Mindbody e QuickBooks: Sincronize todas as suas vendas sem precisar inserir dados mensalmente.

O custo oculto da contabilidade manual

Imagine uma marca de bem-estar com várias filiais que utiliza o QuickBooks Online para contabilidade. Cada venda da Mindbody (produtos, serviços, assinaturas, gorjetas, pagamentos de contas) precisa ser registrada corretamente no QuickBooks, na conta certa, com o tratamento tributário adequado e para a filial correta.

Atualmente, a contadora exporta um relatório de vendas do Mindbody uma vez por mês, reformata-o em uma planilha e o importa para o QuickBooks. O processo leva um dia inteiro por local por mês. A marca possui quatro locais. Isso significa quatro dias de trabalho da contadora por mês dedicados à entrada de dados.

A visibilidade do fluxo de caixa é a maior oportunidade perdida. Com um fechamento mensal, a marca vê seu verdadeiro panorama de receita com três semanas de atraso. Decisões sobre contratações, investimentos em marketing e grandes compras são tomadas com base em dados desatualizados. Registrar as vendas no QuickBooks em tempo real fornece ao proprietário e ao controlador uma visão atualizada do fluxo de caixa, permitindo que tomem decisões nesta semana, e não no próximo mês.

Qual o custo real das importações mensais?

As integrações básicas enviam as vendas como totais consolidados, o que elimina o detalhamento item por item necessário para o seu contador. As soluções personalizadas geralmente fazem o mapeamento corretamente, mas param de funcionar assim que a marca adiciona um novo serviço ou uma nova filial.

A contabilidade de assinaturas é onde a abordagem simplista mais falha. O pagamento de uma assinatura mensal é contabilizado ao longo do período da assinatura, e não de uma só vez. Um contrato de 12 meses pago antecipadamente é contabilizado ao longo de 12 meses. A maioria das integrações básicas registra o pagamento integral imediatamente, o que superestima a receita do mês e cria uma confusão contábil no final do ano.

Como o AppConnect transmite as vendas em tempo real

O conector de Vendas e Itens da AppConnect envia cada venda do Mindbody para o QuickBooks Online em tempo real. Cada venda inclui todos os seus detalhes: os itens individuais, preço, impostos, descontos, localização e forma de pagamento. Cada item é registrado no QuickBooks na conta correta e atribuído à localização correta.

Seu contador recebe um livro-razão do QuickBooks atualizado e preciso, em vez de uma importação mensal em lote.

O AppConnect mantém a diferença entre vendas pontuais (varejo, visitas, gorjetas) e receita recorrente ou por contrato. O dinheiro que deveria ser ganho ao longo do tempo pode ser alocado corretamente e reconhecido em parcelas mensais adequadas, garantindo que seus registros contábeis reflitam o reconhecimento correto da receita sem a necessidade de o controlador fazer lançamentos contábeis manuais no fechamento do mês.

Os reembolsos fecham o ciclo. Um reembolso emitido no Mindbody é processado como uma reversão do lançamento original, com a venda original referenciada, mantendo o histórico de auditoria limpo. Os reembolsos deixam de ser uma surpresa no final do mês e se tornam um fluxo contínuo e organizado.

Como funciona em termos simples

Você ativa o conector de Vendas e Itens de Linha e, a partir daí, todas as vendas do Mindbody são automaticamente integradas ao QuickBooks Online. Cada item é mapeado para a conta correta, dependendo se é uma venda a varejo, um serviço, uma assinatura, etc., e a venda é registrada com a localização e o tratamento tributário corretos. Qualquer venda que não possa ser correspondida (um novo tipo de produto, por exemplo) gera um alerta para que seu contador possa resolvê-la no mesmo dia.

Durante o primeiro mês, vale a pena executar o novo fluxo de trabalho em tempo real lado a lado com o que o contador teria produzido manualmente. Eles devem concordar. Qualquer discordância é investigada e o mapeamento é aprimorado. Um alerta de exceção (uma notificação no Slack para qualquer venda que não seja registrada, um novo item sem mapeamento, um erro de imposto) permite que o contador resolva os problemas no mesmo dia, em vez de encontrá-los no final do mês.

Horas de contabilidade representativas economizadas em 4 locais.

Eis um exemplo hipotético. Uma marca de bem-estar com quatro filiais realiza cerca de 3.400 transações por mês. Após a integração das vendas ao QuickBooks, o tempo gasto pelo contador na importação mensal dos dados do Mindbody para o QuickBooks cai de aproximadamente 32 horas por mês para menos de 3 horas (apenas a auditoria e o tratamento de exceções). O fechamento mensal é reduzido em cerca de uma semana. A precisão da declaração de impostos melhora porque o detalhamento dos impostos item por item é preservado no QuickBooks.

A capacidade de defesa em auditorias melhora significativamente. Cada transação no QuickBooks é rastreada até uma venda específica da Mindbody, com itens, localização, método de pagamento e detalhamento de impostos intactos. As auditorias de fim de ano são mais rápidas e eficientes. A empresa de contabilidade fatura menos horas, o que representa um retorno sobre o investimento na integração.

Por que isso é importante para seus resultados financeiros?

A contabilidade atual supera a contabilidade mensal em lotes em todos os aspectos importantes: precisão, tempo de fechamento e qualidade das decisões tomadas. O detalhamento item por item deve constar nos seus registros, pois a simples apresentação de totais consolidados descarta informações essenciais para o seu contador. Além disso, manter cada venda associada à sua localização é fundamental para uma marca com várias filiais. Certifique-se de que os dados estejam corretos desde a entrada no QuickBooks e todos os relatórios subsequentes serão confiáveis.

Quer ver o AppConnect para Mindbody e Zapier em ação? Veja a página do aplicativo da API.