Cliniko e ActiveCampaign: Relatórios em tempo real para profissionais de saúde em uma clínica de saúde da mulher.

Chega um ponto no crescimento da clínica em que produzir o relatório mensal de profissionais manualmente deixa de ser viável. Os números já estão desatualizados quando o relatório chega à caixa de entrada da equipe de gestão. Analisá-los por especialidade leva uma tarde inteira. E não há uma visão clara de quais pacientes estão retornando a longo prazo e quais estão se afastando silenciosamente.

Consideremos um exemplo ilustrativo. A Aurora Women’s Health Collective é uma clínica hipotética com três unidades e 11 profissionais, incluindo fisioterapeutas pélvicos, clínicos gerais especializados em saúde da mulher e consultoras de lactação. Atualmente, a direção relata o desempenho dos profissionais mensalmente, colando dados exportados do Cliniko em uma planilha. Os números descrevem o mês anterior. A separação por especialidade requer um filtro manual. E não há uma visão contínua de quais pacientes de cada profissional continuam retornando seis meses depois.

Por que a planilha para de ser redimensionada?

Com 11 profissionais em três locais diferentes e abrangendo diversas disciplinas, a planilha mensal precisa responder às seguintes perguntas:

• Agendamentos de consultas por profissional, local e linha de serviço.
• Valor médio da fatura por profissional.
• Taxa de retorno, que indica quantos pacientes retornam dentro de um período determinado.
• Engajamento a longo prazo: quantos pacientes atendidos há seis meses ainda estão ativos?
• Participação em sessões de grupo para aulas pré e pós-natais.

Cada uma dessas situações representa uma análise diferente. A elaboração do relatório consome meio dia, e quando a liderança o analisa, os dados já têm duas semanas e o momento para agir já passou.

Como funciona depois que o Cliniko envia seus relatórios?

A integração do CRMConnect Cliniko com o ActiveCampaign mantém a atividade dos seus pacientes sincronizada automaticamente com suas ferramentas de marketing e relatórios. Cada contato carrega seu histórico de consultas: o local visitado, a data da última consulta, o número total de consultas e quantas consultas foram realizadas recentemente. À medida que as consultas são concluídas, cada contato é automaticamente identificado com o profissional, o local e o tipo de consulta. A atividade de faturamento também permanece sincronizada.

Isso significa que os relatórios dentro da sua ferramenta de marketing e as próprias campanhas de marketing utilizam os mesmos dados, que são atualizados continuamente. O ritual mensal de planilhas simplesmente desaparece.

Aqui está o que você pode ver ao vivo:

• Visão do profissional: número de consultas agendadas por mês, primeiras consultas versus consultas de retorno e valor médio da fatura.
• Visão geral da localização: agendamentos realizados, aquisição de novos pacientes e a divisão entre pacientes novos e recorrentes.
• Uma visão de engajamento a longo prazo: dos pacientes cuja primeira consulta foi há seis meses, quais ainda estão ativos e quais deixaram de usar o serviço. Essa é a visão que a equipe de marketing mais precisa e que atualmente não tem como obter.

As aulas em grupo de preparação para o parto e pós-parto são mantidas separadas das consultas individuais, de modo que a frequência em grupo nunca distorça o número de pacientes atendidos individualmente pelo profissional.

Como os números costumam ser

Uma clínica com o perfil da Aurora geralmente encontra três coisas nos primeiros 60 dias. Esses números são ilustrativos, mas o padrão é consistente.

Primeiro, o ritual mensal da planilha desaparece, recuperando cerca de meio dia por mês. Segundo, a liderança descobre que um ou dois profissionais têm uma taxa de retenção de pacientes em seis meses notavelmente maior do que os outros, o que abre espaço para uma conversa clínica e operacional que os relatórios antigos ocultavam completamente. Terceiro, a aquisição de novos pacientes por local torna-se visível em tempo real, permitindo que a equipe de marketing realoque os investimentos entre locais semanalmente, em vez de trimestralmente.

Sessões em grupo sem distorcer os números individuais.

Aulas pré-natais em grupo, grupos de recuperação pós-parto e aulas de saúde pélvica são fontes essenciais de receita em uma clínica de saúde da mulher e devem ser mensuradas. No entanto, incluir a frequência em grupo nos números de atendimentos individuais do profissional distorce ambos. A integração mantém os dois separados: uma sessão em grupo é registrada como frequência em grupo, e não como um atendimento individual para cada participante, de modo que a contagem de atendimentos individuais do profissional permanece precisa, enquanto a frequência em grupo recebe sua própria linha de relatório.

Uma coisa a ter em mente

Uma vez que as etiquetas estejam sendo geradas automaticamente, é tentador usá-las como um segundo registro do paciente. Resista a essa tentação. Essas etiquetas servem apenas para fins de relatórios e marketing. O registro do paciente reside no Cliniko. Se você se pegar criando etiquetas como "paciente grávida" ou "paciente em recuperação pós-parto", pare. A primeira não deve existir em uma ferramenta de marketing, pois se trata de um contexto clínico com implicações de consentimento. A segunda, se for necessária para alguma finalidade, deve vir do Cliniko, e não ser mantida manualmente.

Por que isso é importante para a sua prática?

A aplicação automática de etiquetas de profissional e local após a conclusão das consultas é o ponto de partida. Primeiro, implemente-as e, em seguida, crie os relatórios com base nisso.

Mantenha os números de consultas individuais e em grupo em fluxos separados, pois misturá-los gera pontuações enganosas para os profissionais. E lembre-se de que os rótulos de marketing não são um registro do paciente. O Cliniko é o registro do paciente. A integração mantém os dois sincronizados, sem nunca confundi-los.

Quer ver o CRMConnect Cliniko para ActiveCampaign em ação? Veja a página do aplicativo da API.