Mindbody e ActiveCampaign: Transforme inscrições de usuários iniciantes em membros de longo prazo.

Uma nova aluna agenda sua primeira aula experimental para as 20h42 de uma terça-feira. Ela escolheu a aula de Jazz Intermediário com Renata, às 18h de quarta-feira. Ela nunca havia frequentado um estúdio de dança na idade adulta.

A recepção ideal seria assim: terça à noite: um breve e-mail confirmando a reserva e informando o nome do instrutor. Quarta de manhã: um e-mail com instruções sobre o que vestir, onde estacionar e onde fica a entrada. Quarta à tarde: um lembrete rápido. Quarta à noite, após a aula: uma mensagem da própria Renata perguntando como foi. Sexta de manhã: um lembrete para a segunda aula.

Essa sequência de mensagens garante o sucesso em testes. Um estúdio que a envia converte alunos em período de teste em membros a uma taxa de 40% ou mais. Um estúdio que envia a mensagem "Bem-vindo(a) ao nosso estúdio!" duas vezes, juntamente com um código de desconto genérico, converte a uma taxa de 12%.

Considere um exemplo hipotético. O estúdio Lumen Movement Dance (ilustrativo), com uma única localização e 410 alunos ativos, entre crianças e adultos, estava firmemente no grupo dos 12%. Sua ferramenta de e-mail estava configurada. A sequência de boas-vindas consistia em quatro e-mails genéricos. Ela não sabia qual aula cada aluno havia reservado.

Por que uma mensagem de boas-vindas genérica faz com que os testes sejam perdidos?

A aula experimental é o momento mais decisivo na relação de um potencial aluno com você. Ele compareceu uma vez, de propósito, e está decidindo se você fará parte da vida dele agora. Um e-mail genérico diz que a resposta é não, que você é apenas mais um estúdio.

O problema não é o esforço, mas sim a informação. Uma mensagem de boas-vindas genérica não consegue mencionar a aula, o instrutor ou o horário, porque a ferramenta de e-mail não os reconhece. Assim, cada linha exibe “sua aula recente” e “nossos instrutores simpáticos”, e um aluno inexperiente, que participa de uma aula experimental pela primeira vez, interpreta isso como spam. O custo é alto: com uma taxa de conversão de 12% em vez de 30%, um estúdio que realiza 35 aulas experimentais por mês perde aproximadamente seis alunos por mês que poderiam ter sido mantidos. Ao longo de um ano, isso representa um sério prejuízo na receita, causado exclusivamente por e-mails que pareciam impessoais.

Seus e-mails de boas-vindas podem conter todos os detalhes.

O CRMConnect importa todos os detalhes da reserva do Mindbody para o ActiveCampaign no momento em que um aluno se inscreve: qual aula ele escolheu, o nome do instrutor, o horário e o local da aula, a oferta introdutória que ele comprou e, após a aula, se ele compareceu e se reservou outra aula.

Isso é tudo o que você precisa para escrever uma mensagem de boas-vindas que pareça ter sido escrita especificamente para aquele aluno, porque, na prática, foi.

Como funciona o processo de boas-vindas em cinco etapas

No ActiveCampaign, crie uma sequência automatizada que se inicia no momento em que um novo aluno compra uma oferta introdutória com uma aula futura agendada.

Toque em 1, logo após a reserva. Uma confirmação que menciona a aula, o instrutor e o dia: “Você está inscrito(a) na aula de Jazz Intermediário com Renata na quarta-feira. Mal podemos esperar para te receber.”

Touch 2, na manhã da aula. O e-mail com informações sobre a logística: o que vestir, onde estacionar, qual porta usar, o que levar. É aqui que a maioria dos estúdios deixa a desejar. Quem vai pela primeira vez fica nervoso com os detalhes práticos, não com a técnica.

Toque 3, duas horas antes da aula. Um lembrete curto, em formato de calendário. "Te vejo às 6." Quase nenhum conteúdo, alta taxa de abertura, e dá ao aluno nervoso a confiança necessária para realmente entrar na sala.

Touch 4, duas horas após a aula. Esta opção se ramifica. Se o aluno compareceu, recebe uma mensagem de agradecimento do instrutor com um breve pedido de feedback honesto. Caso contrário, recebe uma mensagem amigável de "sentimos sua falta" com um link para reagendar a aula.

Touch 5, um dia e meio após a aula. O lembrete para agendar a segunda aula, sugerindo uma aula com o mesmo instrutor que o aluno acabou de conhecer. Este é o e-mail mais importante da sequência. Um segundo agendamento em até sete dias é o melhor indicador de se um aluno em período de teste se tornará membro.

O gerente do estúdio também tem uma visão clara de todos os alunos que agendaram sua primeira aula, podendo assim dar as boas-vindas pessoalmente àqueles cuja primeira aula é amanhã. Um pequeno gesto, um impacto significativo.

Por que isso é importante para o seu estúdio?

Em uma implementação representativa em estúdios dessa escala, a conversão de aulas experimentais em assinaturas efetivas normalmente passa de uma base de 12 a 18% para a faixa de 28 a 35% em até 60 dias após o lançamento de uma sequência como essa. Os principais impulsionadores são o contato 4, a mensagem do instrutor após a aula, e o contato 5, o lembrete para a segunda aula. O contato 3, o lembrete de duas horas, reduz as taxas de faltas em aproximadamente 25 a 35%, e é daí que vem a maior parte dos resultados. Não é possível converter uma aula experimental que nunca aconteceu.

Especificamente para o Lumen Movement, com aproximadamente 30 a 40 reservas de teste por mês em uma assinatura mensal de US$ 99, aumentar a conversão em 15 pontos percentuais adiciona cerca de cinco novos membros líquidos por mês, o que representa aproximadamente US$ 5.900 em receita recorrente anual adicional, a partir de uma única sequência automatizada.

Esses números são ilustrativos. A qualidade da primeira aula ainda é o fator dominante, e nenhuma sequência de e-mails pode salvar alunos em período de teste em um estúdio com uma experiência inicial ruim. Mas se a sua primeira aula for boa e o acompanhamento for genérico, você estará perdendo alunos que já conquistou.

Quer ver a integração CRMConnect Mindbody com ActiveCampaign em ação? Veja a página do aplicativo da API.