Mindbody e ActiveCampaign: Abandone as planilhas e envie e-mails para os membros certos.

Entre no escritório dos fundos de um dojo de karatê com 230 alunos e você encontrará planilhas. Uma para as faixas atuais, mantida pelo instrutor principal. Uma para a lista de candidatos aos próximos exames de faixa, mantida por um assistente. Uma para pedidos de equipamentos, uniformes, protetores de sparring e armas, mantida na recepção. Uma para inscrições em torneios. Uma para as matrículas familiares, mantida por quem se lembrar quais alunos são irmãos.

Nenhuma dessas planilhas se comunica entre si. Nenhuma delas alimenta sua ferramenta de e-mail. Então, quando o dojo envia um lembrete de exame de faixa, ele vai para todos, incluindo faixas brancas cujo primeiro exame é daqui a seis meses e os pais de faixas marrons cujos filhos fizeram o exame na semana passada. O número de cancelamentos de inscrição aumenta. A confiança em seus e-mails se deteriora silenciosamente.

Considere um exemplo hipotético. A Stone Pine Karate (ilustrativo), um dojo com uma única localização, 230 alunos e muitas famílias inscritas, tinha exatamente esse problema. O proprietário tentou duas vezes "simplesmente colocar tudo em nossa ferramenta de e-mail" e desistiu em ambas as ocasiões, porque as planilhas e o Mindbody apresentavam resultados diferentes a cada tentativa.

Este post trata da substituição das planilhas por e-mails precisos e direcionados aos membros.

Qual o custo real das planilhas?

O custo óbvio é o tempo. Quatro ou cinco planilhas, cada uma mantida por uma pessoa diferente, cada uma precisando de atualizações constantes, consomem facilmente de quatro a seis horas de trabalho da equipe por semana. Isso representa aproximadamente 250 horas por ano que sua equipe gasta sendo um banco de dados humano em vez de ensinar ou atender os membros.

O custo oculto é ainda pior. Quando os membros continuam recebendo e-mails que obviamente não são para eles, param de ler seus e-mails completamente ou cancelam a assinatura. Quando você finalmente tem algo realmente importante para enviar — uma mudança de horário, um aviso de encerramento, uma promoção de verdade —, metade da sua lista já parou de te acompanhar. E-mails irrelevantes não são gratuitos. Você paga por eles com atenção que jamais poderá recuperar.

Utilize os dados que você já possui.

O Mindbody já contém as informações que essas planilhas rastreiam: graduação de faixa, faixa etária, membros da família, tamanhos de equipamentos, elegibilidade para torneios, datas de testes. O CRMConnect importa tudo isso automaticamente para o ActiveCampaign e mantém as informações atualizadas.

Isso significa que um único registro de membro no ActiveCampaign contém tudo: a graduação do aluno, a faixa etária, a qual família ele pertence, quem paga a mensalidade, o tamanho do uniforme, quando será o próximo exame de faixa e se ele está apto para torneios. Um registro substitui quatro linhas de uma planilha e se atualiza automaticamente.

Três listas que substituem três planilhas

No ActiveCampaign, crie três listas salvas. Cada uma substitui uma planilha e se atualiza automaticamente.

Lista de candidatos para o teste de faixa. Inclui automaticamente qualquer aluno ativo com exame de faixa nos próximos 30 dias. No dia em que o instrutor principal define a data do exame no Mindbody, esse aluno aparece na lista. Chega de manter a lista de alunos manualmente.

Reabastecimento de equipamentos. Inclui automaticamente os alunos cujo último pedido de uniforme foi feito há mais de nove meses. Isso permite identificar alunos que provavelmente já não cabem mais no uniforme, sem precisar ficar cobrando todas as famílias a cada trimestre.

Bolão de torneio. Inclui automaticamente os alunos elegíveis para o torneio, nas faixas e faixas etárias corretas. O organizador do torneio obtém uma lista atualizada na abertura das inscrições pela manhã, todas as vezes.

Em seguida, adicione mais uma lista para os pais: uma lista de Comunicação Familiar com os adultos pagantes vinculados a uma assinatura familiar. Um lembrete de teste de faixa para uma criança de nove anos deve ser enviado aos pais, não à própria criança, e os dados de relacionamento familiar tornam isso automático.

E-mails que se executam sozinhos

Com essas listas prontas, configure três sequências simples de e-mails automatizados.

Preparação para o Teste de Faixa. Quando um aluno se inscreve na lista de candidatos ao exame de faixa, ele recebe uma breve série de comunicados nos 30 dias que antecedem o exame: uma confirmação, um aviso sobre "o que esperar", um lembrete para verificar o uniforme, informações sobre a logística do dia anterior e um aviso com os resultados no dia seguinte.

Reabastecimento de equipamentos. Quando um aluno entra na lista de Reabastecimento de Equipamentos, ele recebe um e-mail de verificação de tamanho que já mostra o tamanho que você tem registrado, além de um e-mail de acompanhamento caso nenhum pedido seja feito.

Ciclo de torneios. Quando um aluno entra no grupo do torneio, ele recebe e-mails de abertura de inscrições, encerramento de inscrições e informações logísticas do dia anterior, e sai da sequência automaticamente assim que se inscreve.

Você também pode acompanhar as tendências de frequência de cada aluno dentro do ActiveCampaign, para que o instrutor principal possa ver quem está comparecendo regularmente e quem está faltando, sem precisar abrir outra planilha.

O que isso significa para o seu estúdio?

Em uma implementação representativa em dojos dessa escala, a eliminação dessas planilhas recupera aproximadamente de quatro a seis horas semanais de tempo da equipe, cerca de 250 horas por ano. Mais importante ainda, sua equipe deixa de confiar nas planilhas e passa a confiar no Mindbody como a única fonte de verdade, o que significa que os dados no próprio Mindbody ficam mais limpos, pois ninguém mantém uma cópia "real" em paralelo.

Os resultados dos seus e-mails também mudam drasticamente. As taxas de cancelamento de inscrição em e-mails em massa geralmente caem pela metade em 60 dias, simplesmente porque os alunos param de receber mensagens que obviamente não são para eles. Os faixas marrons não recebem mais e-mails de orientação para faixas brancas.

Para a Stone Pine, a sequência de pedidos de reposição de equipamentos, por si só, pagou a integração no primeiro trimestre. A taxa de reposição uniforme após nove meses passou de um modesto 35%, impulsionada pela percepção dos pais, para expressivos 65% a 70%, graças a um lembrete com informações sobre tamanhos.

Esses números são ilustrativos. Dojos com registros já organizados apresentam uma economia de tempo menor. Dojos com registros desorganizados apresentam uma economia de tempo muito maior.

Quer ver a integração CRMConnect Mindbody com ActiveCampaign em ação? Veja a página do aplicativo da API.