Mindbody e Keap: Relatórios por localização para uma rede de academias com 4 unidades

Uma equipe de marketing de 3 pessoas em uma academia boutique com 4 unidades, na prática, se torna uma equipe de 1,5 pessoa quando se leva em conta o gerenciamento de anúncios, conteúdo e reuniões semanais. O tempo restante deve ser dedicado aos relatórios de cada unidade para os quatro gerentes gerais, cada um querendo saber como sua academia está se saindo esta semana e como isso se compara ao mês passado.

Sem dados adequados por localização na sua ferramenta de marketing, o processo de geração de relatórios se resume a isto: extrair quatro exportações separadas do Mindbody, abrir quatro relatórios, cruzar todas as informações em uma planilha, criar quatro mini-painéis, enviar quatro e-mails e repetir tudo na semana seguinte. Cada ciclo consome de 4 a 6 horas da semana de um profissional de marketing. Ao longo de um ano, isso representa de 200 a 300 horas de puro trabalho burocrático com relatórios, sem nenhum resultado criativo.

Eis um exemplo ilustrativo. A Ember Athletic (uma hipotética rede de academias), com 4 unidades, 2.100 membros no total e uma equipe central de marketing de 3 pessoas, estava passando exatamente por isso. Os profissionais de marketing estavam à beira de um esgotamento. Os gerentes gerais reclamavam que os dados de suas unidades pareciam ser uma reflexão tardia. O proprietário ouvia constantemente "precisamos de um analista de dados" e resistia, porque essa contratação custaria US$ 90 mil.

A resposta certa não é contratar um especialista em dados. A resposta certa é ter os dados de cada local importados corretamente para o Keap, para que a geração de relatórios se torne uma simples busca salva, e não uma tarefa manual de exportação.

Como a identidade do site é transmitida para o Keap

O CRMConnect Mindbody para Keap permite o uso de várias unidades Mindbody em uma única conta Keap. O registro de cada membro inclui a academia de origem e uma lista de todas as academias que ele visitou ou onde fez compras. Quando um membro compra um pacote de aulas, o local da compra também é registrado. Um pacote de 10 aulas comprado na unidade Eastside é registrado de forma diferente do mesmo pacote comprado na unidade Downtown.

Assim, um membro que se associou no centro da cidade e começou a frequentar o lado leste três meses depois tem um único registro no Keap que indica ambos os locais: o centro é sua base, o lado leste é onde treinou mais recentemente, e cada visita e compra carrega consigo a localização. Um membro, um registro, um panorama completo.

Uma única conta Keap, não quatro.

A tentação é criar uma conta Keap separada para cada local. Não faça isso. Você perde a visualização de membros entre locais (uma das poucas coisas que o Keap realmente faz bem), paga quatro vezes mais pela licença e precisa conciliar as assinaturas entre os locais manualmente.

A configuração ideal consiste em uma conta Keap com pesquisas salvas que levam em consideração a localização e campanhas por localização.

A visualização de membros inativos por local mostra a cada GM apenas os seus próprios membros que não visitaram o local nos últimos 14 dias, mas que ainda possuem uma assinatura ativa. Cada GM recebe seu próprio link salvo nos favoritos.

Uma sequência de boas-vindas por local consiste em uma campanha com quatro versões, cada uma vinculada a um local específico. A versão para o Centro apresenta os instrutores e horários das aulas. Já a versão para a Zona Leste menciona detalhes sobre a Zona Leste. A estrutura é a mesma, com conteúdo adaptado à localização.

Os relatórios de retenção por localização são pesquisas salvas agrupadas por localização de origem. A equipe de marketing cria esses relatórios uma única vez e eles se mantêm atualizados automaticamente.

Para campanhas que abrangem diferentes locais, a lista de academias que um membro visitou serve como filtro. Uma campanha do tipo "experimente nossa nova unidade no Eastside", enviada apenas para membros da unidade do centro que nunca visitaram a unidade do Eastside, precisa apenas de um filtro para ser definida.

Aproveitar ao máximo um local em dificuldades

A pergunta que todo proprietário de várias unidades quer saber: uma das unidades está perdendo membros mais rápido que as outras? Sem dados específicos de cada unidade, essa pergunta leva uma semana para ser respondida e, geralmente, a resposta chega tarde demais.

Com as pesquisas salvas com reconhecimento de localização no Keap, a resposta leva cerca de 90 segundos. Conte os membros do Westgate que têm uma assinatura ativa, mas não visitaram o local nos últimos 21 dias, divida pelo total de membros ativos do Westgate e você terá a taxa de desvio desse local. Compare com as quatro localizações. Se o Westgate apresentar um desvio mensal de 12%, enquanto as outras três estiverem entre 6% e 7%, você tem um problema para investigar este mês, não daqui a três meses.

Se a localização residencial de um membro estiver incorreta, a equipe de marketing pode corrigi-la no Keap e a correção é automaticamente transferida para o Mindbody. Sem necessidade de inserir os dados duas vezes.

O que isso significa para seus resultados financeiros?

Em uma implementação ilustrativa em uma rede desse porte, a carga de trabalho de geração de relatórios por local normalmente cai de 4 a 6 horas por semana por profissional de marketing para menos de 30 minutos, gastos principalmente na revisão das pesquisas salvas e na redação dos comentários do gerente geral. Para a equipe de 3 pessoas da Ember, isso representa uma recuperação de aproximadamente 12 a 16 horas semanais, ou 600 a 800 horas por ano, quase um terço de uma função em tempo integral.

A vitória qualitativa importa mais. Os gerentes gerais deixam de se sentir como meros figurantes porque seus dados chegam automaticamente e em tempo hábil às suas caixas de entrada. O marketing deixa de ser o gargalo nas discussões sobre localização. A reunião semanal de liderança passa de "o marketing não enviou os relatórios" para "a taxa de rotatividade de funcionários da Westgate aumentou, vamos conversar sobre isso".

Especificamente para a Ember, a equipe conseguiu lançar dois novos testes de anúncios criativos por mês assim que a sobrecarga de relatórios foi eliminada, ambos os quais estavam atrasados há seis meses. O aumento de desempenho obtido com esses testes cobriu o custo da integração no primeiro trimestre.

Esses números são meramente ilustrativos. Sua carga de trabalho de geração de relatórios depende muito da frequência com que os gerentes gerais realmente utilizam os relatórios que solicitam.

Quer ver o CRMConnect Mindbody para Keap em ação? Veja a página do aplicativo da API.