Mindbody e HubSpot: veja qual treinador realmente impulsiona a retenção de alunos na sua academia.

Por que as avaliações de treinadores são baseadas na intuição?

Pergunte a um treinador principal qual membro da sua equipe tem a melhor taxa de retenção. Ele lhe dará uma resposta confiante. Peça-lhe para comprovar com números, e a resposta se torna "bem, sabe, você simplesmente sente isso".

Os relatórios do Mindbody são voltados para contabilidade, não para treinamento. Você pode gerar um relatório de frequência às aulas, um relatório de vendas ou uma lista de faltas. Nenhum deles se encaixa perfeitamente, e ninguém na academia tem tempo para juntá-los semanalmente. Assim, as conversas sobre desempenho permanecem superficiais, os membros inativos só são notificados com três semanas de atraso, e o treinador que realmente gera mais receita por hora geralmente não é quem recebe o devido reconhecimento.

Hipótese: A Anvil Strength CrossFit (ilusória) é um box único com 320 membros e sete horários de aula por dia. O proprietário queria pagar aos treinadores um pequeno bônus atrelado à retenção de alunos e à taxa de ocupação das aulas. Ele não pôde fazê-lo, pois não conseguia mensurar nenhum dos dois indicadores com precisão.

Qual o preço que você paga por não ser capaz de enxergar a realidade do coaching?

Quando você não consegue acompanhar o desempenho dos instrutores, acaba recompensando as coisas erradas. O instrutor mais carismático recebe os elogios, enquanto aquele que discretamente envia mensagens para todos os alunos inativos e os mantém por perto acaba sendo ignorado. Você programa as aulas por hábito, em vez de priorizar o que lota e retém os alunos. E os alunos inativos passam despercebidos, porque ninguém se responsabiliza pelo aviso prévio. Cada aluno que cancela sem ser notado representa receita recorrente que você poderia ter economizado com uma simples mensagem no momento certo.

A boa notícia é que você já tem os dados. Eles só precisam estar reunidos em um só lugar, de forma integrada.

Os dados que você já possui, reunidos.

O CRMConnect Mindbody para HubSpot importa suas atividades do Mindbody para o HubSpot em um formato que permite gerar relatórios. Duas coisas são importadas automaticamente e permanecem atualizadas.

Primeiro, cada agendamento aparece como um registro individual no HubSpot, contendo o coach, a aula, o local, o status e a compra relacionada. Segundo, cada compra do cliente aparece detalhada, com o profissional, o local e o serviço associados. Além disso, o registro de cada membro contém a data da última visita, o coach que o atendeu por último, o total de visitas, o próximo agendamento, as sessões restantes e o status da assinatura.

Isso é tudo o que você precisa para criar relatórios de nível profissional para treinadores. Você não precisa de um analista de dados nem de uma ferramenta de relatórios separada.

Criando o Painel de Desempenho do Treinador

Dentro da plataforma de relatórios do HubSpot, crie quatro relatórios e vincule-os a um único painel chamado "Desempenho do Coach". Limite-se a quatro. Coaches não gostam de painéis com muitos widgets.

Aulas ministradas nos últimos 30 dias. Contagem de aulas concluídas, agrupadas por professor e separadas por tipo de aula. Esta é a maneira mais simples de determinar quem está realmente cumprindo a agenda.

Receita vinculada a cada instrutor, nos últimos 30 dias. Soma das compras relacionadas às interações com cada instrutor. Esta não é a receita bruta do estúdio, mas sim a receita associada aos membros daquele instrutor.

Taxa de ocupação das turmas por instrutor. Turmas concluídas versus vagas agendadas, agrupadas por instrutor e turma. Em ordem, isso mostra quem consegue preencher as turmas com frequência.

Membros inativos por treinador. Membros cuja última visita ocorreu há mais de duas semanas, agrupados pelo treinador com quem tiveram o último contato. Este é o relatório que os treinadores usam diariamente. Ele mostra a cada treinador exatamente quais de seus membros estão em risco no momento.

Para uma avaliação trimestral, adicione um quinto indicador: a retenção pelo instrutor que ministrou a primeira aula do aluno. Compare quantos dos alunos cadastrados por cada instrutor ainda estão ativos 90 dias depois. Essa é a maneira mais próxima de se obter uma atribuição real de retenção sem um projeto de meses de duração.

Identificando membros inativos antes que os treinadores percebam.

O relatório de membros inativos é a parte que os treinadores usam diariamente. Configure uma tarefa automática para que, quando um membro passar duas semanas sem visitar a academia e ainda tiver uma assinatura ativa, o treinador receba uma mensagem com um texto de uma linha: “Vi que o Jamie não aparece há duas semanas. Pode me mandar uma mensagem rápida?”

Isso funciona porque os detalhes da última visita são completos. O instrutor pode ver a aula exata que o aluno frequentou por último, o tipo de visita e o serviço, e fazer referência a isso naturalmente na mensagem. Uma mensagem específica e pessoal do instrutor que ministrou a última aula tem um impacto muito maior do que um e-mail genérico de "sentimos sua falta".

Resultados representativos do primeiro trimestre

Esses são exemplos ilustrativos, não representam um cliente real. Em uma implementação em contêineres dessa escala, o primeiro quarto dos painéis de controle dos ônibus geralmente revela três padrões.

O instrutor com maior carisma percebido raramente é o que apresenta a maior taxa de retenção. A retenção está mais diretamente ligada ao instrutor que de fato envia mensagens de texto para os alunos inativos. As primeiras turmas costumam ter a menor taxa de ocupação e a maior taxa de retenção, o que faz sentido quando se percebe que os participantes das primeiras turmas são bastante comprometidos. E as mensagens de texto enviadas pelo instrutor que ministrou a última aula para os alunos inativos trazem de volta cerca de 30 a 40% das pessoas, em comparação com menos de 10% para um e-mail genérico de reengajamento.

Com 320 membros, recuperar apenas 15% dos potenciais clientes que cancelam a assinatura por mês representa aproximadamente 5 a 8 membros retidos, ou algo em torno de US$ 700 a US$ 1.100 em receita mensal economizada. Ao longo de um ano, isso paga o investimento na integração várias vezes. A taxa de recuperação de clientes inativos depende muito da cultura do coach e do quão personalizadas as mensagens parecem.

O que isso significa para o seu estúdio?

Para negócios individuais, como treinamento pessoal ou um centro de estética médica, a atribuição é mais clara porque cada atendimento tem exatamente um profissional. Para academias com aulas em grupo e instrutores rotativos, a atribuição é mais complexa, então defina antecipadamente quem será considerado o "instrutor responsável" antes de criar o painel de controle. De qualquer forma, a ideia principal permanece: quando você consegue visualizar a frequência, a receita e a retenção por instrutor, você recompensa os instrutores que realmente mantêm os alunos, programa aulas que lotam e identifica e desiste enquanto ainda é possível. Essa é a diferença entre treinar com base em palpites e treinar com base na verdade.

Quer ver o CRMConnect Mindbody para HubSpot em ação? Veja a página do aplicativo da API.