Mindbody e Zoho CRM: um painel de vendas que indica aos proprietários de spas o que precisa ser ajustado.

O que você realmente quer ver

Como proprietário de um spa, você não está solicitando análises por vaidade. Você está solicitando porque três semanas ruins consecutivas devem desencadear uma decisão sobre a equipe ou os preços, e você precisa detectar isso em uma semana, não no final do trimestre. A análise que você realmente deseja responde a quatro perguntas:

• Quais serviços deram lucro neste mês e quais apenas empataram?
• Qual membro da equipe está trazendo os clientes de volta e qual está, silenciosamente, os perdendo?
• Qual campanha de marketing se transformou em receita real de tratamentos, e não apenas em agendamentos?
• Como este mês se compara ao mês passado em cada um desses aspectos?

Considere um exemplo ilustrativo. O Maple Hollow Day Spa (um spa hipotético com uma única localização) tem 1.400 clientes, uma boa variedade de produtos à venda e um orçamento de marketing que o proprietário deseja poder justificar. Os relatórios padrão do Mindbody respondem à primeira pergunta. Eles não respondem às outras três. Portanto, o proprietário vem elaborando planilhas manualmente há dois anos.

Qual o custo real do hábito de usar planilhas

Exportar dados e recriá-los em uma planilha de oito a doze vezes por mês não representa apenas horas perdidas, mas também tempo perdido. Como a reconstrução só ocorre quando o proprietário tem uma noite livre, um problema que começou na primeira semana só se torna visível na terceira ou quarta semana. Até lá, um serviço já está dando prejuízo há um mês, ou um funcionário já está perdendo clientes há seis semanas.

Um único número na tela também não resolve isso. “Receita: US$ 42.118” é um fato, não uma decisão. O que transforma um número em uma decisão é a comparação: este mês em relação ao mês passado, este serviço em relação àquele, este funcionário em relação aos demais. Essa comparação é exatamente o que uma planilha feita à mão é lenta demais e chega tarde demais para fornecer.

Como funciona quando os dados do Mindbody estão no Zoho CRM

A integração CRMConnect Mindbody com Zoho CRM importa automaticamente todas as compras, todos os itens dessas compras, todos os pagamentos e todos os serviços utilizados para o Zoho CRM. Uma vez que esses dados estejam no CRM, as ferramentas de painel do Zoho, como blocos dinâmicos, indicadores, gráficos de barras e mapas de calor, funcionam diretamente sobre eles.

É esse detalhe que faz a diferença. Como cada item individual de uma venda é registrado, e não apenas o total diário, o painel de controle consegue detalhar a receita por serviço, por membro da equipe e pela campanha que trouxe o cliente. Um valor total diário não permite nada disso.

O que você obtém não é um projeto de relatórios personalizado. É o painel padrão do Zoho CRM, atualizado com seus dados do Mindbody sem que ninguém precise exportar nada.

Os azulejos que valem a pena colocar na sua parede.

Assim que os dados estiverem fluindo, os blocos do painel que ganham destaque são:

• Receita mensal por categoria de serviço, com o mês atual ao lado do mês anterior, para que você possa ver quais tratamentos estão gerando mais lucro.
• Funcionários mais bem classificados por receita, representados em um gráfico de barras com o mês anterior sobreposto.
• Taxa de retorno de clientes por membro da equipe, apresentada em um mapa de calor, para que você possa ver quem está fidelizando os clientes.
• Receita por fonte de leads, de forma que cada canal de marketing mostre a receita gerada pelo tratamento.
• Um painel de controle para contratos em aberto e adesões pendentes, permitindo visualizar a receita futura já garantida.

A visualização da campanha funciona porque a origem do cliente é registrada no momento do cadastro e nunca é sobrescrita por edições posteriores. A visualização da equipe funciona porque cada item vendido é vinculado à pessoa que o entregou. Você não precisa se preocupar com nada disso. A integração mantém tudo atualizado.

Lendo os números sem adivinhar

Uma regra simples impede que você se deixe levar pelo ruído:

• Um mês ruim é ruído. Observe a tendência.
• Dois meses ruins consecutivos significam que é preciso investigar esse serviço específico ou esse membro da equipe.
• Três meses ruins significam que é preciso agir: uma mudança na equipe, uma alteração nos preços ou uma mudança no orçamento de marketing.

O objetivo do painel de controle é tornar o segundo mês visível sem a necessidade de uma noite inteira de trabalho com planilhas. Esse é o verdadeiro ganho operacional.

Para reuniões de recrutamento, o mapa de calor de visitas recorrentes é mais valioso do que o gráfico de receita. Um membro da equipe com alta receita, mas poucas visitas recorrentes, está desperdiçando recursos. Já um membro da equipe com receita moderada e alta taxa de visitas recorrentes está construindo uma carteira de clientes que trará retorno por anos. O painel mostra ambos os gráficos lado a lado.

Como os números poderiam ser

Estas são imagens ilustrativas, não de um cliente real, mas mostram a forma como a mudança ocorreu em um spa com aproximadamente 1.400 clientes:

• Extrações manuais de planilhas todos os meses: de oito a doze, eliminadas completamente.
• Tempo decorrido entre "sentir que algo está errado" e "sei exatamente o que está errado": de uma semana para uma rápida olhada no painel de instrumentos no mesmo dia.
• Decisões operacionais do primeiro trimestre rastreáveis ao painel de controle: normalmente de três a cinco, como uma mudança na equipe, a descontinuação de uma categoria de serviço, uma alteração no orçamento de campanha e um teste de preços.
• O orçamento de marketing foi realocado de canais com baixo desempenho: uma fração significativa, com uma clara comprovação de atribuição para justificar a mudança.

O ganho não é "mais receita" por si só. É menos semanas operando com uma decisão errada antes de corrigi-la. Isso se acumula mês após mês.

Por que isso é importante para seus resultados financeiros?

• O nível de detalhamento dos seus dados determina quais perguntas você pode responder. As vendas linha por linha permitem visualizar o desempenho do serviço, da equipe e das campanhas. Os totais diários, por outro lado, ocultam todas essas informações.
• O objetivo principal é identificar uma tendência na segunda semana em vez da sexta. Um painel de controle que se atualiza automaticamente torna isso possível.
• A taxa de retorno de visitantes é um indicador antecipado. Ela mostra qual membro da equipe terá um aumento na receita e qual terá uma queda, muito antes do gráfico de receita mostrar isso.

Experimente no seu spa.

Tem curiosidade de saber como isso se reflete nos seus números? Veja a página do aplicativo da API.