Mindbody i Zoho CRM: jeden widok przychodów we wszystkich Twoich lokalizacjach

Bałagan w raportowaniu wielu nieruchomości

Grupy wellness z kilkoma obiektami wypoczynkowymi zazwyczaj prowadzą każdą lokalizację jako własną stronę Mindbody, często w różnych walutach, często z nakładającymi się listami gości. Biuro potrzebuje jednej wartości: całkowitego przychodu z każdego obiektu, w jednej walucie bazowej, z możliwością dostępu do danych z dowolnej lokalizacji bez opuszczania pulpitu. W rzeczywistości firma ma pięć arkuszy kalkulacyjnych, jeden arkusz przeliczania walut i powtarzającą się panikę w poniedziałkowy poranek.

Rozważmy przykład ilustrujący tę kwestię. Heliotrope Wellness Group (hipotetyczny operator pięciu ośrodków wypoczynkowych) zarządza centralną organizacją Zoho CRM. Jej obiekty są obsługiwane przez trzy waluty. Dyrektor operacyjny grupy otwiera pięć raportów Mindbody w każdy poniedziałek i od nowa tworzy skonsolidowany widok. Kursy walut są z zeszłego tygodnia. Przychody nie pokrywają się z depozytami bankowymi. Decyzje dotyczące marketingu międzyobiektowego i wspólnego programowania są odkładane na później, ponieważ dane nigdy nie są wystarczająco wiarygodne, aby na ich podstawie podjąć działania.

Ile tak naprawdę kosztuje ręczne zwijanie

Tygodniowy raport to widoczny koszt: sześć do ośmiu godzin pracy starszego kierownika, które poświęca on na łączenie arkuszy kalkulacyjnych zamiast na zarządzanie firmą. Ukryty koszt jest jeszcze gorszy. Każda liczba w tym raporcie jest nieznacznie błędna, ponieważ przeliczanie walut jest nieaktualne i wykonywane ręcznie. Gdy dane nigdy nie są do końca wiarygodne, decyzje są odkładane na później. Weryfikacja cen czeka. Pakiet obejmujący wiele obiektów nigdy nie jest wdrażany. Nieefektywna lokalizacja nadal nie przynosi oczekiwanych rezultatów, ponieważ nikt nie jest wystarczająco pewny liczb, aby podjąć działania.

Jest też gość, którego nie widać. Gość, który zatrzymał się w trzech Twoich obiektach, wygląda jak trzy różne osoby, jeśli jego adres e-mail lub imię i nazwisko zostały podane nieco inaczej na każdej stronie. W ten sposób najcenniejsza grupa, jaką masz – Twoi lojalni goście z różnych obiektów – jest niewidoczna dla Twojego marketingu.

Jak to działa, gdy każda nieruchomość generuje jeden widok

CRMConnect Mindbody to Zoho CRM łączy wszystkie lokalizacje Mindbody w jedną organizację Zoho CRM. Każda sprzedaż, każda płatność i każdy gość napływają automatycznie, a lokalizacja i oryginalna waluta pozostają bez zmian. Firma otrzymuje jeden skonsolidowany widok. Każda nieruchomość nadal ma swój własny.

Co to daje:

• Pojedyncza liczba przychodów grupy, w walucie bazowej, aktualna dzisiaj, a nie w ostatni piątek.
• Wkład na każdą nieruchomość, dzięki czemu możesz na pierwszy rzut oka sprawdzić, które lokalizacje są objęte kwartałem.
• Możliwość przejścia do szczegółów dowolnej nieruchomości bez konieczności jej ponownego tworzenia.

Każda kwota jest przechowywana zarówno w walucie lokalnej, jak i walucie bazowej. Przeliczenie odbywa się jednorazowo po otrzymaniu danych i jest odświeżane codziennie wraz ze zmianami kursów walut. Dlatego menedżer nieruchomości odczytuje swoje dane w walucie lokalnej, a firma odczytuje wszystkie przeliczone kwoty. Ponieważ przeliczona kwota jest zapisywana w momencie sprzedaży, raporty za ostatni kwartał nie ulegają zmianie wraz z dzisiejszymi zmianami kursu walut.

