Painéis de controle de campanhas de arrecadação de fundos em tempo real, com dados do DonorPerfect integrados ao ActiveCampaign.

A arrecadação de fundos para rádios públicas é um exercício de liderança condensado em 72 horas. Duas campanhas de doações por ano são responsáveis pela maior parte do crescimento do número de doadores recorrentes da sua emissora. Durante a campanha, o tesoureiro do conselho quer os números por hora. A equipe de patrocínio quer saber quais propostas veiculadas no ar estão surtindo efeito. O gerente geral precisa decidir se estende a campanha por mais um dia.

Sem dados em tempo real, essas decisões são tomadas com base na intuição e nos totais do dia anterior. O relatório de doações do DonorPerfect é gerado no máximo uma vez por dia. O tesoureiro do conselho solicita uma atualização às 16h e a recebe às 17h do dia seguinte. A essa altura, a campanha já avançou a ponto de o número não ter feito diferença.

Por que uma reportagem foge ao padrão usual

Uma campanha de arrecadação de fundos é o teste mais difícil que seus dados de captação de recursos enfrentam. O volume de doações aumenta repentinamente, ninguém tolera atrasos e vários líderes querem respostas ao mesmo tempo.

Os relatórios do DonorPerfect são projetados para execuções agendadas, não para uma exibição em tempo real. Executá-los a cada quinze minutos durante uma campanha é tecnicamente possível, mas exaustivo na prática. Um painel personalizado, criado por um analista, funciona apenas para ele, e durante uma campanha, esse analista está no estúdio, não em uma mesa respondendo às perguntas do tesoureiro. Sua ferramenta de e-mail e relatórios tem a capacidade de gerar painéis, mas não consegue visualizar as doações do DonorPerfect por conta própria. Portanto, as pessoas que mais precisam dos números são as que estão trabalhando às cegas.

Um painel de controle compartilhado que todos na sala podem ler.

O CRMConnect para DonorPerfect e ActiveCampaign atualiza em tempo real, que é a única velocidade que importa durante uma campanha. Novos cadastros de doadores recorrentes, upgrades de assinaturas e doações únicas aparecem segundos após serem registrados no DonorPerfect. Cada doação contém seu valor, tipo e código do dia da campanha, permitindo que o painel de controle detalhe os números enquanto a campanha acontece. Após a campanha, os cálculos do valor dos doadores recorrentes são automaticamente integrados ao DonorPerfect, para que o diretor de desenvolvimento possa visualizar o desempenho da campanha no sistema que já utiliza.

A visão do conselho: quatro números

Eis um cenário ilustrativo. A WPRN Public Radio é uma emissora hipotética afiliada à NPR com 18.500 membros contribuintes, que realiza duas campanhas de arrecadação de fundos por ano. Não se trata de uma emissora real.

O conselho não precisa de vinte métricas. Quatro delas fornecem a visão completa do conselho.

Presentes por hora, acumulados. Uma linha com a quantidade de presentes por hora nas últimas 24 horas, comparada com o mesmo período do último trajeto. Isso demonstra o ritmo melhor do que qualquer outra coisa.

Novos doadores recorrentes adicionados hoje. Um contador que aumenta quase em tempo real à medida que doações recorrentes são recebidas.

Quantidade média mensal de novos apoiadores. Número de novos apoiadores de hoje em comparação com a média acumulada desta campanha e o número final da campanha anterior.

Receita total arrecadada em relação à meta. O termômetro da arrecadação de fundos. O único número que o tesoureiro envia por mensagem ao gerente geral à meia-noite.

Adicionar uma quinta e sexta métrica não ajuda. Isso torna o painel mais lento de ler justamente no momento em que a velocidade de leitura é mais importante.

A visão da subscrição

Sua equipe de captação de recursos precisa de diferentes segmentações, revisadas a cada duas horas para ajustes táticos. A conversão por meio da abordagem transmitida ao vivo permite que a equipe da manhã altere as abordagens da tarde com base no que foi bem recebido. A divisão entre novos doadores, doadores recorrentes e doadores recorrentes com contribuições maiores também é importante, pois algumas abordagens ressoam com potenciais doadores, enquanto outras com a base de doadores recorrentes. Além disso, a divisão entre doações online, por telefone e via celular permite que, caso as doações online estejam com desempenho abaixo do esperado, a equipe verifique se o formulário está com problemas ou se a promoção em áudio está fraca.

Damos as boas-vindas a novos apoiadores desde já.

Assim que um novo assinante se inscreve, o presente aparece na sua caixa de entrada de e-mail e uma série de boas-vindas começa. Em até cinco minutos, você recebe um agradecimento informando o valor e o cronograma do presente, além de uma mensagem de boas-vindas do gerente geral. No segundo dia, uma mensagem de “bem-vindo à família de assinantes” com os benefícios para membros. No sétimo dia, um conteúdo exclusivo dos bastidores sobre as reportagens recentes da emissora. Um novo assinante que espera três dias por um agradecimento tem maior probabilidade de cancelar a assinatura.

Alguns casos que valem a pena acompanhar.

Um doador que aumenta sua doação mensal de US$ 10 para US$ 25 é considerado um doador recorrente, não um novo doador permanente, e é contabilizado separadamente para que o número de novos doadores permanentes permaneça preciso. Alguns doadores cancelam suas doações durante uma campanha, então o painel de controle vê o número líquido de novos doadores permanentes, além do número bruto. Doações por telefone geralmente chegam com atraso, em um lote separado, então o painel de controle sinaliza quando os números de telefone podem estar desatualizados. E um novo doador permanente que opta por não receber e-mails no momento da inscrição é automaticamente excluído da sequência de boas-vindas.

O que isso significa para sua arrecadação de fundos?

Para uma emissora do porte da WPRN (18.500 assinantes recorrentes, orçamento de US$ 6,9 milhões), a transição do relatório de doações do dia anterior para um painel de controle em tempo real geralmente altera duas decisões por campanha: se deve estendê-la e para onde direcionar os anúncios no ar. Juntas, essas decisões representam um aumento de 5% a 10% na receita da campanha. Em uma campanha de US$ 400.000, isso significa uma economia de US$ 20.000 a US$ 40.000 por campanha, duas vezes ao ano, graças a decisões mais assertivas e rápidas.

O benefício mais difícil de mensurar é a confiança. O tesoureiro para de perguntar "o que está acontecendo" e começa a perguntar "o que devemos fazer a seguir". Essa conversa só acontece quando os dados estão disponíveis para ambas as pessoas ao mesmo tempo.

Quer ver o CRMConnect DonorPerfect e o ActiveCampaign em ação? Veja a página do aplicativo da API.