego rodzaju zajęć: alert przy 90% dla popularnej vinyasa, przy 70% dla średniej klasy hatha i przy 50% dla nowego formatu pilates-fusion, dzięki czemu masz czas na rozważenie promocji. Kanał Slack pozostaje użyteczny, a nie hałaśliwy.

Listy oczekujących same w sobie są cennym sygnałem. Zajęcia, na które lista oczekujących rozpoczyna się 36 godzin przed ich rozpoczęciem, to zajęcia, na które prawdopodobnie warto dodać inny termin. Powiadomienia o liście oczekujących mogą być wysyłane bezpośrednio do kierownika studia z sugestią „rozważ dodanie innego terminu”. Z czasem Twój harmonogram będzie kształtowany przez rzeczywiste zapotrzebowanie, a nie przez preferencje instruktora czy stare nawyki.

Jak to działa w prostych słowach

Włączasz synchronizację rezerwacji zajęć, a następnie konfigurujesz kilka prostych alertów. Jeden z nich wysyła sygnał na Twój kanał operacyjny, gdy liczba zapisanych osób przekroczy 80%. Drugi informuje kanał instruktora o rozpoczęciu listy oczekujących, podając nazwę zajęć i ich długość. Trzeci alert uruchamia się codziennie o 18:00, sprawdza jutrzejsze zajęcia i oznacza wszystkie, na które jest mniej niż trzy rezerwacje.

Dopasowujesz te wartości do rzeczywistych wzorców wypełnienia w swoim studiu, rozwijasz je i oglądasz kanał przez tydzień. Jeśli stosunek sygnału do szumu jest nieprawidłowy, korygujesz.

Warto rozważyć dwa dodatki. Codzienny przegląd o 18:00, czyli pojedyncza wiadomość na Slacku podsumowująca jutrzejsze obłożenie według instruktora, pozwala menedżerowi studia podejmować wszystkie decyzje dotyczące promocji na następny dzień za jednym razem. Oddzielny kanał dla instruktorów, który pinguje każdego instruktora tylko na jego własnych zajęciach, utrzymuje wyciszony główny kanał operacyjny, jednocześnie angażując instruktorów.

Zaoszczędzone godziny pracy trenera reprezentacyjnego dla 240 członków

Oto hipotetyczny przykład. Studio jogi w jednej lokalizacji prowadzi około 140 zajęć tygodniowo z pięcioma instruktorami. Po włączeniu alertów na Slacku, menedżer studia uruchamia średnio 8 ukierunkowanych promocji last minute tygodniowo (kody rabatowe last minute, oferty „zabierz znajomego”) na zajęcia, które w innym przypadku byłyby mniej liczne. Średnie wypełnienie zajęć wzrasta z około 64% do około 73%. Czas menedżera studia, monitorującego harmonogram, spada z około godziny dziennie do przelotnego zerknięcia na Slacka.

Satysfakcja instruktorów wzrasta w sposób zauważalny dla właściciela. Instruktorzy prowadzący zajęcia regularnie, w pełnych grupach, zostają na dłużej, polecają innych, utalentowanych instruktorów i wnoszą więcej energii. Widoczność w czasie rzeczywistym prowadzi do ukierunkowanych awansów, co z kolei przekłada się na pełniejsze zajęcia, a to z kolei na zadowolenie instruktorów, a to z kolei kumuluje się w sposób, którego nie da się uchwycić jednym wskaźnikiem.

Co to oznacza dla Twojego studia

Widoczność w czasie rzeczywistym jest przydatna tylko wtedy, gdy jest filtrowana. Spam na kanale jest gorszy niż cisza. Alerty powiązane z progami wypełnienia wskazują momenty, w których faktycznie możesz coś zrobić, więc dostosuj te progi do rzeczywistych wzorców wypełnienia. Slack to centrum operacyjne większości nowoczesnych studiów. Prześlij tam odpowiednie dane, a Twój zespół na ich podstawie podejmie działania.

Chcesz zobaczyć AppConnect for Mindbody i Zapier w akcji? Wyświetl stronę aplikacji API.