การกำกับดูแลข้อมูลจาก Cliniko สู่ Salesforce: รูปแบบระดับฟิลด์สำหรับกลุ่มไคโรแพรคติก

การส่งออกข้อมูลจาก Cliniko ไปยัง Salesforce เพียงครั้งเดียวเป็นวิธีที่แย่ที่สุด มันทันสมัยพอที่จะทำให้รู้สึกเหมือนเป็นการเชื่อมต่อ แต่ก็ล้าสมัยพอที่จะผิดพลาด และไม่สมบูรณ์พอที่จะไม่มีใครไว้วางใจได้อย่างเต็มที่ และที่สำคัญที่สุดคือ ไม่มีหลักฐานใดๆ ให้เจ้าหน้าที่ฝ่ายตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎระเบียบใช้เพื่อแสดงให้เห็นว่าข้อมูลผู้ป่วยได้รับการจัดการอย่างไร

ลองพิจารณาตัวอย่าง: Summit Spine and Joint Chiropractic ซึ่งเป็นกลุ่มธุรกิจสมมติที่มีคลินิก 3 แห่ง นักกายภาพบำบัด 9 คน และรายได้ต่อปีประมาณ 1.4 ล้านดอลลาร์ คลินิกแห่งนี้จำหน่ายแผนการรักษาแบบหลายครั้ง เจ้าหน้าที่ฝ่ายกำกับดูแลต้องการควบคุมอย่างเข้มงวดว่ารายละเอียดผู้ป่วยใดบ้างที่จะส่งไปยัง Salesforce ใครในฝ่ายขายและการตลาดสามารถเห็นข้อมูลเหล่านั้นได้ และต้องการบันทึกที่ชัดเจนว่าข้อมูลใดถูกโอนย้ายเมื่อใด ระบบปัจจุบันเป็นการส่งออกข้อมูลไปยังสเปรดชีตเป็นระยะๆ ซึ่งไม่มีใครไว้วางใจได้อย่างเต็มที่ ทีมการตลาดต้องการข้อมูลแบบเรียลไทม์ ส่วนเจ้าหน้าที่ฝ่ายกำกับดูแลต้องการการกำกับดูแล ทั้งสองฝ่ายต่างก็ถูกต้อง

เหตุใดการส่งออกสเปรดชีตเป็นระยะจึงล้มเหลวสำหรับคุณ

สามเหตุผลที่ทำให้ไม่สามารถผ่านการตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎระเบียบได้:

• ต้องเลือกอย่างใดอย่างหนึ่งเท่านั้น การส่งออกข้อมูลในรูปแบบสเปรดชีตมักจะแสดงรายละเอียดของผู้ป่วยทั้งหมดหรือไม่ก็ไม่แสดงเลย ซึ่งเป็นสิ่งที่ตรงกันข้ามกับสิ่งที่คุณต้องการ เพราะคุณต้องการแบ่งปันเฉพาะข้อมูลที่ฝ่ายการตลาดต้องการจริงๆ เท่านั้น
• มันไม่ทิ้งร่องรอยใดๆ เมื่ออัปโหลดไฟล์เข้าไปใน Salesforce แล้ว จะไม่มีบันทึกว่าผู้ป่วยรายใดถูกนำเข้า เมื่อใด หรือโดยใคร การตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎระเบียบจึงไม่มีอะไรให้ตรวจสอบ
• มันล้าสมัยทันทีที่ผลิตออกมา การส่งออกข้อมูลรายเดือนหรือรายไตรมาสหมายความว่า Salesforce จะสะท้อนข้อมูลในอดีต การแก้ไขที่คุณทำใน Cliniko (เช่น ผู้ป่วยถอนความยินยอมทางการตลาด การรวมข้อมูลซ้ำซ้อน การแก้ไขบันทึก) จะไม่ส่งผลต่อ Salesforce

สัญชาตญาณของเจ้าหน้าที่ฝ่ายกำกับดูแลที่ว่ามีบางอย่างผิดปกติเป็นสิ่งที่ถูกต้อง การตั้งค่าที่เหมาะสมจะช่วยให้คุณสามารถเลือกข้อมูลทีละรายการ รักษาความทันสมัยของทั้งสองระบบ และบันทึกการเปลี่ยนแปลงทุกอย่างไว้