Skonfiguruj raz, a potem zostaw w spokoju

Konfiguracja jest jednorazowa. Każda nieruchomość jest mapowana na swoją walutę lokalną, a konwersja na walutę bazową jest przeprowadzana z wykorzystaniem dowolnego źródła kursu, któremu Twoja grupa już ufa: dziennego kursu banku centralnego, kursu bankowego lub innego, którego oczekują audytorzy. Następnie proces przebiega automatycznie.

Następnie, bez konieczności korzystania z arkusza kalkulacyjnego, na pulpicie korporacyjnym pojawia się następująca informacja:

• Całkowity przychód grupy w tym miesiącu, we wszystkich nieruchomościach.
• Udział każdej nieruchomości w tej sumie, wyrażony w dolarach i procentach.
• Zmiany z miesiąca na miesiąc i z roku na rok, zarówno na poziomie grupy, jak i dla każdej nieruchomości.

Po raz pierwszy widzisz gości z innych obiektów

Najtrudniej jest poprawnie zidentyfikować gościa, który odwiedził więcej niż jeden obiekt. Integracja dopasowuje gości z różnych lokalizacji według adresu e-mail, numeru telefonu i imienia i nazwiska, więc gość, który dokonał rezerwacji w trzech obiektach, pojawia się jako jedna osoba z jedną historią, a nie jako trzy fragmenty.

Dzięki temu jednemu połączonemu rekordowi firmy mogą wreszcie zapytać „ilu gości zatrzymało się w więcej niż jednym obiekcie w tym roku” i uzyskać szczerą odpowiedź. Ta liczba jest zazwyczaj wyższa, niż ktokolwiek się spodziewa, i wskazuje wprost na pakiety międzyobiektowe i marketing, które wcześniej po prostu nie istniały.

Każdy menedżer nieruchomości nadal ma swój własny, przefiltrowany widok: sprzedaż, rezerwacje i powracających gości w swojej lokalizacji. Nie widzi danych z innych obiektów. Korporacja widzi wszystko.

Jak mogą wyglądać liczby

Są to ilustracyjne zestawienia, a nie rzeczywistych klientów, ale pokazują kształt zmian w grupie pięciu nieruchomości:

• Czas poświęcany przez dyrektora operacyjnego na raportowanie skonsolidowane: spadł z około 6 do 8 godzin tygodniowo do poziomu umożliwiającego zapoznanie się z pulpitem nawigacyjnym tego samego dnia.
• Błędy związane z przeliczaniem walut w raporcie skonsolidowanym: zniknęły, ponieważ przeliczanie odbywa się automatycznie w momencie napływu danych, a nie w arkuszu kalkulacyjnym.
• Po raz pierwszy pojawili się goście z różnych obiektów: zazwyczaj stanowili oni od 8 do 15 procent aktywnej bazy gości, co stanowiło realną i dotychczas niewidoczną grupę klientów dokonujących sprzedaży krzyżowej.
• Decyzje operacyjne podejmowane na podstawie danych z pulpitu nawigacyjnego w pierwszym kwartale: zazwyczaj od czterech do sześciu, np. przegląd cen nieruchomości, wprowadzenie pakietu obejmującego wiele nieruchomości, zmiana personelu w nierentownej lokalizacji oraz realokacja budżetu marketingowego.

Sukcesem nie jest samo „większe przychody w tym kwartale”. Chodzi o podejmowanie cotygodniowych decyzji na podstawie rzeczywistych liczb, a nie piątkowego arkusza kalkulacyjnego.

Dlaczego to ma znaczenie dla Twojej grupy

• Skonsolidowany numer, któremu ufasz, to numer, na który będziesz reagować. Numer niegodny zaufania jest po prostu kwestionowany.
• Goście z różnych obiektów to Twój najbardziej lojalny segment i najłatwiejszy sposób na sprzedaż. Nie możesz kierować marketingu do grupy, której nie widzisz.
• Jedno źródło danych z dwoma poziomami uprawnień, korporacyjnym i majątkowym, za każdym razem jest lepsze od dwóch oddzielnych zestawów ksiąg rachunkowych.

Wypróbuj w swojej grupie

Ciekawi Cię, jak to działa w Twoich lokalizacjach? Wyświetl stronę aplikacji API.