Mindbody e HighLevel: Um cronograma claro por aluno em todos os programas.

Por que seu estúdio tem três horários diferentes?

Uma academia de artes marciais quase sempre opera com três tipos de horários simultaneamente:

• Inscrições abertas para os programas infantis e para iniciantes, onde a família se compromete com um período introdutório de oito semanas.
• Cursos para currículos avançados, como um bloco fixo de preparação para competição com duração de doze semanas.
• Aulas particulares, avaliações e exames de graduação são agendados individualmente.

O Mindbody gerencia os três, mas os mantém em locais separados. Quando sua ferramenta de marketing só vê um deles, cada lembrete enviado é baseado em apenas um terço da imagem.

Hipótese: A academia River Bend Brazilian Jiu Jitsu (ilustrativa) é uma academia de um único dojo com 180 alunos, oferecendo aulas para iniciantes, cursos avançados e aulas particulares. O proprietário envia lembretes de agendamento e recebe respostas como "Tenho aula particular com o Professor Marco às 17h30, por que você está me lembrando da aula das 18h?". Os lembretes são baseados em dados incompletos e dão a impressão de descuido por parte da academia.

Qual o custo dos dados de cronograma parcial?

Quando seus lembretes só consideram aulas em grupo, alunos que agendaram aulas particulares são incomodados com lembretes de aulas que não frequentam, e alunos de cursos com duração de várias semanas nunca recebem nenhum lembrete. Alguns simplesmente ignoram. Outros param de confiar nas suas mensagens e começam a ignorá-las completamente. De qualquer forma, o número de faltas e ausências aumenta, e os alunos com maior probabilidade de abandonar o curso no meio são justamente aqueles que você não consegue alcançar.

O aluno vê um horário para si próprio. Seu estúdio deve ver o mesmo horário.

Uma próxima sessão precisa para cada aluno.

O CRMConnect Mindbody to HighLevel abrange os três tipos de programa: aulas em grupo, consultas individuais, cursos com várias semanas de duração e inscrições para iniciantes. Cada aluno recebe um campo específico para a próxima sessão, independentemente do tipo de sessão que vier a seguir.

O registro deles sempre mostra o evento mais próximo no calendário: horário, instrutor, local e tipo de sessão. A frequência em cada programa é registrada no mesmo perfil. Você obtém uma única fonte de informação confiável em vez de três fontes diferentes.

Como funciona na prática

Seu processo de lembretes passa a ser um único fluxo em vez de três. Diariamente, o sistema verifica quem tem uma sessão agendada para as próximas 24 horas e envia a mensagem adequada para cada sessão:

• As aulas em grupo recebem a mensagem padrão de texto "aula hoje à noite" com o nome do instrutor.
• Uma aula particular inclui uma mensagem de texto com a frase “particular com seu instrutor” junto com a sala.
• Uma sessão do curso recebe um texto do tipo "Módulo 4 hoje à noite, tragam suas anotações".
• Na sessão de inscrição, é enviado um texto intitulado "5ª semana de fundamentos".

Após a sessão, o sistema verifica se o aluno compareceu. Caso ele não tenha comparecido, envia uma mensagem amigável alguns dias depois, perguntando: "Sentimos sua falta. Deseja mudar para o horário de sábado?".

Cada aluno recebe apenas um lembrete para o que realmente importa, e não três lembretes conflitantes para três programas diferentes.

Feito para estudantes que fazem ambos

Muitos alunos frequentam tanto as aulas regulares quanto as aulas particulares recorrentes, e a próxima sessão pode mudar de uma para a outra em um único dia. O sistema sempre indica a sessão mais próxima disponível, independentemente da reserva feita pelo aluno.

Assim, numa quarta-feira de manhã, a próxima sessão pode ser a particular das 17h30 com o Professor Marco. Depois disso, o sistema avança para a aula avançada das 19h. Em seguida, indica a sessão de matrícula de quinta-feira de manhã. Seus lembretes acompanham esse fluxo. Ninguém da sua equipe precisa ficar controlando qual programa terá a próxima sessão.

Resultados representativos com 180 alunos

Estas são imagens ilustrativas, não representam um cliente real:

• Tempo gasto pelo proprietário conciliando os cronogramas de lembretes entre os programas: aproximadamente de 3 a 5 horas por semana, tempo esse que foi recuperado.
• "Por que você está me lembrando de uma aula na qual eu não estou?", responde a voz, com um tom seco, pois o lembrete respeita a próxima aula de verdade.
• Frequência às aulas particulares: um aumento de aproximadamente 4 a 7 pontos percentuais, porque os lembretes chegam ao programa correto.
• Abandono no meio do programa, por volta da quinta semana: diminuiu significativamente, porque os alunos que faltam são identificados e acompanhados mais rapidamente.

O elevador é mecânico. Uma resposta confiável para "qual é a próxima sessão deste aluno" substitui três palpites.

Por que isso é importante para o seu estúdio?

Lembretes confusos corroem silenciosamente a confiança. Um aluno que recebe o lembrete errado duas vezes para de ler os corretos, e um aluno que você nunca lembra é um aluno que você não consegue salvar quando ele começa a se afastar. Quando cada mensagem corresponde ao que o aluno realmente reservou, seus lembretes se tornam algo em que ele confia, em vez de algo que ele ignora. Isso se reflete em melhor frequência, menos faltas e mais alunos concluindo os programas que iniciaram.

Veja para o seu dojo

Quer ver o CRMConnect Mindbody to HighLevel em ação? Veja a página do aplicativo da API.