Mindbody i QuickBooks: synchronizacja każdej sprzedaży bez comiesięcznego wprowadzania danych

Ukryty koszt ręcznej księgowości

Wyobraź sobie przykładową markę wellness z wieloma lokalizacjami, która korzysta z QuickBooks Online do księgowości. Każda sprzedaż Mindbody (detaliczna, usługi, członkostwa, napiwki, płatności za konta) musi zostać poprawnie zarejestrowana w QuickBooks, na właściwym koncie, z odpowiednią obsługą podatkową i dla właściwej lokalizacji.

Obecnie księgowy eksportuje raport sprzedaży Mindbody raz w miesiącu, formatuje go do arkusza kalkulacyjnego i importuje do QuickBooks. Proces ten zajmuje jeden dzień w miesiącu na każdą lokalizację. Marka ma cztery lokalizacje. To oznacza cztery dni pracy księgowego miesięcznie poświęcone na wprowadzanie danych.

Przejrzystość przepływów pieniężnych to największa stracona szansa. Po zamknięciu miesiąca marka widzi swój rzeczywisty obraz przychodów z trzytygodniowym opóźnieniem. Decyzje dotyczące zatrudnienia, wydatków marketingowych i dużych zakupów podejmowane są na podstawie nieaktualnych danych. Przesyłanie sprzedaży do QuickBooks na bieżąco daje właścicielowi i administratorowi bieżący stan gotówki, na który mogą zareagować w tym tygodniu, a nie w przyszłym miesiącu.

Ile naprawdę kosztuje miesięczny import

Podstawowe integracje generują sprzedaż jako sumy ryczałtowe, co eliminuje potrzebę szczegółowych informacji o poszczególnych pozycjach, których potrzebuje księgowy. Rozwiązania tworzone na zamówienie zazwyczaj dobrze mapują, ale psują się w momencie dodania przez markę nowej usługi lub lokalizacji.

Rozliczanie członkostwa to obszar, w którym proste podejście zawodzi najbardziej. Miesięczna składka członkowska jest naliczana przez cały okres członkostwa, a nie jednorazowo. W przypadku 12-miesięcznej umowy opłaconej z góry, naliczana jest przez 12 miesięcy. Większość podstawowych integracji rejestruje pełną wpłatę natychmiast, co zawyża przychody z bieżącego miesiąca i powoduje bałagan w księgowości na koniec roku.

W jaki sposób AppConnect przesyła strumieniowo transakcje sprzedaży w miarę ich występowania

Łącznik sprzedaży i pozycji zamówienia AppConnect przesyła każdą sprzedaż Mindbody do QuickBooks Online na bieżąco. Każda sprzedaż zawiera szczegółowe informacje: poszczególne pozycje, cenę, podatek, rabat, lokalizację i metodę płatności. Każda pozycja trafia do QuickBooks na odpowiednie konto i jest przypisana do właściwej lokalizacji.

Twój księgowy otrzymuje aktualny i dokładny rejestr QuickBooks zamiast konieczności comiesięcznego importu danych.

AppConnect rejestruje różnicę między sprzedażą w danym momencie (sprzedaż detaliczna, wizyty bez wcześniejszego umówienia, napiwki) a przychodami cyklicznymi lub kontraktowymi. Pieniądze, które powinny być zarobione w danym momencie, można lokować we właściwym miejscu i ujmować w odpowiednich miesięcznych ratach, dzięki czemu Twoje księgi rachunkowe odzwierciedlają prawidłowe rozpoznanie przychodów bez konieczności ręcznego wprowadzania danych na koniec miesiąca przez kontrolera.

Zwroty zamykają pętlę. Zwrot wydany w Mindbody przepływa jako odwrócenie pierwotnego wpisu, z odniesieniem do pierwotnej sprzedaży, dzięki czemu ślad audytu pozostaje czysty. Zwroty przestają być niespodzianką na koniec miesiąca, a stają się czystym, ciągłym przepływem.

Jak to działa w prostych słowach

Włączasz łącznik „Sprzedaż i pozycje”, a od tego momentu każda sprzedaż w Mindbody automatycznie trafia do QuickBooks Online. Każda pozycja jest mapowana na odpowiednie konto w zależności od tego, czy jest to sprzedaż detaliczna, usługa, członkostwo itd., a sprzedaż trafia do właściwej lokalizacji i jest rozliczana podatkowo. Każda sprzedaż, której nie można dopasować (na przykład nowy typ produktu), generuje alert, dzięki czemu księgowy może zająć się nią tego samego dnia.

Przez pierwszy miesiąc warto równolegle prowadzić nową transmisję na żywo z tym, co księgowy przygotowałby ręcznie. Powinni dojść do porozumienia. Wszelkie rozbieżności są analizowane, a mapowanie zaostrzane. Alert wyjątku (ping na Slacku dla każdej sprzedaży, która nie została opublikowana, nowy element bez mapowania, błąd podatkowy) pozwala księgowemu dokonać selekcji tego samego dnia, zamiast szukać problemów pod koniec miesiąca.

Reprezentatywne godziny księgowości zaoszczędzone w 4 lokalizacjach

Oto hipotetyczny przykład. Marka wellness z czterema lokalizacjami realizuje około 3400 transakcji miesięcznie. Po przeniesieniu sprzedaży do QuickBooks, czas księgowy poświęcany na comiesięczny import z Mindbody do QuickBooks spada z około 32 godzin miesięcznie do poniżej 3 godzin (tylko audyt i obsługa wyjątków). Zamknięcie miesiąca skraca się o około tydzień. Dokładność rozliczeń podatkowych poprawia się, ponieważ w QuickBooks zachowywany jest podział na pozycje podatkowe.

Znacznie poprawia się obronę audytów. Każda transakcja w QuickBooks jest powiązana z konkretną sprzedażą w Mindbody, z zachowaniem pozycji, lokalizacji, metody płatności i rozliczenia podatkowego. Audyty roczne przebiegają szybciej i bardziej przejrzyście. Biuro księgowe wystawia faktury za mniej godzin, co jest jego własnym zyskiem z integracji.

Dlaczego ma to znaczenie dla Twojego wyniku finansowego

Obecna księgowość przewyższa miesięczne rozliczanie wsadowe pod każdym istotnym względem: dokładności, czasu zamknięcia transakcji i jakości podejmowanych decyzji. Szczegółowe dane o pozycjach powinny znaleźć się w księgach rachunkowych, ponieważ narzucanie sum ryczałtowych pozbawia księgowego potrzebnych informacji. Oznaczanie każdej sprzedaży z podaniem jej lokalizacji nie jest opcjonalne dla firm z wieloma lokalizacjami. Zadbaj o to, aby dane trafiały do QuickBooks, a każdy raport w dół strumienia był wiarygodny.

Chcesz zobaczyć AppConnect for Mindbody i Zapier w akcji? Wyświetl stronę aplikacji API.