Mindbody e Zoho CRM: Uma visão unificada da receita em todas as suas localidades.

A confusão dos relatórios de múltiplas propriedades

Grupos de bem-estar com várias propriedades para retiros geralmente gerenciam cada local como um site Mindbody independente, frequentemente em moedas diferentes e com listas de hóspedes sobrepostas. A sede precisa de um único dado: a receita total de todas as propriedades, em uma única moeda base, com a possibilidade de analisar detalhadamente qualquer local sem sair do painel de controle. O que a sede tem, na realidade, são cinco planilhas, uma planilha de conversão de moedas e um pânico recorrente nas manhãs de segunda-feira.

Considere um exemplo ilustrativo. O Heliotrope Wellness Group (um hipotético operador de retiros com cinco propriedades) utiliza um sistema centralizado de CRM Zoho. Suas propriedades operam em três moedas diferentes. O diretor de operações do grupo abre cinco relatórios do Mindbody toda segunda-feira e reconstrói a visão consolidada do zero. As taxas de câmbio são da semana passada. Os números de receita não correspondem aos depósitos bancários. Decisões sobre marketing entre as propriedades e programação compartilhada são adiadas, porque os dados nunca são confiáveis o suficiente para embasar uma ação.

Qual o custo real do enrolamento manual

O relatório semanal representa o custo visível: seis a oito horas do tempo de um líder sênior gastas compilando planilhas em vez de administrar o negócio. O custo oculto é ainda pior. Cada número nesse relatório está ligeiramente incorreto, porque as conversões de moeda são obsoletas e feitas manualmente. Quando os dados nunca são totalmente confiáveis, as decisões são adiadas. Revisões de preços ficam para depois. Um pacote para várias unidades nunca é lançado. Uma unidade com baixo desempenho continua apresentando baixo desempenho, porque ninguém tem confiança suficiente nos números para agir.

Existe também um tipo de hóspede que você não consegue ver. Um hóspede que se hospedou em três de suas propriedades aparece como três pessoas diferentes se o e-mail ou o nome dele forem inseridos de forma ligeiramente diferente em cada local. Portanto, o grupo mais valioso que você tem, seus hóspedes fiéis que se hospedam em todas as suas propriedades, é invisível para o seu marketing.

Como funciona: Cada propriedade alimenta uma única visualização.

A integração CRMConnect Mindbody com Zoho CRM reúne todas as unidades do Mindbody em uma única organização do Zoho CRM. Cada venda, cada pagamento e cada hóspede são importados automaticamente, mantendo-se a localização e a moeda original. A matriz obtém uma visão consolidada. Cada unidade continua com sua própria visão individual.

O que isso lhe proporciona:

• Um único valor de receita do grupo, na sua moeda base, válido para hoje, e não para a última sexta-feira.
• Contribuição por propriedade, para que você possa ver rapidamente quais locais estão contribuindo com o valor correspondente ao trimestre.
• Explore qualquer propriedade individualmente sem precisar reconstruir nada.

Cada valor é mantido tanto na moeda local quanto na moeda base. A conversão é feita uma única vez, quando os dados chegam, e atualizada diariamente conforme as taxas de câmbio variam. Assim, o gerente geral de uma propriedade lê seus números na moeda local, enquanto a matriz lê tudo convertido. Como o valor convertido é armazenado no momento da venda, os relatórios do trimestre anterior não são alterados silenciosamente quando a taxa de câmbio atual se move.

Configure uma vez e depois deixe como está.

A configuração é feita uma única vez. Cada propriedade é mapeada para sua moeda local e uma conversão para a moeda base é aplicada usando a taxa de câmbio que seu grupo já utiliza: um feed diário do banco central, a taxa de câmbio de um banco ou qualquer outra taxa que seus auditores esperem. Depois disso, o sistema funciona automaticamente.

O painel de controle corporativo exibe então, sem que ninguém precise mexer em uma planilha:

• Receita total do grupo neste mês, em todas as propriedades.
• A participação de cada propriedade nesse total, em valor monetário e percentual.
• Variações mensais e anuais, tanto a nível do grupo como por propriedade.

Recebendo seus hóspedes de outras propriedades pela primeira vez

O hóspede mais difícil de identificar corretamente é aquele que visitou mais de uma propriedade. A integração permite o compartilhamento de informações entre hóspedes de diferentes locais por e-mail, telefone e nome, de forma que um hóspede que fez reservas em três propriedades apareça como uma única pessoa com um único histórico, e não como três informações fragmentadas.

Esse registro único e consolidado significa que a empresa finalmente pode perguntar "quantos hóspedes se hospedaram em mais de uma propriedade este ano" e obter uma resposta honesta. Esse número geralmente é maior do que qualquer um imagina e aponta diretamente para pacotes e estratégias de marketing que abrangem várias propriedades e que simplesmente não seriam possíveis antes.

Cada gerente geral de propriedade ainda recebe sua própria visão filtrada: as vendas, reservas e hóspedes recorrentes de sua localização. Eles não veem os números de outras propriedades. A matriz vê tudo.

Como os números poderiam ser

Esses são exemplos ilustrativos, não representam um cliente real, mas mostram o formato da mudança em um grupo de cinco propriedades:

• Tempo dedicado pelo diretor de operações (COO) à elaboração de relatórios consolidados: reduzido de aproximadamente 6 a 8 horas semanais para uma leitura do painel de controle no mesmo dia.
• Erros de conversão de moeda no relatório consolidado: eliminados, pois a conversão ocorre automaticamente à medida que os dados chegam, em vez de ser feita em uma planilha.
• Pela primeira vez, surgiram os hóspedes que se hospedavam em mais de uma propriedade: normalmente entre 8% e 15% da base de hóspedes ativos, um verdadeiro e antes invisível grupo de clientes com potencial para vendas cruzadas.
• Decisões operacionais rastreáveis ao painel de controle no primeiro trimestre: normalmente de quatro a seis, como revisão de preços de imóveis, lançamento de um pacote para vários imóveis, alteração de pessoal em uma unidade com baixo desempenho e realocação do orçamento de marketing.

A vitória não se resume a "mais receita neste trimestre". Trata-se de tomar decisões semanais com base em números reais, em vez de planilhas de sexta-feira.

Por que isso é importante para o seu grupo?

• Um número consolidado em que você confia é um número sobre o qual você agirá. Um número não confiável apenas gera dúvidas.
• Os hóspedes que se hospedam em mais de uma propriedade são o segmento mais fiel e o mais fácil de conquistar com vendas adicionais. Você não pode fazer marketing para um grupo que não vê.
• Uma única fonte de dados com dois níveis de permissão, corporativa e imobiliária, é sempre melhor do que dois conjuntos de registros contábeis separados.

Experimente com seu grupo.

Tem curiosidade em saber como isso funciona em suas localidades? Veja a página do aplicativo da API.