Cliniko e Salesforce: Uma previsão de receita de 90 dias para uma clínica de saúde aliada.

Um gerente financeiro que refaz a previsão toda segunda-feira em uma planilha é um sinal claro de que a empresa ultrapassou a capacidade de suas ferramentas de previsão. Acima de um certo tamanho, a planilha deixa de ser a ferramenta e se torna o gargalo.

Considere um exemplo ilustrativo: Southbank Integrated Health, uma hipotética clínica de grande porte com 19 profissionais nas áreas de fisioterapia, nutrição, psicologia e fisiologia do exercício, e um faturamento anual de cerca de US$ 3,1 milhões. O gerente financeiro reconstrói a previsão de 90 dias manualmente todas as segundas-feiras. O sistema Cliniko armazena as faturas. O Salesforce gerencia o fluxo de trabalho. Ninguém confia plenamente na projeção. Os planos de saúde financiados adicionam uma camada de atividades faturáveis recorrentes que a planilha processa de forma inconsistente. As reuniões de liderança dedicam boa parte de todas as terças-feiras a discussões sobre qual número está correto, em vez de agir com base no que o número correto indica.

Por que a planilha de segunda-feira está te atrapalhando

Uma previsão feita por planilha nessa escala falha em três aspectos:

• Estraga-se rapidamente. É preciso no momento em que é construído e fica desatualizado em um dia.
• É lento para fatiar. A busca por profissional ou linha de serviço leva horas, e as colunas nunca chegam a um consenso sobre a nomenclatura.
• Não atende aos limites do plano financiado. Os planos de saúde financiados têm um limite máximo de faturamento. Uma planilha raramente modela isso corretamente, resultando em uma superestimação da receita financiada que já atingiu o limite ou em uma subestimação das renovações que estão prestes a vencer.

O resultado é uma liderança que, em vez de agir, acaba debatendo sobre as previsões. O custo real não está nas horas trabalhadas pelo gerente financeiro, por mais importantes que sejam. O custo está nas decisões tomadas lentamente.

Por que outras abordagens falham?

Integrar um software de contabilidade entre o Cliniko e o Salesforce fornece dados de receita com precisão fiscal, mas não uma previsão operacional, pois a visão contábil se baseia em faturas já emitidas, e não em consultas já agendadas. Um painel de relatórios independente, exportado do Cliniko, oferece à liderança um gráfico, mas não uma interface de trabalho dentro do Salesforce, onde o pipeline de vendas e as atividades do programa já estão armazenados. Além disso, separar a previsão em uma ferramenta própria cria dois sistemas que não se entendem.

Como funciona uma previsão com atualização automática

Quando o CRMConnect conecta o Cliniko ao Salesforce, suas faturas e agendamentos do Cliniko são automaticamente integrados ao Salesforce, juntamente com informações do plano de cuidados, como limites de sessão e tetos de faturamento. Sua previsão se torna um relatório do Salesforce construído em três camadas e atualizado automaticamente. A necessidade de recompilação às segundas-feiras desaparece.

As três camadas:

Receita confirmada. Faturas pagas com data do período. Este valor já foi reconhecido.

Receita altamente provável. Agendamentos marcados e comparecidos no período, multiplicados pela sua taxa histórica de conversão de um comparecimento em uma fatura paga, mais faturas pendentes ponderadas pela confiabilidade com que são pagas.

Receita renovável com capacidade limitada. Planos de saúde financiados ativos, com receita prevista limitada ao valor ainda faturável pelo plano. Este é o ponto mais importante: os planos financiados têm um teto, e a previsão nunca deve ultrapassá-lo.

Uma vez que essas três camadas estejam implementadas, você pode segmentar a previsão por profissional e por linha de serviço (avaliações iniciais, acompanhamentos, programas em grupo, pacotes). Essa é a visão que mostra à liderança onde a previsão está concentrada e onde a capacidade está ociosa.

A cadência de relatórios

Envie à equipe de liderança uma previsão semanal que se atualiza automaticamente, sem necessidade de reconstrução manual. Realize uma análise mensal de variação com a área financeira, comparando a previsão de algumas semanas atrás com os resultados reais. Essa comparação é o que permite que a previsão se torne cada vez mais precisa.

O que você ganha com isso

Uma clínica com o perfil da Southbank normalmente eleva a precisão das previsões de 75% a 82% (baseada em planilhas) para pouco mais de 90%, assim que a previsão de três camadas do Salesforce entra em funcionamento. O gerente financeiro recupera de 4 a 6 horas semanais. A liderança para de discutir sobre a previsão e começa a agir de acordo com ela. E a receita financiada passa a ser projetada corretamente, em vez de superestimada ou subestimada, que é a principal fonte de erro de previsão em muitas clínicas de saúde.

Gerir planos financiados de forma responsável

O acompanhamento do plano de cuidados financiados é o que torna essa previsão precisa, mas isso traz consigo uma responsabilidade. O plano, a fonte de financiamento e a elegibilidade do paciente são detalhes operacionais sensíveis, não dados de marketing. Apresente-os em relatórios financeiros e operacionais. Mantenha-os fora dos relatórios de marketing. Como você escolhe o que é compartilhado item por item, pode definir essa linha com clareza.

Por que isso é importante para a sua clínica?

Quando a previsão é refeita manualmente, ela se torna um retrato instantâneo que já está errado na terça-feira e gera discussões na quarta. Quando é construída com base em faturas, agendamentos e limites de planos financiados do Cliniko, dentro do Salesforce, ela se torna um número atual e confiável que a liderança pode usar para planejar pessoal, capacidade e crescimento. Seu gerente financeiro deixa de ser um operador de planilha e passa a ser um analista.

Quer ver o CRMConnect Cliniko para Salesforce em ação? Veja a página do aplicativo da API.