Mindbody e Klaviyo: Economize na rematrícula em escolas de natação ao identificar desistências precoces.

Por que os programas sazonais perdem famílias na hora da rematrícula?

Escolas de natação, artes marciais infantis, academias de música, qualquer programa que funcione em temporadas, todos têm o mesmo formato: uma sessão de oito a doze semanas, um prazo final rígido para rematrícula e um pai ou mãe do outro lado, que precisa conciliar outras quatro atividades e um emprego de meio período. Se você não conseguir a atenção desse pai ou mãe nas duas semanas que antecedem o prazo final, a vaga é oferecida a uma família na lista de espera e a criança não retorna na próxima sessão.

Eis um exemplo ilustrativo. A Tidepool Swim Academy (uma escola de natação hipotética) é um programa para 620 crianças que oferece sessões sazonais em uma piscina coberta. O processo de rematrícula em si funciona bem. O problema está no início do processo. As famílias que perdem o ritmo (dois cancelamentos seguidos, férias, uma semana de doença) não são sinalizadas em nenhum lugar. O mesmo e-mail genérico de rematrícula é enviado a todos na semana anterior à abertura das inscrições. As crianças com maior risco de desistir nunca recebem uma tentativa direcionada de rematrícula.

Qual o custo do processo manual?

A Mindbody sabe tudo o que importa aqui. Cada aula tem uma lista de presença. Cada cancelamento é registrado com hora marcada. Cada inscrição tem início e fim. O problema é que nada disso chega à sua ferramenta de marketing a tempo de ser utilizado.

Na sexta-feira, a recepção gera um relatório de "três ou mais aulas perdidas", entrega-o à coordenadora de marketing na segunda-feira, que elabora uma lista única até quarta-feira. A essa altura, o prazo para cancelamento já se encerrou. A família que precisava de uma segunda chance não conseguiu nada, ou conseguiu tarde demais.

Portanto, o custo do processo manual não se resume às horas gastas na criação de listas. Inclui também as novas matrículas que você perde silenciosamente a cada sessão porque os sinais de alerta nunca chegaram a quem pudesse agir.

Como o CRMConnect preenche a lacuna

A integração CRMConnect Mindbody com Klaviyo mantém seu marketing atualizado sobre o que realmente está acontecendo em suas aulas. Três funcionalidades do aplicativo API fazem o trabalho:

• A sincronização de aulas e o controle de frequência mantêm o Klaviyo atualizado sobre reservas futuras, presença e cancelamentos.
• A sincronização em tempo real do perfil do cliente mantém os registros de contato dos pais alinhados, com o status de matrícula de cada criança vinculado.
• O rastreamento de visitas concilia as visitas recentes diariamente, para que um fluxo de aula perdida não seja acionado por engano em uma aula que o aluno realmente frequentou.

O e-mail dos pais é o ponto de referência no Klaviyo. Crianças sem e-mail próprio (que são quase todas nessa idade) ficam vinculadas ao cadastro dos pais, garantindo que todas as mensagens cheguem ao adulto responsável por agendar a aula.

Aproveitando a oscilação antes que ela se transforme em uma queda livre.

O primeiro fluxo que você deve fazer é curto e direcionado para a oscilação, não para o penhasco. Funciona assim:

O processo começa quando uma aula é cancelada, priorizando as aulas que ocorreriam nas últimas 24 horas. O sistema aguarda 4 horas para não surpreender os pais que estão com um filho doente. Em seguida, envia um e-mail informando que a vaga da criança foi reservada para a próxima semana, confirmando a data e o horário da próxima aula.

Em seguida, verifica quantas vezes aquela família cancelou nos últimos 30 dias. Um cancelamento é irrelevante, então o fluxo simplesmente termina aí. Dois ou mais cancelamentos são um sinal, então o fluxo continua com um segundo e-mail dois dias depois: uma mensagem do treinador da criança, oferecendo uma vaga para aula de reposição. Essa é a tentativa de resgate direcionada que um e-mail genérico jamais conseguiria.

O que torna isso útil é a ramificação. Um único cancelamento não significa nada. O terceiro cancelamento em um mês significa algo, e sua tentativa de salvar deve refletir isso.

Fluxo do Período de Rematrícula

O segundo fluxo é executado uma vez por sessão, apenas contra as famílias que estão na linha divisória.

O processo começa 14 dias antes da abertura das novas matrículas, considerando apenas as crianças com matrícula ativa. Em seguida, as famílias são divididas de acordo com o desempenho da criança na sessão atual:

• Com uma taxa de comparecimento de 80% ou superior: um e-mail padrão de "garanta sua vaga".
• De 50 a 80 por cento: um e-mail do tipo "Notamos algumas faltas" com uma nota do treinador e um breve questionário de acompanhamento.
• Menos de 50%: nenhum e-mail. Essas famílias são encaminhadas para o treinador principal para uma ligação pessoal e são sinalizadas no painel da recepção.

Uma semana depois, o sistema para de enviar mensagens para quem já se reinscreveu e envia um lembrete final 48 horas antes do prazo final para todos que ainda estão indecisos.

A opção “pular o e-mail e encaminhar para um orientador” é a parte que a maioria das automações ignora. As famílias com menor frequência não precisam de outro e-mail. Elas precisam de uma pessoa. A ferramenta não toma essa decisão. Ela apenas garante que as famílias certas recebam atendimento.

O que isso significa para a sua escola?

Aqui estão exemplos ilustrativos, não se trata de um cliente real:

• Taxa de rematrícula antes dos fluxos: aproximadamente 65 a 70 por cento.
• Taxa de rematrícula com fluxos baseados na frequência: um aumento para a faixa de 75 a 82%, principalmente do grupo de frequência de 50 a 80% que antes recebia apenas o comunicado genérico.
• Horas gastas na recepção por sessão para criar listas: aproximadamente de 6 a 8 horas, totalmente recuperadas.
• "Alguém entrou em contato depois que meu filho faltou na semana passada?" As reclamações dos pais diminuíram drasticamente, porque alguém entrou em contato.

O seu verdadeiro aumento de desempenho depende da sua base de comparação, dos seus preços e se o treinador principal realmente toma as decisões. O CRMConnect simplesmente fornece a lista certa, na hora certa.

Por que isso é importante para seus resultados financeiros?

Os programas sazonais sobrevivem ou fracassam no prazo final de rematrícula. Alguns pontos percentuais extras de rematrícula, sessão após sessão, resultam em um grupo significativamente maior de participantes e uma lista de espera em vez de vagas vazias. Identificar as famílias indecisas logo no início, com uma tentativa real de salvá-las em vez de uma oferta genérica, é de onde vêm esses pontos.

Quer ver o CRMConnect Mindbody para Klaviyo em ação? Veja a página do aplicativo da API.