Mindbody e HighLevel: Reduzindo a lacuna entre leads de anúncios e clientes contratados.

Quando seus leads e suas reservas nunca batem.

Empresas de bem-estar e estética que utilizam uma agência de marketing externa quase sempre acabam com dois sistemas que não se comunicam. A agência gerencia anúncios, funis de vendas e alimenta o pipeline com leads no HighLevel. Sua clínica agenda consultas e administra os serviços pelo Mindbody. A lacuna entre esses dois sistemas é onde as vendas silenciosamente se perdem.

Hipótese: O Selene Aesthetic Group (ilustrativo) é uma clínica de estética médica com uma única localização, nove profissionais, 2.400 pacientes ativos e uma conta de marketing gerenciada por uma agência. A agência reporta o volume de leads semanalmente. A recepção reporta os agendamentos semanais. Os dois relatórios nunca coincidem, porque nada transforma um lead de marketing em um cliente real e pronto para agendar um horário no Mindbody no momento em que ele decide marcar a consulta.

Qual o custo dessa diferença para você?

O Mindbody precisa de um registro de cliente real para associar um agendamento. Um lead parado no seu funil de anúncios ainda não é isso. Então, quando um lead está pronto para agendar, alguém precisa digitá-lo manualmente no Mindbody, ou o agendamento não acontece sem problemas. Fazer isso sob pressão em uma recepção movimentada resulta em registros duplicados, erros de digitação e leads perdidos porque o processo de agendamento pareceu complicado.

Isso também significa que você não pode responder às perguntas que definem seu orçamento de anúncios. Você pode ver o volume de leads. Você pode ver as reservas. Mas não pode ver quais leads realmente se tornaram visitantes iniciais, ou qual fonte de anúncios gerou membros pagantes, porque nada conecta os dois registros.

Leads se tornam clientes agendados automaticamente

O CRMConnect Mindbody para HighLevel mantém os registros de seus clientes alinhados em ambos os sistemas, e faz isso com correspondência inteligente para que a mesma pessoa não seja criada duas vezes.

O ponto crucial é que você mantém o controle sobre quais leads são selecionados. Você escolhe um ponto no seu funil, geralmente o momento em que um lead agenda um horário, como gatilho. Quando um lead chega a esse ponto, o CRMConnect verifica seus dados e o cadastra como um cliente real no Mindbody, pronto para agendamento. Se ele já existir no Mindbody, seu registro é atualizado em vez de duplicado.

Como funciona o fluxo de leads para clientes

A versão mais simples disso é a seguinte:

1. Um lead chega através de um funil de anúncios.
2. Seu acompanhamento padrão inclui: uma mensagem de texto de confirmação, captura de opt-in e formulário de inscrição.
3. O cliente em potencial escolhe um horário para agendamento. Esse é o momento em que ele é marcado como pronto para sincronizar.
4. O CRMConnect verifica os detalhes e os cria como um cliente Mindbody.
5. O histórico de marketing do lead está vinculado ao seu novo registro de cliente no Mindbody, de modo que o painel da agência finalmente exibe a conexão.

O mesmo funciona ao contrário. Um cliente que entra na sua recepção e é cadastrado no Mindbody retorna automaticamente e se torna um contato que a agência pode nutrir.

A etapa de reserva não é apenas um gatilho de sincronização. É o seu controle de qualidade. A agência não envia todos os nomes para o Mindbody. Ela envia apenas os nomes das pessoas que concluíram uma etapa de qualificação real. Isso mantém o Mindbody limpo e confiável.

Pronto para mais de um local

Selene opera em um único local atualmente, mas a mesma configuração garante o crescimento futuro. Cada lead possui um marcador de localização do funil de vendas, e o CRMConnect os direciona para o site correto da Mindbody. Não há uma lista de roteamento central para você gerenciar.

A mesma correspondência inteligente detecta duplicatas em diferentes locais: se alguém com o mesmo e-mail já existir em outro local, o CRMConnect identifica a correspondência e atualiza o registro existente em vez de criar um novo. O resultado é que todas as ações subsequentes, como lembretes de renovação, recuperação de faltas e reconquista de membros expirados, são realizadas com base em dados reais do Mindbody, em vez de estimativas.

O que sua agência finalmente vê

Uma vez que o ciclo esteja fechado, o painel de controle da agência poderá responder às perguntas que realmente importam:

• A taxa de leads que se transformam em primeiras visitas, e não apenas em cliques em uma página de reservas.
• A taxa de primeiras visitas que se transformam em adesão, com o status de membro fluindo de volta.
• O custo real de um cliente qualificado, não o custo de um lead bruto.

Esses números só existem porque cada contato agora está conectado ao seu respectivo resultado no sistema Mente-Corpo.

Resultados representativos em 2.400 pacientes

Estas são imagens ilustrativas, não representam um cliente real:

• A taxa de leads que resulta em uma primeira visita, com encaminhamento manual na recepção, varia entre aproximadamente 28% e 35%.
• Leads que se convertem em primeira visita, com criação automática de cliente para que a reserva seja concretizada sem problemas: um aumento para a faixa de 42 a 52%.
• Número de registros duplicados do Mindbody criados por mês: caiu de "perdemos a conta" para aproximadamente 1 a 3, sendo identificados e mesclados automaticamente.
• Tempo gasto na recepção digitando leads da agência no Mindbody: aproximadamente 6 a 8 horas por semana, recuperado.

O aumento de preço não se deve a um texto de e-mail melhor. Ele se deve ao fato de o lead já existir como um cliente Mindbody elegível para reservas no momento em que tenta agendar.

Por que isso é importante para seus resultados financeiros?

Cada lead que fica estagnado no intervalo entre seu funil de anúncios e o Mindbody representa dinheiro que você já pagou e não recebeu. Quando os leads se tornam clientes agendados automaticamente, mais deles se convertem em primeiras visitas, sua recepção para de digitar nomes repetidamente e você finalmente consegue ver quais anúncios valem o investimento. Você não está comprando mais leads. Você está perdendo menos leads que já possui.

Veja aqui para o seu centro de estética médica.

Quer ver o CRMConnect Mindbody to HighLevel em ação? Veja a página do aplicativo da API.