Mindbody e Shopify: Faça seus números baterem até o último centavo.

Por que comer no final do mês dura um dia inteiro

Imagine uma marca de bem-estar que vende suplementos e roupas tanto em uma loja física quanto em uma loja virtual na Shopify. A cada trimestre, a declaração de impostos apresenta pequenos erros. Alguns centavos por pedido, mas que se acumulam e se transformam em uma dor de cabeça trimestral para o contador e em uma tensa discussão com o consultor financeiro.

A causa não é o Shopify, nem o Mindbody. É a incompatibilidade entre eles. Cada sistema tem sua própria maneira de calcular impostos e aplicar descontos. Quando uma venda passa de um para o outro, os totais são recalculados (e deixam de corresponder ao recibo original) ou são copiados sem o detalhamento dos impostos (o que obriga o contador a fazer os cálculos manualmente). De qualquer forma, o fechamento da venda se arrasta.

Há também uma versão desse problema que seus clientes enfrentam. Uma cliente compra um suplemento online de US$ 40 e recebe um recibo com um valor total de imposto. Mais tarde, ela devolve o produto na recepção. A Mindbody calcula o reembolso do imposto de forma ligeiramente diferente e devolve US$ 39,83. Ela percebe a diferença, pergunta o motivo, e sua equipe não tem uma boa resposta. Pequenas discrepâncias corroem a confiança mais rápido do que você imagina.

Qual é o custo real do processo manual?

A maioria dos conectores básicos trata impostos e descontos como um único número. Eles calculam um total de imposto e um total de desconto. Isso funciona bem quando todos os itens são tributados da mesma forma e o desconto é uma porcentagem fixa sobre o valor total do pedido. O problema surge quando um item é tributável e outro não, quando um desconto para membros se aplica apenas a produtos e não a serviços, ou quando um código promocional online é aplicado em conjunto com um preço para membros no estúdio.

Soluções improvisadas cometem esse erro de maneiras pequenas e caras. Os itens parecem corretos, os subtotais parecem corretos, mas o total está errado por 47 centavos. Multiplique isso por 800 pedidos por mês e seu contador estará tentando corrigir uma diferença de US$ 375 a cada trimestre.

O imposto sobre vendas apresenta mais casos complexos do que quase qualquer outra área do seu negócio. Carrinhos com um item tributável e um isento de impostos. Se seus preços incluem o imposto ou se o adicionam posteriormente. Áreas onde os impostos estaduais, municipais e locais se acumulam. Clientes isentos de impostos, como membros de organizações sem fins lucrativos. Onde ocorre o arredondamento. Cada um desses pontos tem uma resposta correta, e a maioria dos softwares intermediários erra em pelo menos um deles. Essa resposta errada é exatamente o que seu contador encontra quando os números não batem.

Como a ShopConnect mantém ambas as partes honestas

O recurso de Impostos e Descontos Precisos do ShopConnect é a parte importante, embora aparentemente simples, que resolve esse problema. Impostos e descontos são aplicados item por item, e não como um valor total. Um pedido do Shopify com três itens tributáveis e um item isento de impostos aparece no Mindbody como quatro linhas, com o imposto correto em cada uma. Um desconto para membros aplicado no atendimento ao cliente é exibido corretamente distribuído entre os itens certos no registro do Shopify.

Nos bastidores, o ShopConnect alinha as diferentes tabelas de impostos, regras de desconto e comportamentos de arredondamento no Mindbody e no Shopify, aplica-os de forma consistente e gera totais que correspondem ao centavo.

Os descontos têm as mesmas armadilhas. Um código promocional da Shopify pode ser um desconto percentual, um desconto em valor fixo ou uma promoção "compre um, leve outro". Um desconto para membros do Mindbody pode estar vinculado a uma opção de preço, um pacote ou um contrato. Os dois sistemas descrevem a mesma ideia de maneiras completamente diferentes. O ShopConnect faz a tradução entre eles, aplica a regra correta a cada item e gera um recibo que corresponde exatamente ao que o cliente pagou. Os reembolsos funcionam da mesma forma, portanto, reembolsos parciais e reembolsos de itens individuais também permanecem corretos.

O que você decidir será sincronizado.

Você mantém o controle do fluxo entre os dois sistemas. Você configura suas categorias de impostos no Mindbody uma única vez (vendas tributáveis, serviços isentos de impostos, etc.) e o Shopify as herda. Você cria seus descontos exclusivos para membros no Mindbody e os compradores certos recebem automaticamente o preço certo online. Você também escolhe se as gorjetas, os pagamentos de contas e as contas da loja serão integrados ao Shopify. A maioria dos estúdios omite as gorjetas da loja virtual.

Ao ativar a integração pela primeira vez, o ShopConnect verifica o mês anterior e sinaliza qualquer venda em que o imposto registrado esteja em desacordo com o valor correto. Geralmente, são algumas vendas, sempre de antes da ativação da integração. A partir daí, seu contador recebe um relatório mensal com a conciliação dos valores de imposto tanto no Shopify quanto no Mindbody, e seu consultor financeiro passa a realizar a revisão trimestral por e-mail, em vez de uma reunião presencial.

Tempo economizado pelo representante com 340 membros.

Eis um exemplo ilustrativo. Uma marca de bem-estar com seis lojas processa 800 pedidos por mês, divididos aproximadamente em 55/45 entre lojas físicas e online. Após a migração para o ShopConnect, com a precisão de impostos e descontos item por item, a diferença entre os registros contábeis e o ponto de venda no final do mês cai de um valor típico de 1,2% a 1,8% para menos de 0,05% (basicamente um arredondamento). O tempo gasto pelo contador no fechamento mensal cai de aproximadamente seis horas para menos de uma. O contador passa a realizar a revisão trimestral por e-mail, em vez de uma reunião presencial.

Existe uma vantagem na declaração de impostos que vale a pena destacar. Se você vende em vários estados, a complexidade das taxas aumenta rapidamente com dados incorretos. Uma discriminação fiscal clara e detalhada, item por item, em sua ferramenta de contabilidade significa que a declaração trimestral se torna um relatório para download, e não uma investigação a ser conduzida. Você também obtém proteção contra auditorias praticamente de graça, porque cada linha está vinculada a uma venda real com um contexto tributário conhecido.

Por que isso é importante para seus resultados financeiros?

Impostos e descontos são calculados individualmente para cada item, não para cada pedido. Qualquer integração que os trate como um único número acabará enganando seu contador. Concilie item por item, não apenas o total, pois um total igual pode ocultar erros que se anulam mutuamente. A hora de configuração mais barata é aquela que evita que seu contador precise redigir um memorando. Acerte o detalhamento dos impostos uma vez e ele permanecerá correto.

Quer ver o ShopConnect para Mindbody e Shopify em ação? Veja a página do aplicativo da API.