Cliniko e Salesforce: Relatórios de rede para um grupo de medicina esportiva com várias clínicas

O relatório mais complexo em uma rede de medicina esportiva com várias clínicas é justamente o que a liderança mais deseja e o que nunca parece ser implementado. Cada clínica utiliza seu próprio cronograma no Cliniko. Cada equipe contratada quer seu próprio relatório. A liderança quer uma visão geral de toda a rede. Consolidar todas essas informações, provenientes de cinco exportações separadas, é o projeto que sempre acaba sendo adiado, pois o trabalho manual é simplesmente excessivo e injustificável.

Considere um exemplo ilustrativo. A Apex Sports Medicine Network é um grupo hipotético com 5 clínicas em 2 estados, 24 profissionais e contratos com duas equipes esportivas profissionais. Cada clínica, cada equipe contratada e a liderança da rede desejam uma visão diferente dos mesmos dados subjacentes. Extrair esses relatórios de 5 exportações separadas do Cliniko e conciliá-los manualmente é um processo lento e propenso a erros. Além disso, esse é o relatório que a liderança utiliza para decidir sobre contratos com as equipes e onde investir em cada clínica.

O custo oculto de administrar 5 clínicas em 5 horários diferentes.

Em uma rede típica com 5 clínicas e 24 profissionais, um mês gera algo em torno de 2.800 a 3.500 consultas, 1.200 a 1.500 faturas e 30 a 50 casos ativos financiados, considerando equipes conveniadas e encaminhamentos individuais. Cada clínica exporta seus próprios dados. O relatório de cada equipe conveniada exige a filtragem dos atletas daquela equipe. A visão da rede implica conciliar as identidades dos profissionais e das clínicas em todas as cinco exportações, pois o mesmo profissional pode trabalhar em duas clínicas e a mesma clínica pode atender mais de uma equipe.

Produzir tudo isso manualmente consome entre um dia e meio e dois dias e meio por mês. Os erros se acumulam e o relatório fica desatualizado assim que é concluído.

Como funciona a integração entre Cliniko e Salesforce?

O CRMConnect Cliniko para Salesforce integra seus profissionais, suas clínicas, seus agendamentos e suas faturas em um único ambiente Salesforce, mantendo-os atualizados automaticamente. Cada profissional e cada clínica, independentemente da quantidade de agendamentos do Cliniko utilizados, passa a ter uma identidade única e estável. Agendamentos e faturas são importados e vinculados ao profissional e à clínica corretos. Relatórios de toda a rede, de cada clínica e de equipes contratadas se transformam em dashboards baseados no mesmo conjunto de dados.

A configuração inicial é crucial. Quando a integração é ativada, as identidades do profissional e da clínica são resolvidas apenas uma vez. Assim, um profissional que atende em duas clínicas diferentes passa a ter um único registro, e não dois, e os nomes das clínicas são padronizados para que a visualização da rede agrupe os registros corretamente. Essa configuração única traz benefícios em todos os ciclos de geração de relatórios subsequentes.

Uma vez que isso esteja configurado, os relatórios se geram automaticamente:

• Visão do profissional: comparecimento às consultas, taxa de faltas, valor médio cobrado por sessão, taxa de remarcação e aproveitamento da carga horária de cada profissional.
• Visão geral da clínica: utilização, aquisição de novos pacientes, duração média dos casos, receita por profissional e participação da equipe contratada nas atividades.
• Uma visão da equipe contratada: atletas atendidos, sessões realizadas, progresso em relação aos marcos do caso e tempo médio de retorno ao jogo, com um relatório por equipe que se atualiza automaticamente.
• Um painel de controle para a gestão: consultas agendadas, receita faturada, taxa de faltas e utilização por clínica, juntamente com os totais da rede, tudo legível em 90 segundos.

Como os números costumam ser

Uma rede com o perfil da Apex normalmente elimina completamente o ciclo de relatórios manuais mensais, recuperando de um dia e meio a dois dias e meio por mês. Esses números são ilustrativos, mas a economia é real.

Os relatórios das equipes contratadas passam de uma entrega manual para uma automatizada, e a retenção de contratos tende a melhorar porque os parceiros da equipe agora recebem relatórios claros e pontuais, em vez de atrasados. O painel de controle da liderança se torna a única fonte de informações confiáveis para a equipe de gestão, de modo que as decisões sobre investimento na clínica, contratações e precificação de contratos são tomadas com base em dados reais, em vez de estimativas.

Por que isso é importante para a sua prática?

Tratar seus profissionais e locais de atendimento como registros adequados e estáveis em um sistema compartilhado é fundamental. Sem isso, cada relatório entre clínicas se torna uma conciliação manual que alguém teme.

Crie o painel de liderança por último, mas projete-o primeiro, para que os relatórios de profissionais, clínicas e equipes contratadas se integrem perfeitamente na visão executiva. E preste atenção aos relatórios das equipes contratadas. Eles tendem a ser o resultado mais visível, porque os parceiros percebem quando o relatório mensal chega de forma confiável e sem erros, e essa confiabilidade é um fator crucial para a renovação de contratos.

Quer ver o CRMConnect Cliniko para Salesforce em ação? Veja a página do aplicativo da API.