Cliniko e ActiveCampaign: Monitore o valor para o paciente e as renovações de programas para uma clínica de naturopatia.

A naturopatia é um negócio de renovação que muitas vezes se comporta como um negócio transacional. O programa de reequilíbrio metabólico de 12 semanas, o programa intestinal de 6 meses, o bloco de suporte adrenal de 8 sessões: essas são as verdadeiras fontes de receita. Uma clínica que trata cada consulta como uma transação isolada perderá silenciosamente seus melhores pacientes ao final de cada programa.

Considere um exemplo ilustrativo: Greenleaf Naturopathic Wellness, uma clínica hipotética com três naturopatas e um faturamento anual de aproximadamente US$ 680 mil. A maior parte da receita provém de pacotes e programas vendidos antecipadamente. O proprietário não consegue visualizar no ActiveCampaign quais pacientes gastaram mais com a clínica ao longo do tempo, quais estão prestes a concluir um programa ou quais são bons candidatos para o próximo programa em sua jornada. A ferramenta de marketing registra aberturas e cliques de e-mails. Ela não mostra que um paciente está a duas semanas do término do seu programa intestinal sem que uma conversa sobre renovação tenha sido agendada.

Quanto está lhe custando a configuração atual?

O ActiveCampaign, por si só, consegue marcar um paciente quando ele compra algo, mas não tem acesso ao faturamento do Cliniko, às compras de pacotes ou ao progresso do paciente em um programa. Assim, três informações permanecem invisíveis: o total gasto pelo paciente ao longo do tempo, seu progresso atual em qualquer programa e quais programas ele já concluiu. Sem esses dados, as mensagens de renovação precisam ser acionadas manualmente, o que significa que são enviadas quando alguém se lembra, e consequentemente, tarde demais.

Uma integração personalizada, criada uma única vez e nunca mantida, tende a apresentar o gasto total do paciente como um número único, que fica desatualizado em um trimestre, sem qualquer contexto do programa. O responsável ainda não consegue responder à pergunta: "Quem está a duas semanas do fim do programa?".

Como funciona o rastreamento automático de renovações

Quando o CRMConnect conecta o Cliniko ao ActiveCampaign, todas as faturas do Cliniko são integradas e acumulam um histórico de gastos totais no registro de cada paciente. Os programas ativos, marcos e contagens de sessões também são importados, permitindo que as mensagens de renovação sejam enviadas com base em um sinal real: o paciente está realmente perto do fim de um programa, e não em uma estimativa baseada em calendário. O Cliniko permanece como a fonte confiável dos valores efetivamente faturados. O ActiveCampaign se torna o mecanismo que utiliza esses dados de forma útil.

Eis o que você pode implementar:

Valor do paciente em resumo. Cada registro de paciente contém o total gasto ao longo da vida do paciente, a fatura mais recente e quantas vezes ele foi cobrado, tudo mantido atualizado automaticamente. Chega de exportar e somar tudo manualmente.

Segmentos de valor do paciente. Agrupe os pacientes em três categorias: clientes de alto nível, clientes de nível intermediário e clientes que realizam compras únicas. Cada segmento recebe uma comunicação com ritmo e tom diferentes.

Lembretes de renovação do programa. Quando um paciente está a aproximadamente 14 dias do término de um programa ativo e não tem nenhuma consulta agendada para depois desse período, ele recebe automaticamente uma oferta de renovação do seu médico responsável pelo tratamento, e uma tarefa é atribuída a esse médico para que ele entre em contato em alguns dias caso não haja nenhuma consulta agendada. A conversa acontece antes que o paciente fique sem agendamento, não depois.

Venda cruzada inteligente. Quando um programa é marcado como concluído, o paciente é automaticamente direcionado para a próxima etapa lógica. A conclusão de uma redefinição metabólica sugere um plano de manutenção. A conclusão de um programa intestinal sugere exames de acompanhamento e uma cadência contínua de manutenção.

Recupere seus melhores pacientes. Quando um paciente de alto risco não comparece ao hospital por 90 dias, inicia-se um processo de reativação cuidadosamente planejado. Este é o grupo mais caro de se perder, por isso recebe a maior atenção.

O que você ganha com isso

Uma clínica de naturopatia com o perfil da Greenleaf normalmente eleva a taxa de renovação do programa de uma base passiva de 20 a 30% para a faixa de 45 a 55% em dois trimestres, simplesmente iniciando a conversa sobre renovação 14 dias antes do término do programa, em vez de esperar até que o paciente perceba que as ligações pararam. O valor vitalício do paciente no segmento de alto nível cresce de 25 a 40% porque a venda cruzada coloca a oferta certa na frente do paciente certo, no momento certo de sua jornada. E o proprietário finalmente pode responder, em tempo real, à pergunta: "Quais 20 pacientes eu devo contatar pessoalmente esta semana?".

Mantendo os números honestos

O Cliniko continua sendo a fonte oficial dos valores efetivamente faturados. Os valores exibidos no ActiveCampaign são cópias das faturas do Cliniko e não devem ser editados lá. Se houver um reembolso ou ajuste, ele ocorre no Cliniko e é processado automaticamente. Editar um valor manualmente no ActiveCampaign quebra os relatórios, portanto, é importante restringir quem pode editar esses valores.

Por que isso é importante para a sua prática?

Em uma clínica com foco em pacotes de serviços, o momento mais valioso são as duas semanas que antecedem o término de um programa, e é justamente esse momento que a maioria das clínicas perde. Quando os dados de faturamento e de programas do Cliniko alimentam o ActiveCampaign automaticamente, esse momento nunca é perdido. Você vê quem está prestes a cancelar o plano, entra em contato com essas pessoas com a oferta certa no momento certo e mantém seus melhores pacientes, em vez de perdê-los silenciosamente ao final de cada programa.

Quer ver o CRMConnect Cliniko para ActiveCampaign em ação? Veja a página do aplicativo da API.