Mindbody e HighLevel: Mantenha os atletas em início de carreira com inscrições abertas durante o período de desistência.

Por que os novos atletas estagnam logo após o aprendizado dos fundamentos?

O programa de iniciação é a parte mais frágil de um negócio de CrossFit. Um novo atleta completa de quatro a seis sessões de fundamentos, é liberado para as aulas regulares e, então, desaparece por três semanas. A primeira aula regular é intimidante. A segunda é ainda mais difícil de se motivar. Na terceira semana de ausência, a matrícula corre o risco de ser cancelada.

Hipótese: A Headwater CrossFit (exemplo) é uma academia com 290 membros e um programa de fundamentos robusto. Seus dados mostram que 80% das desistências nos primeiros 90 dias ocorrem entre o final do programa de fundamentos e a terceira aula regular. Eles enviam mensagens de texto e e-mails para novos alunos, mas essas mensagens não indicam se o aluno realmente tem uma aula agendada.

Qual o custo dos incentivos genéricos?

Um lembrete que não sabe se o atleta tem uma aula agendada é um lembrete que você precisa enviar às cegas. Se enviar para todos, você estará incomodando os atletas que já se inscreveram, o que os condicionará a ignorá-lo. Se não enviar, você perderá os atletas que estão prestes a desistir. De qualquer forma, a mensagem chega no momento errado para metade das pessoas que a recebem, e os atletas mais vulneráveis nesse período delicado pós-aula de fundamentos são justamente aqueles que não a recebem.

Para incentivar o atleta certo no momento certo, você precisa saber uma coisa com certeza: essa pessoa tem uma próxima aula agendada ou não?

Rastreamento sempre preciso da próxima aula

O CRMConnect Mindbody to HighLevel mantém um campo atualizado com a próxima aula de cada atleta. Não se trata de um histórico que você precisa consultar. Ele sempre reflete a próxima aula real do atleta e é atualizado no momento em que ele reserva ou cancela.

A plataforma analisa todos os formatos de aula que você oferece: aulas em grupo, treino livre, clínicas de habilidades, e reinicia automaticamente após o término de cada aula. Cada atleta também mantém uma data de última visita sempre atualizada, juntamente com a lista da próxima turma, permitindo que você veja tanto o histórico quanto o futuro do atleta.

Como funciona o incentivo para a criação de hábitos

O fluxo é executado apenas para atletas que concluíram o programa de integração, mas que têm menos de três visitas regulares às aulas. Ele verifica o status da próxima aula de cada atleta e reage de acordo:

• Se eles tiverem uma aula agendada para a próxima semana, o sistema envia uma mensagem de texto na noite anterior dizendo "você consegue, aqui está o aquecimento" e depois se ausenta. Sem ficar insistindo.
• Se eles não tiverem nada reservado, a sequência de lembretes é executada.

Para atletas sem aulas agendadas, a sequência é suave e espaçada. Um dia após concluírem o treinamento introdutório, recebem uma mensagem de texto com uma maneira rápida de reservar uma das próximas aulas para iniciantes. Alguns dias depois, um e-mail do treinador principal explica como interpretar os treinos da semana seguinte. Alguns dias depois disso, uma mensagem de texto indica uma aula específica com vagas disponíveis e os convida a responder para se inscreverem. Se uma semana inteira se passar e eles ainda não tiverem nada reservado, o sistema os encaminha para um treinador para uma conversa individual.

O segredo é que cada notificação verifica primeiro o status da próxima aula em tempo real. No momento em que um atleta se inscreve, as notificações param automaticamente. Ninguém da sua equipe verifica manualmente se a inscrição foi confirmada, e ninguém envia mensagens para quem já se inscreveu.

Transformando a presença em adesão

A mesma conexão mantém o status de membro atualizado. Assim que um atleta completa três visitas regulares às aulas e ainda está no preço promocional, o fluxo de conversão é ativado. Ele recebe um e-mail informando que agora é oficialmente um CrossFitter, com as opções de assinatura, e seu treinador recebe uma notificação para enviar uma mensagem personalizada. Quando a recepção converte o período de teste no Mindbody, o registro do atleta é atualizado automaticamente e os lembretes sobre o período de teste são interrompidos.

O status de membro está sempre atualizado, portanto, a solicitação de conversão é feita com base em comportamentos reais, como a frequência em três aulas, e não em uma data arbitrária do calendário.

Resultados representativos com 290 membros

Estas são imagens ilustrativas, não representam um cliente real:

• Taxa de conclusão do embarque para a primeira classe regular, sem automação: aproximadamente 55 a 65%.
• O mesmo ocorre com ajustes que levam em consideração a próxima classe: um aumento para a faixa de 72 a 82%.
• Conversão de período de teste para membro efetivo, medida até a terceira visita: um aumento de aproximadamente 6 a 10 pontos percentuais.
• Tempo gasto pelos treinadores perguntando “você reservou?”: diminuiu drasticamente, porque o fluxo de trabalho ou garante a reserva ou, honestamente, leva a situações mais graves.

O sucesso depende do timing. Um sinal que só é enviado quando o atleta não tem nada reservado chega à pessoa certa. Um sinal que ignora isso irrita todos que já reservaram.

Por que isso é importante para a sua caixa

Os atletas que desistem no primeiro mês não são desmotivados. Eles estão presos em um ponto de atrito real, e um incentivo oportuno ajuda a maioria deles a superá-lo. Quando suas mensagens sabem exatamente quem tem uma aula reservada e quem não tem, cada incentivo chega no momento certo para mudar o resultado. Essa é a diferença entre perder quatro em cada dez novos atletas e manter oito, e com preços promocionais para novos membros, essa diferença representa a maior parte do seu crescimento.

Veja na sua caixa

Quer ver o CRMConnect Mindbody to HighLevel em ação? Veja a página do aplicativo da API.