Cliniko i Salesforce: 90-dniowa prognoza przychodów dla kliniki medycyny alternatywnej

Menedżer finansowy, który co poniedziałek przebudowuje prognozę w arkuszu kalkulacyjnym, to wyraźny sygnał, że firma wyrosła ze swoich narzędzi prognostycznych. Po przekroczeniu pewnego rozmiaru arkusz kalkulacyjny przestaje być narzędziem, staje się wąskim gardłem.

Weźmy przykład: Southbank Integrated Health, hipotetyczna, duża klinika z 19 specjalistami z zakresu fizjoterapii, dietetyki, psychologii i fizjologii wysiłku fizycznego, generująca około 3,1 mln dolarów rocznych przychodów. Kierownik finansowy ręcznie co poniedziałek tworzy prognozę 90-dniową. Cliniko przechowuje faktury. Salesforce zarządza procesem. Nikt w pełni nie ufa prognozie. Finansowane plany opieki dodają warstwę cyklicznych, rozliczanych działań, które arkusz kalkulacyjny obsługuje niekonsekwentnie. Spotkania kadry kierowniczej spędzają sporą część każdego wtorku na dyskusjach o tym, która liczba jest prawidłowa, zamiast działać zgodnie z jej poprawnymi danymi.

Dlaczego arkusz kalkulacyjny na poniedziałek Cię powstrzymuje

Prognoza w arkuszu kalkulacyjnym na taką skalę zawodzi z trzech powodów:

• Szybko się psuje. Jest dokładny już w momencie powstania i staje się nieaktualny w ciągu jednego dnia.
• Krojenie jest powolne. Zmiana specjalizacji lub linii usług zajmuje wiele godzin, a działy nigdy nie są zgodne co do nazwy.
• Nie spełnia limitów planu finansowanego. Plany opieki finansowanej mają limit kwot, które można wystawić na fakturę. Arkusz kalkulacyjny rzadko odzwierciedla go poprawnie, więc albo przeszacowuje przychody z finansowania, które są już ograniczone, albo niedoszacowuje odnowień, które wkrótce nadejdą.

W rezultacie kierownictwo debatuje nad prognozą, zamiast działać. Prawdziwym kosztem nie są godziny pracy menedżera finansowego, choć są one realne. Chodzi o powolne podejmowanie decyzji.

Dlaczego inne podejścia zawodzą

Umieszczenie oprogramowania księgowego pomiędzy Cliniko a Salesforce daje dane o przychodach zgodne z przepisami podatkowymi, ale nie prognozę operacyjną, ponieważ widok księgowy opiera się na już wystawionych fakturach, a nie na zarezerwowanych spotkaniach. Samodzielny panel raportowania w eksporcie Cliniko udostępnia kierownictwu wykres, ale nie zapewnia przestrzeni roboczej w Salesforce, gdzie lejek sprzedaży i aktywność programu są już dostępne. A rozdzielenie prognozowania w ramach osobnego narzędzia tworzy jedynie dwa systemy, które się ze sobą nie zgadzają.

Jak działa samoaktualizująca się prognoza

Gdy CRMConnect połączy Cliniko z Salesforce, faktury i wizyty z Cliniko automatycznie trafią do Salesforce, wraz z informacjami z planu opieki, takimi jak limity sesji i limity rozliczeniowe. Twoja prognoza stanie się raportem Salesforce opartym na trzech warstwach i będzie się odświeżać. Poniedziałkowa odbudowa zniknie.

Trzy warstwy:

Potwierdzony przychód. Zapłacone faktury z datą z tego okresu. Są to już zaksięgowane środki.

Bardzo prawdopodobne przychody. Zarezerwowane i zrealizowane wizyty z tego samego okresu, pomnożone przez historyczny wskaźnik przekształcania zrealizowanych wizyt w opłacone rachunki, plus oczekujące faktury ważone na podstawie niezawodności ich płatności.

Przychody ze źródeł odnawialnych, o ograniczonej przepustowości. Aktywne plany opieki finansowanej, z prognozowanymi przychodami ograniczonymi do kwoty, którą nadal można rozliczyć w ramach planu. To jest najważniejsza kwestia: plany finansowane mają limit, a prognoza nigdy nie powinna go przekraczać.

Po wdrożeniu tych trzech warstw można podzielić prognozę według praktyków i linii usług (pierwsze oceny, wizyty kontrolne, programy grupowe, pakiety). To widok, który pokazuje kierownictwu, gdzie prognoza jest skoncentrowana, a gdzie potencjał pozostaje niewykorzystany.

Rytm raportowania

Wysyłaj zespołowi kierowniczemu cotygodniową prognozę, która odświeża się automatycznie, bez konieczności ręcznego przebudowywania. Przeprowadzaj comiesięczny przegląd odchyleń z działem finansowym, porównując prognozę sprzed kilku tygodni z tym, co faktycznie się wydarzyło. To porównanie sprawia, że prognoza staje się coraz dokładniejsza.

Co z tego otrzymasz?

Klinika o profilu Southbank zazwyczaj podnosi dokładność prognoz z poziomu bazowego arkusza kalkulacyjnego wynoszącego 75–82% do niskich 90% po uruchomieniu trójwarstwowej prognozy Salesforce. Kierownik finansowy poświęca na to od 4 do 6 godzin tygodniowo. Kierownictwo przestaje się spierać o prognozę i zaczyna działać. Przychody z finansowania są prognozowane prawidłowo, a nie zawyżane lub zaniżane, co jest największym źródłem błędów prognoz w wielu placówkach opieki zdrowotnej.

Odpowiedzialne zarządzanie finansowanymi planami

Śledzenie finansowanego planu opieki zdrowotnej zapewnia dokładność tej prognozy, ale wiąże się z tym pewna odpowiedzialność. Plan, źródło finansowania i status kwalifikowalności pacjenta to poufne dane operacyjne, a nie dane marketingowe. Należy je uwzględniać w raportach finansowych i operacyjnych. Należy je jednak pomijać w raportach marketingowych. Ponieważ to Ty decydujesz, co ma być udostępniane, możesz jasno określić granicę.

Dlaczego to ma znaczenie dla Twojej kliniki

Gdy prognoza jest tworzona ręcznie, jest to migawka, która jest błędna do wtorku i stanowi argument do środy. Gdy jest tworzona na podstawie bieżących faktur Cliniko, spotkań i limitów planów finansowania w Salesforce, jest to aktualna, wiarygodna liczba, na podstawie której kierownictwo może planować zatrudnienie, moce przerobowe i rozwój. Twój menedżer finansowy przestaje być operatorem arkusza kalkulacyjnego, a staje się analitykiem.

Chcesz zobaczyć CRMConnect Cliniko z Salesforce w akcji? Wyświetl stronę aplikacji API.