Mindbody e HubSpot: Transforme cada oferta introdutória em uma segunda aula reservada.

A janela que você está perdendo toda semana

Um novo aluno entra, paga pela oferta introdutória de US$ 39, faz sua primeira aula e sai satisfeito. Em seguida, a recepção fica lotada pelas próximas quatro horas e ninguém mexe no sistema de marketing até o final do expediente. Quando alguém finalmente exporta os clientes do dia e os carrega na manhã seguinte, esse aluno já passou a maior parte do dia no período mais importante que ele passará com o seu estúdio: os primeiros 14 dias da oferta introdutória.

Hipótese: O Lotus & Lattice Yoga (ilustórico) é um estúdio boutique com uma única localização, 280 membros ativos e 14 aulas semanais. Eles observavam isso acontecer todas as semanas. A taxa de conversão de alunos iniciantes em membros ficava em torno de 15%. A proprietária tinha certeza de que a recepção só precisava "ser mais ágil", mas a recepção já estava sobrecarregada. O problema não era a falta de esforço. Era que nenhum acompanhamento podia ser iniciado até que um funcionário cadastrasse o novo aluno no sistema.

Qual o custo do atraso para você?

Um e-mail de agradecimento pela primeira aula, enviado com um dia e meio de atraso, chega depois que o momento já passou. O aluno já reservou a segunda aula por conta própria ou já desistiu. E um e-mail de acompanhamento, criado a partir de uma mensagem enviada pela manhã, é genérico por necessidade: contém o nome e a compra, mas não o instrutor, o estilo ou se o aluno reservou outra aula. Mensagens genéricas na etapa mais importante do funil de vendas são a forma como os estúdios perdem silenciosamente alunos pelos quais já pagaram.

O que sincroniza o momento da compra da introdução?

A integração CRMConnect Mindbody com HubSpot é simples e rápida. Assim que um aluno adquire uma oferta introdutória, a integração entra em ação. O novo cliente é criado ou identificado no HubSpot, com detecção inteligente de duplicados, de forma que um lead anterior com o mesmo nome e e-mail seja atualizado em vez de duplicado.

O registro deles no HubSpot é preenchido com detalhes que tornam o acompanhamento personalizado: a oferta introdutória que compraram e quando, a aula que acabaram de fazer, o instrutor que a ministrou, o número de visitas, o status da assinatura e se reservaram algo em seguida. Cada reserva, visita, aula perdida e compra continua sendo registrada em segundos. Isso é suficiente para gerar uma sequência de acompanhamento eficaz, sem que ninguém precise digitar nada.

Acompanhamento de sete dias: Primeira classe, Segunda classe, Conversão

No HubSpot, crie um fluxo de trabalho que se inicie no mesmo dia em que um aluno compra uma oferta introdutória.

Duas horas após a primeira aula, os alunos recebem uma mensagem de agradecimento, personalizada com o nome da aula que fizeram e o instrutor responsável. Essa mensagem é enviada na mesma noite, enquanto a experiência no estúdio ainda está fresca na memória, e não na manhã seguinte.

Segundo dia. Se ainda não tiverem reservado a próxima aula, recebem um e-mail com um link para escolher a segunda aula. Este é o fator mais importante em toda a sequência. A diferença na taxa de conversão entre os alunos que frequentam a segunda aula em uma semana e os que não frequentam é enorme.

Quarto dia. A mensagem varia de acordo com o nível de engajamento. Um aluno que ainda está em sua primeira visita recebe um e-mail com a biografia do instrutor, indicando sua primeira semana. Já um aluno que já visitou duas ou mais vezes recebe um e-mail com a mensagem "você está progredindo".

Dia doze. Dois dias antes do término do período introdutório, a oferta de adesão é enviada, com a linguagem adaptada ao nível de engajamento real. Um aluno que compareceu seis vezes recebe uma proposta diferente de um aluno que compareceu apenas uma vez.

Resultados representativos após 90 dias

Esses são exemplos ilustrativos, não clientes reais. Em uma implementação em estúdios de escala semelhante, esse padrão aumenta a conversão de visitantes em membros de aproximadamente 18% para 26% a 30% em um trimestre. A maior parte desse aumento vem do incentivo à reserva no segundo dia, que reduz o tempo para a segunda aula de nove dias para menos de quatro. As taxas de abertura da mensagem de agradecimento enviada na mesma noite tendem a ultrapassar 60%, pois ela chega enquanto o estúdio ainda está com uma imagem positiva.

O tempo gasto pela equipe da recepção com a entrada de dados cai praticamente a zero, porque todo o processo é automático. Se um formulário no seu site cadastrar alguém que depois comparece a uma aula, a lógica de detecção de duplicatas mescla os dados. Se um membro atualizar seu e-mail, a informação é automaticamente redirecionada para o site correto do Mindbody. Sua taxa de conversão inicial e o texto da sua mensagem irão influenciar os números, mas a estrutura é que faz o trabalho pesado.

O que isso significa para o seu estúdio?

A estrutura de três pontos de contato é a parte a ser copiada: um agradecimento na mesma noite, um lembrete de segunda classe no segundo dia e uma oferta de conversão no décimo segundo dia. O lembrete do segundo dia é a mensagem de maior impacto na sequência e é a que a maioria dos estúdios ignora.

Para um estúdio muito pequeno, com apenas algumas aulas introdutórias semanais, um processo manual com tarefas pode ser suficiente. Mas, quando o volume de aulas introdutórias aumenta consideravelmente, a matemática é simples. Cada oferta de aula introdutória vendida representa um aluno que você já pagou para atrair. O acompanhamento na mesma noite, enquanto o aluno ainda se lembra da experiência, é a forma de transformar essa compra em uma matrícula efetiva, em vez de uma oportunidade perdida.

Quer ver o CRMConnect Mindbody para HubSpot em ação? Veja a página do aplicativo da API.