วิธีที่ปลอดภัยยิ่งขึ้นในการเชื่อมต่อ Cliniko และ Salesforce

CRMConnect Cliniko to Salesforce ช่วยให้คุณตัดสินใจได้อย่างแม่นยำว่ารายละเอียดผู้ป่วยใดบ้างที่จะถูกส่งไปยัง Salesforce ไม่มีการแชร์ข้อมูลใดๆ เว้นแต่คุณจะเปิดใช้งานโดยเจตนา การอัปเดตข้อมูลผู้ป่วยจะเป็นปัจจุบันอยู่เสมอทั้งสองทิศทาง ดังนั้นหากผู้ป่วยถอนความยินยอมหรือคุณแก้ไขบันทึกใน Cliniko ข้อมูลใน Salesforce จะแสดงผลภายในไม่กี่นาที แทนที่จะเป็นไตรมาสถัดไป และยังเก็บบันทึกการเปลี่ยนแปลง ซึ่งเป็นสิ่งที่วิธีการใช้สเปรดชีตไม่สามารถให้ได้

วิธีการตั้งค่าอย่างมีความรับผิดชอบ

เขียนแผนผังข้อมูลก่อนที่จะเปิดใช้งานอะไรก็ตาม ระบุรายละเอียดทั้งหมดของ Cliniko ที่คุณต้องการแบ่งปันกับ Salesforce ทำเครื่องหมายแต่ละรายการว่าเป็นข้อมูลที่ปลอดภัยสำหรับการตลาด ข้อมูลที่ปลอดภัยสำหรับการดำเนินงาน หรือข้อมูลสำหรับแพทย์เท่านั้น รายการสำหรับแพทย์เท่านั้นจะไม่ถูกแบ่งปันอย่างเด็ดขาด เจ้าหน้าที่ฝ่ายกำกับดูแลจะลงนามในแผนผังนี้

โปรดระบุเฉพาะข้อมูลติดต่อเท่านั้น ทั้งสองฝ่าย ข้อมูลที่ปลอดภัยต่อการตลาดและการดำเนินงาน เช่น ชื่อ อีเมล เบอร์โทรศัพท์ ที่อยู่สำหรับส่งจดหมาย การตั้งค่าการตลาด และคลินิกที่ผู้ป่วยเข้ารับการรักษา สามารถอัปเดตได้ในทั้งสองระบบ ส่วนข้อมูลทางการแพทย์ บันทึกข้อความอิสระ การวินิจฉัยโรค หรือแผนการรักษาใดๆ จะไม่ถูกรวมไว้ด้วย

แบ่งปันความคืบหน้าของแผนการดูแล ไม่ใช่เนื้อหาของแผนการดูแล Salesforce สามารถดูข้อมูลเชิงโครงสร้างเกี่ยวกับแผนการดูแลรักษาได้ เช่น สถานะของเคส จำนวนครั้งที่อนุญาต จำนวนครั้งที่ใช้ไป วงเงินการเรียกเก็บเงิน ความคืบหน้าของเป้าหมาย แต่จะไม่เห็นรายละเอียดทางการแพทย์หรือบันทึกที่อธิบายถึงอาการของผู้ป่วย

จับคู่การเข้าถึง Salesforce กับแผนผังข้อมูล บุคลากรที่เกี่ยวข้องกับการดูแลผู้ป่วยจะเห็นรายละเอียดที่ปลอดภัยสำหรับการดำเนินงาน บุคลากรด้านการเรียกเก็บเงินจะเห็นรายละเอียดใบแจ้งหนี้และการชำระเงิน บุคลากรด้านการตลาดจะเห็นเฉพาะรายละเอียดที่ปลอดภัยสำหรับการตลาดเท่านั้น การที่ใครก็ตามเห็นข้อมูลข้ามขอบเขตเหล่านั้น เป็นการตัดสินใจโดยเจตนา ไม่ใช่ความบังเอิญจากการตั้งค่าเริ่มต้น

