Cliniko i ActiveCampaign: Raporty dla lekarzy w czasie rzeczywistym dla kliniki zdrowia kobiet

W rozwoju kliniki nadchodzi moment, w którym ręczne sporządzanie miesięcznego raportu dla lekarzy przestaje być uzasadnione. Dane są już nieaktualne, zanim raport trafi do skrzynki odbiorczej zespołu kierowniczego. Podzielenie ich według dyscypliny zajmuje jedno popołudnie. Nie ma też jasnego obrazu tego, którzy pacjenci angażują się na stałe, a którzy po cichu odchodzą.

Weźmy przykład. Aurora Women’s Health Collective to hipotetyczna praktyka z trzema lokalizacjami i 11 praktykami, w tym fizjoterapeutami miednicy, lekarzami rodzinnymi specjalizującymi się w zdrowiu kobiet i konsultantkami laktacyjnymi. Obecnie kierownictwo raz w miesiącu raportuje wyniki praktyków, wklejając dane eksportowane z Cliniko do arkusza kalkulacyjnego. Liczby odnoszą się do poprzedniego miesiąca. Podział według specjalizacji to ręczny filtr. I nie ma ciągłego obrazu tego, do którego praktyka pacjenci wracają po sześciu miesiącach.

Dlaczego arkusz kalkulacyjny przestaje się skalować

Miesięczny arkusz kalkulacyjny, w którym bierze udział 11 praktyków z trzech lokalizacji i różnych dyscyplin, musi odpowiadać na następujące pytania:

• Przyjęte terminy wizyt według lekarza, lokalizacji i rodzaju usług.
• Średnia wartość faktury na lekarza.
• Wskaźnik powtórnych wizyt, czyli liczba pacjentów powracających w określonym przedziale czasowym.
• Długoterminowe zaangażowanie – ilu pacjentów widzianych pół roku temu jest nadal aktywnych?
• Uczestnictwo w zajęciach grupowych na zajęciach przedporodowych i poporodowych.

Każdy z nich to osobna analiza. Przygotowanie raportu zajmuje pół dnia, a kiedy kierownictwo go przegląda, dane mają już dwa tygodnie, a moment na podjęcie działań już minął.

Jak to działa, gdy Cliniko przekazuje Twoje raporty

CRMConnect Cliniko to ActiveCampaign automatycznie dostosowuje aktywność pacjentów do narzędzia marketingowego i raportowania. Każdy kontakt przechowuje historię wizyt: odwiedzoną placówkę, datę ostatniej wizyty, całkowitą liczbę wizyt oraz liczbę wizyt odbytych w ostatnim czasie. Po zakończeniu wizyty, każdy kontakt jest automatycznie oznaczany nazwą lekarza, lokalizacją i rodzajem wizyty. Aktywność na fakturach również pozostaje zsynchronizowana.

Oznacza to, że raporty w Twoim narzędziu marketingowym i same kampanie marketingowe korzystają z tych samych, stale aktualizowanych danych. Comiesięczny rytuał korzystania z arkusza kalkulacyjnego po prostu znika.

Oto co możesz zobaczyć na żywo:

• Z punktu widzenia lekarza: liczba wizyt w danym miesiącu, wizyty pierwsze w porównaniu z kolejnymi wizytami oraz średnia wartość faktury.
• Widok lokalizacji: przychodzące wizyty, pozyskiwanie nowych pacjentów oraz podział na nowych i powracających pacjentów.
• Długoterminowy obraz zaangażowania: pacjentów, których pierwsza wizyta była sześć miesięcy temu, którzy są nadal aktywni, a którzy już przestali. To właśnie tego widoku zespół marketingowy najbardziej potrzebuje, a obecnie nie ma możliwości jego uzyskania.

Zajęcia grupowe z zakresu przedporodu i poporodu odbywają się oddzielnie od spotkań indywidualnych, dzięki czemu uczestnictwo w zajęciach grupowych nigdy nie wpływa na indywidualne statystyki danego specjalisty.

Jak wyglądają liczby

Klinika odpowiadająca profilowi Aurory zazwyczaj znajduje trzy rzeczy w ciągu pierwszych 60 dni. Te liczby mają charakter poglądowy, ale schemat jest spójny.

Po pierwsze, comiesięczny rytuał arkusza kalkulacyjnego zanika, odzyskując około pół dnia każdego miesiąca. Po drugie, kierownictwo odkrywa, że jeden lub dwóch praktyków ma zauważalnie wyższą retencję pacjentów w ciągu sześciu miesięcy niż pozostali, co otwiera dyskusję kliniczną i operacyjną, którą stare raportowanie całkowicie ukrywało. Po trzecie, pozyskiwanie nowych pacjentów według lokalizacji staje się widoczne w czasie rzeczywistym, dzięki czemu zespół marketingowy może przesuwać wydatki między lokalizacjami co tydzień, a nie co kwartał.

Sesje grupowe bez zniekształcania liczb indywidualnych

Grupowe zajęcia prenatalne, grupy wsparcia po porodzie oraz zajęcia z zakresu zdrowia miednicy stanowią podstawowe źródło dochodu w klinice zdrowia kobiet i powinny być mierzone. Jednak wliczanie uczestnictwa w zajęciach grupowych do statystyk indywidualnych praktyków zaburza oba te czynniki. Integracja oddziela te dwa czynniki: sesja grupowa jest rejestrowana jako uczestnictwo w grupie, a nie jako indywidualna wizyta dla każdej osoby, więc liczba przybyć indywidualnych praktykantów pozostaje czysta, podczas gdy uczestnictwo w zajęciach grupowych ma osobną linię raportowania.

Jedna rzecz, której należy przestrzegać

Gdy etykiety są automatycznie generowane, kuszące jest używanie ich jako dodatkowej dokumentacji medycznej. Należy się temu oprzeć. Etykiety te są jedynie sygnałem dla raportowania i marketingu, niczym więcej. Dokumentacja medyczna pacjenta znajduje się w Cliniko. Jeśli zauważysz, że tworzysz etykiety takie jak „pacjentka jest w ciąży” lub „pacjentka jest w trakcie rekonwalescencji po porodzie”, przestań. Pierwsza z nich w ogóle nie powinna być obecna w narzędziu marketingowym, jest kontekstem klinicznym i ma implikacje dotyczące zgody. Druga, jeśli ma cokolwiek napędzać, powinna pochodzić z Cliniko, a nie być ręcznie aktualizowana.

Dlaczego ma to znaczenie dla Twojej praktyki

Etykiety praktyków i lokalizacji dodawane automatycznie po zakończeniu wizyt to fundament. Najpierw zadbaj o ich płynność, a następnie twórz raporty.

Przechowuj numery wizyt indywidualnych i grupowych w oddzielnych strumieniach, ponieważ ich mieszanie może prowadzić do mylących wyników w kartach wyników lekarzy. Pamiętaj też, że etykiety marketingowe nie są dokumentacją pacjenta. Cliniko jest dokumentacją pacjenta. Integracja pozwala zachować spójność między nimi, nie myląc ich ze sobą.

Chcesz zobaczyć CRMConnect Cliniko z ActiveCampaign w akcji? Wyświetl stronę aplikacji API.