Painéis de controle de arrecadação de fundos em tempo real, com dados do DonorPerfect integrados ao HubSpot.

O relatório mensal de arrecadação de fundos para o conselho é o documento recorrente mais caro produzido por uma pequena organização sem fins lucrativos. Não em termos financeiros, mas em horas. Seu diretor de desenvolvimento gasta três dias por mês compilando dados, criando tabelas dinâmicas, codificando por cores as listas de doadores inativos e integrando o resultado aos slides. Quando a apresentação chega ao conselho, os dados já estão desatualizados em duas semanas e o diretor de desenvolvimento perdeu metade de uma semana de trabalho que jamais recuperará.

O padrão se repete em todas as fundações escolares, fundos de ex-alunos e fundações comunitárias do país. O conselho quer linhas de tendência, cortes de segmentos e progresso em relação à meta. Os dados existem no DonorPerfect. A camada de relatórios não, então a responsabilidade pela geração de relatórios recai sobre uma pessoa.

Por que as soluções óbvias não se aplicam a uma pequena loja?

O instinto é comprar uma ferramenta de inteligência de negócios. A maioria delas, porém, não se adapta às restrições impostas pelas organizações sem fins lucrativos.

Ferramentas de BI complexas exigem uma conexão direta com o banco de dados ou um pipeline de exportação agendado, além de alguém com domínio da linguagem de fórmulas utilizada. Essa pessoa geralmente não está presente em uma equipe de desenvolvimento de quatro pessoas.

Os painéis nativos do DonorPerfect melhoraram, mas segmentam as doações da maneira que o DonorPerfect quer, e não da maneira que um conselho administrativo deseja. Combinar doações com engajamento de ex-alunos ou participação em eventos exige dados que estejam fora do DonorPerfect.

E planilhas feitas à mão quebram no momento em que uma coluna é adicionada, uma linha é movida ou um novo código aparece. Não importa o que você construa, apodrece, e a reconstrução acaba recaindo sobre o seu principal captador de recursos todo mês.

Uma camada de relatórios pela qual você já pode estar pagando.

A plataforma de dashboards mais barata que a maioria das fundações já utiliza é o HubSpot. Ele oferece relatórios gratuitos, dashboards pagos e um modelo de permissões que permite aos membros do conselho lerem um dashboard sem visualizarem informações que não deveriam.

O CRMConnect para DonorPerfect e HubSpot mantém o panorama financeiro atualizado: doações totais, doação média, maior doação, data da primeira e da última doação, tipo de doador e o registro completo de cada doação. Os painéis refletem as doações de hoje, não os dados da semana passada. Ao adicionar uma nova campanha ou apelo no DonorPerfect, seus painéis do HubSpot continuam funcionando sem que ninguém precise digitar nada novamente. Qualquer detalhe importante do DonorPerfect, como ano de formatura de um ex-aluno, pai/mãe de um aluno atual ou afiliação a um conselho, pode ser importado para o HubSpot para segmentação.

Seis painéis de controle que um presidente de conselho realmente lê.

Eis um cenário ilustrativo. A Fundação das Escolas de Northbrook é uma fundação hipotética de um distrito escolar com 6.500 doadores, entre ex-alunos e familiares. Não se trata de uma organização real.

Receita versus meta, acumulado do ano. Um gráfico: receita acumulada neste ano fiscal em comparação com o ano passado e com a meta aprovada pelo conselho. Este é o primeiro aspecto que a maioria dos presidentes de conselho analisa.

Receita por campanha. Uma tabela classificável de todas as campanhas deste ano, com a receita arrecadada, a meta, as doações recebidas, a doação média e a porcentagem da meta. Esta é a visualização que seu diretor de desenvolvimento usa todas as segundas-feiras.

Segmentos de doadores. Uma tabela com a contagem de doadores: novos deste ano, doadores mantidos do ano passado, doadores recuperados, doadores inativos, doadores recorrentes com aumento de doação e doadores recorrentes com redução de doação. O conselho não precisa dos cálculos. Precisa verificar se o número de novos doadores deste ano supera o número de doadores inativos.

Lista de observação de grandes doadores. Uma lista de doadores cujo valor total das doações ultrapassa o limite estabelecido, mas cuja última doação ocorreu há mais de um ano. Esses são os doadores que precisam de contato direto, não apenas de um e-mail. Cada um deles é encaminhado a um profissional de desenvolvimento com uma tarefa de acompanhamento.

Saúde dos doadores recorrentes. Doadores ativos, doação média mensal, novos doadores recorrentes neste mês, doadores recorrentes perdidos neste mês, taxa de recuperação. A base de doadores recorrentes geralmente representa a receita mais previsível, e o conselho deve analisá-la mensalmente.

Fluxo de promessas de doação e propostas. Oportunidades de grandes doações por etapa, com previsão para os próximos dois trimestres.

Compartilhar isso com o conselho não significa comprar uma assinatura para todos. Os painéis podem ser enviados por e-mail em formato PDF, conforme agendado, ou todo o conselho pode compartilhar um único login somente para visualização.

Recuperando suas noites

O dia cinco de cada mês não deveria ser uma correria. Com os dashboards implementados, os materiais para a diretoria se resumem a capturas de tela de visualizações já existentes, além de um texto de uma página escrito pelo seu diretor de desenvolvimento em 90 minutos, em vez de três dias. Uma pergunta no meio do mês, como "você consegue encontrar os doadores que contribuíram com valores entre US$ 500 e US$ 2.500 no ano passado?", se torna uma questão de cinco minutos, e não de meio dia de trabalho com uma tabela dinâmica. Para o relatório e auditoria anual, os totais de doações e as classificações por segmento são automaticamente integrados ao DonorPerfect, permitindo que as equipes de finanças e programas visualizem os mesmos números.

O que manter longe do painel do carro

Os conselhos administrativos tendem a se concentrar em métricas de vaidade: taxas de abertura de e-mails, seguidores em redes sociais, sessões em sites. Resista a isso. A função do conselho é a supervisão fiduciária, não táticas de marketing. Mantenha os painéis de controle focados em fluxo de caixa e doadores. Se o comitê de marketing quiser dados de engajamento, forneça a eles um painel de controle separado. E resista à tentação de acumular cortes. Seis painéis de controle é o número ideal para um ciclo trimestral do conselho. Um sétimo e um oitavo transformam a reunião em uma revisão de dados em vez de uma revisão de estratégia.

O que isso significa para sua arrecadação de fundos?

Para uma fundação do porte da Northbrook (6.500 doadores, US$ 2,4 milhões em doações anuais), a transição de relatórios manuais para o conselho administrativo para painéis do HubSpot em tempo real geralmente economiza de 15 a 20 horas de trabalho da equipe por mês. Em uma equipe de desenvolvimento de três a cinco pessoas, isso representa aproximadamente US$ 25.000 a US$ 40.000 em capacidade anual, que é então direcionada para a captação de recursos. A mudança mais significativa está na própria reunião: ela passa de "deixe-me explicar esses números" para "esta é a tendência e aqui está o que estamos fazendo a respeito".

Quer ver o CRMConnect, o DonorPerfect e o HubSpot em ação? Veja a página do aplicativo da API.