Mindbody e Klaviyo: cumprimente os novos clientes quando eles agendarem, não quando se inscreverem em uma lista.

A janela de 72 horas que você está perdendo

A primeira reserva de uma aula é o momento de maior interesse que uma marca de bem-estar pode obter de um novo cliente. Ele inseriu os dados do cartão, escolheu um horário, bloqueou a agenda e se comprometeu. Essa janela de oportunidade permanece ativa por cerca de 72 horas. Depois disso, a energia se esgota e você volta a lutar pela atenção do cliente.

Se a sua sequência de boas-vindas só começa quando alguém se inscreve na newsletter, essa intenção não está sendo aproveitada. Veja um exemplo ilustrativo: o Crescent Pilates Lab (um estúdio hipotético) tem 380 clientes, uma marca forte e uma equipe de marketing que sabe exatamente como escrever uma sequência de boas-vindas. O problema não é o e-mail em si, mas sim o fato de que ele envia o sinal errado. A inscrição na newsletter acontece dias antes, ou às vezes semanas depois, da reserva da aula. Assim, a sequência de boas-vindas acaba parabenizando as pessoas por se inscreverem em uma lista, em vez de dar as boas-vindas a alguém que acabou de reservar sua primeira aula de reformer.

Por que um gatilho de newsletter não consegue o verdadeiro primeiro contato

A série de boas-vindas do livro didático começa com um de dois sinais: a inscrição em uma newsletter ou o primeiro pedido na loja online. A reserva de uma aula no Mindbody não se enquadra em nenhum desses casos. Assim, os estúdios acabam com três opções ruins:

• Exporte do Mindbody todas as manhãs e carregue como uma lista. A mensagem de boas-vindas começa no momento do upload da lista, que ocorre com horas ou até um dia inteiro de atraso, e perde completamente o contexto de "acabei de reservar uma aula".
• Corrigi uma conexão que monitora reservas no Mindbody. Ela funciona até que um nome tenha um apóstrofo, um número de telefone comece com um zero ou uma reserva seja remarcada; nesse caso, o tratamento de duplicatas falha.
• Construir tudo internamente. Um projeto de fim de semana que se transforma em um fardo de manutenção durante o ano todo.

Nenhuma dessas opções garante um cadastro de cliente completo, com a aula agendada, o local e o histórico de visitas, a tempo de um contato no mesmo dia.

Como o CRMConnect preenche a lacuna

A integração CRMConnect Mindbody com Klaviyo considera a reserva da aula, e não a inscrição na newsletter, como ponto de partida. No momento em que um novo cliente reserva uma aula no Mindbody, o registro dele aparece na sua ferramenta de marketing com todo o contexto: a aula reservada, o local e o horário. A partir daí, sua sequência de boas-vindas começa com um evento real: a primeira reserva, a primeira visita, a primeira compra.

O sistema também lida com registros duplicados automaticamente, usando o e-mail como referência. Se o e-mail já existir, o registro é atualizado. Caso contrário, um novo registro é criado com os dados do Mindbody já anexados. Não há risco de toque duplo que reinicie acidentalmente o cronômetro da sequência de boas-vindas.

Construindo a Série de Boas-Vindas de Primeira Classe

Dentro do Klaviyo, a série se apresenta da seguinte forma:

Tudo começa no momento em que uma nova reserva é confirmada. O sistema aguarda 30 minutos, o que permite que a reserva seja confirmada e filtra cancelamentos imediatos. Em seguida, o primeiro e-mail é enviado: uma confirmação da aula com informações sobre o que esperar, regras de etiqueta do estúdio, estacionamento e o que levar. Todas aquelas informações que a recepção costumava repetir em cada ligação inicial.

Em seguida, aguarda até o dia anterior à aula e, se você tiver o recurso de mensagens de texto ativado, envia um breve lembrete: “Amanhã às 9h, mal posso esperar para te ver.”

Depois disso, o sistema aguarda a primeira visita e se divide em duas etapas. Se o cliente compareceu, um e-mail pós-aula é enviado 30 minutos depois com uma mensagem de boas-vindas, a biografia do instrutor e um lembrete amigável para agendar a segunda aula em até sete dias. Se o cliente não compareceu, um e-mail é enviado na manhã seguinte com um link para reagendar sem pressão e a programação das aulas.

Toda a série funciona com base em informações que a Mindbody já possui. A recepção não etiqueta, exporta ou cola nada.

Caminhando em direção à segunda classe

Após a primeira visita, o registro continua coletando visitas subsequentes. Isso permite dividir a série em duas sequências:

• Um lembrete para "reservar a segunda aula" que se interrompe automaticamente assim que a segunda visita é registrada.
• Uma tentativa de "retorno para segunda chamada" que só é acionada se passarem sete dias sem uma segunda chamada.

Ambas as fontes leem a mesma contagem de visitas no registro do cliente. Sem necessidade de segunda integração, sem necessidade de manipular listas.

O que isso significa para o seu estúdio?

Apresentamos aqui exemplos ilustrativos, não métricas reais de clientes, e seus resultados podem variar:

• Taxa de abertura de confirmações de primeira classe: aproximadamente 70 a 80%, porque o cliente acabou de reservar e o momento é oportuno.
• A segunda classe foi reservada em sete dias: um aumento de uma taxa de ocupação próxima a 30% para algo entre 45% e 55%, uma vez que o gatilho passou a ser a reserva em si, e não a inscrição em uma newsletter.
• Tempo economizado na recepção a cada semana com o gerenciamento de listas: de 90 a 120 minutos, liberados de uma tarefa recorrente.

O mecanismo não é mágico. Trata-se simplesmente de apresentar a série de boas-vindas no evento certo, na hora certa, enquanto o cliente ainda está entusiasmado com a aula que acabou de reservar.

Quer ver o CRMConnect Mindbody para Klaviyo em ação? Veja a página do aplicativo da API.