ให้ Cliniko เป็นแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้เพียงแหล่งเดียวสำหรับการให้ความยินยอม หากผู้ป่วยถอนความยินยอมด้านการตลาดใน Cliniko ข้อมูลนั้นจะถูกส่งไปยัง Salesforce ทันที Salesforce จะไม่เปลี่ยนแปลงความยินยอมเว้นแต่จะมีกระบวนการที่ควบคุมและบันทึกไว้

ตรวจสอบว่ามีการบันทึกอะไรบ้าง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการสร้างบันทึก การอัปเดต ฟิลด์ที่เปลี่ยนแปลง และแหล่งที่มาของการเปลี่ยนแปลงแต่ละครั้งได้รับการบันทึกไว้ทั้งหมด ระยะเวลาการเก็บรักษาเหมาะสมกับข้อกำหนดด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบของคุณ และเจ้าหน้าที่ฝ่ายปฏิบัติตามกฎระเบียบรู้วิธีค้นหาข้อมูลเหล่านั้น

จองคิวสำหรับการตรวจสอบประจำไตรมาส ใช้เวลา 20 นาทีต่อไตรมาสในการประชุมกับเจ้าหน้าที่ฝ่ายกำกับดูแล ผู้รับผิดชอบด้านการบูรณาการ และผู้อำนวยการฝ่ายคลินิก

การทบทวนการกำกับดูแลกิจการรายไตรมาส

ควรจัดวาระการประชุมให้กระชับและสอดคล้องกัน:

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแผนผังข้อมูลไม่ได้เปลี่ยนแปลงโดยไม่ได้รับการลงนามอนุมัติ บันทึกข้อมูลเพิ่มเติมใดๆ ที่พบ
• ตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงการเข้าถึง Salesforce ตั้งแต่ไตรมาสที่แล้ว ระบุบทบาทใหม่หรือการเข้าถึงใหม่ใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลที่ใช้ร่วมกัน
• ตรวจสอบบันทึกการเปลี่ยนแปลงประจำไตรมาส สุ่มตรวจบันทึกจำนวนเล็กน้อยเพื่อยืนยันว่าไม่มีเนื้อหาทางการแพทย์ใดหลุดรอดไป
• เปรียบเทียบจำนวนการให้ความยินยอมทางการตลาด ยืนยันว่า Cliniko และ Salesforce เห็นพ้องกัน ตรวจสอบหาความไม่สอดคล้องกันใดๆ
• โปรดบันทึกการตรวจสอบนี้ไว้ในแฟ้มเอกสารการปฏิบัติตามกฎระเบียบของสถานพยาบาล

ยี่สิบนาทีต่อไตรมาส วิธีการใช้สเปรดชีตทำให้คุณไม่มีเวลาตรวจสอบเลย เพราะไม่มีอะไรให้ตรวจสอบ การบันทึกข้อมูลต่างหากที่ทำให้การตรวจสอบเป็นไปได้

สิ่งนี้หมายความว่าอย่างไรสำหรับกลุ่มของคุณ

กลุ่มคลินิกกายภาพบำบัดที่ปฏิบัติตามรูปแบบนี้ จะเปลี่ยนจากสถานการณ์ที่ “ฝ่ายการตลาดและฝ่ายกำpliance ไม่เห็นด้วยกันว่านี่ปลอดภัยหรือไม่” ไปเป็น “ทั้งสองฝ่ายมีข้อตกลงเป็นลายลักษณ์อักษรที่ลงนามและทบทวนทุกไตรมาส” ทีมการตลาดจะได้รับข้อมูลแบบเรียลไทม์ที่ต้องการ เช่น ความคืบหน้าของแผนการดูแล สัญญาณของผู้ป่วยที่หยุดรับบริการ มูลค่าของผู้ป่วย โดยไม่ต้องเปิดเผยบันทึกที่อาจทำให้คลินิกตกอยู่ในความเสี่ยง เจ้าหน้าที่ฝ่ายกำpliance จะได้รับข้อมูลที่ต้องการ และ CFO ก็จะไม่ต้องได้รับคำถามเกี่ยวกับความน่าเชื่อถือของรายงานอีกต่อไป

อยากเห็นการใช้งาน CRMConnect Cliniko กับ Salesforce จริง ๆ ไหม? ดูหน้าแอป API.