Mindbody e Keap: pare de recriar dados de clientes manualmente no Keap

Pergunte a qualquer dono de estúdio que migrou seu marketing para o Keap nos últimos dois anos como foi o primeiro mês. Eles lhe falarão sobre as planilhas, as importações e o trabalho lento e exaustivo de recriar manualmente cada detalhe do cliente. Metas, histórico de lesões, saldo de pacotes, datas importantes. Tudo isso já estava no Mindbody e teve que ser reconstruído do zero.

Se você administra um estúdio de treinamento pessoal personalizado, cada treinador registra de 8 a 15 informações por cliente: objetivos, composição corporal, histórico de lesões, preferências de treino, anotações sobre dieta, datas importantes, equipamentos que possuem em casa e restrições de horário. O Mindbody armazena todas essas informações. O Keap, por si só, começa vazio. Alguém precisa recriar cada registro, decidir como deve ser formatado, nomeá-lo e, em seguida, conectá-lo ao Mindbody para que seja preenchido corretamente.

Esse trabalho é lento. Um instrutor dedicado consegue configurar, talvez, quatro desses detalhes por hora, considerando a construção, a conexão e a importação de testes. Multiplique isso por 15 detalhes, e depois por quantos instrutores quiserem sua própria visualização, e a configuração por si só leva dias. A maioria dos estúdios desiste na metade do processo e acaba com um Keap incompleto em que ninguém confia.

Aqui está um exemplo ilustrativo. A Granite Bay Personal Training (um estúdio hipotético), com uma única localização, 5 treinadores e 140 clientes que exigem acompanhamento personalizado, tentou isso manualmente duas vezes. Ambas as tentativas falharam na etapa de configuração. Os treinadores passaram seus intervalos de almoço por duas semanas recriando manualmente os dados dos clientes, odiaram a experiência e voltaram a usar o Mindbody para tudo, além de uma planilha auxiliar para o acompanhamento de metas.

Como é a sua conta Keap no primeiro dia

O CRMConnect Mindbody para Keap configura os detalhes do cliente para você. Durante a configuração, ele cria os elementos essenciais para o funcionamento de um negócio de bem-estar, sem necessidade de configuração manual.

No primeiro dia, sua conta Keap já sabe, para cada cliente:

• Quem são e de onde vieram: seu histórico no Mindbody, status atual de membro, total de visitas, data da última visita, o serviço que utilizaram e qual membro da equipe os atendeu.
• Situação geral em relação aos pacotes: data de expiração da assinatura, sessões restantes, detalhes do contrato e se o pagamento automático está ativo.
• O que eles compraram: histórico de ofertas de boas-vindas, última compra, valor e data.
• Nível de engajamento: data da primeira visita, total de visitas ao longo da vida útil do site e receita acumulada ao longo da vida útil do site.

Vai além de um conjunto padrão. Os detalhes exclusivos do seu estúdio também são importados. Se o seu estúdio de treinamento pessoal acompanha as metas dos clientes no Mindbody (perda de peso, mobilidade, força, específicas para o esporte, pós-lesão), essas informações exatas são importadas automaticamente para o Keap. Ninguém digita nada manualmente em um menu suspenso do Keap.

Assim, um treinador que acessa o cadastro de um cliente no primeiro dia vê os objetivos do cliente, suas anotações sobre lesões, seus dias de treino preferidos, o pacote contratado, as sessões restantes, o total de visitas, a última visita e o próximo agendamento. Tudo o que antes era registrado em uma planilha, agora está na ferramenta que gerencia o marketing.

Por que os dados permanecem úteis, e não apenas precisos, no primeiro dia?

O primeiro dia é a parte fácil. A parte difícil são os próximos 12 meses, quando os clientes compram novos pacotes, atingem metas, mudam seus objetivos e atualizam suas preferências. Um dado do cliente que está correto hoje e se torna obsoleto no mês que vem é inútil. Os dados que permanecem atualizados são os que realmente impulsionam o seu acompanhamento.

O CRMConnect mantém tudo atualizado automaticamente. Quando um cliente compra um novo pacote de 12 sessões, o nome do pacote, as sessões restantes e a última compra são atualizados imediatamente no Keap, e ele é automaticamente adicionado às campanhas corretas. Qualquer lembrete de renovação, parabéns por conquista ou acompanhamento de treinamento que você tenha configurado detecta a alteração e age de acordo. Ninguém precisa atualizar nada manualmente.

Os dados do cliente permanecem úteis porque se mantêm atualizados. Esse é o objetivo principal.

Como os instrutores obtêm suas próprias listas de trabalho

Com todos os detalhes do cliente definidos, cada instrutor pode criar suas próprias visualizações no Keap, sem necessidade de conhecimento técnico.

A lista diária de um treinador mostra seus clientes ativos, ordenados por data da próxima consulta. Novos clientes aparecem automaticamente. Clientes que abandonam o serviço são removidos da lista por conta própria.

Uma lista de renovações mostra os clientes com três ou menos sessões restantes, agrupados por instrutor, para que cada instrutor veja seu próprio fluxo de renovações.

Uma lista de marcos identifica os clientes que atingiram a marca de 100 visitas, mas ainda não foram homenageados. Isso aciona o envio automático de parabéns e cartões-presente, que se torna o ritual de fidelização do estúdio.

Uma lista de monitoramento de lesões mostra os clientes com anotações de lesões ativas que treinaram na última semana, para que o treinador principal possa verificar quem precisa de uma conversa de acompanhamento para revisão da técnica de execução dos exercícios.

Nada disso requer configuração técnica. Nada disso exige que os instrutores mantenham planilhas. Os detalhes se preenchem sozinhos. As listas se atualizam automaticamente.

O que isso significa para o seu estúdio?

Em uma implementação ilustrativa em um estúdio deste porte, o trabalho de configuração manual que uma abordagem "faça você mesmo" normalmente exige (de 4 a 6 horas por instrutor em 5 instrutores, mais de 8 a 12 horas de trabalho administrativo) se reduz a aproximadamente uma hora de configuração. Isso representa uma recuperação imediata de cerca de 30 a 40 horas de tempo de instrutor e administrativo, apenas na configuração.

As economias continuam depois disso. Quando você lança um novo programa, não precisa voltar atrás e reconstruir nada. Um novo workshop "Segundas-feiras de Mobilidade" no Mindbody é integrado automaticamente ao Keap conforme as pessoas o compram, sem que ninguém precise mexer no Keap.

Para a Granite Bay, a verdadeira vitória foi os treinadores usarem o Keap pela primeira vez. Após duas configurações manuais frustradas, a terceira tentativa foi bem-sucedida porque os treinadores não precisaram fazer a configuração por conta própria. Os clientes que eles vinham monitorando em planilhas separadas foram importados com seus objetivos e registros de lesões intactos.

Esses números são ilustrativos. O tempo que você economiza depende da quantidade de detalhes do cliente que você já armazena no Mindbody e da consistência dessas informações.

Quer ver o CRMConnect Mindbody para Keap em ação? Veja a página do aplicativo da API.