เปลี่ยนผู้ลงชื่อในคำร้องให้เป็นผู้บริจาคครั้งแรกด้วย DonorPerfect และ ActiveCampaign

รายชื่อผู้สนับสนุนของคุณคือสินทรัพย์ที่องค์กรของคุณใช้ประโยชน์น้อยที่สุด ผู้ลงนามในคำร้อง ผู้ที่ตอบรับเข้าร่วมกิจกรรม ผู้ที่ส่งความคิดเห็นในช่วงเวลาที่กำหนด ผู้สมัครรับการแจ้งเตือนการดำเนินการ: ผู้คนหลายพันคนที่ใส่ใจมากพอที่จะให้ที่อยู่อีเมลของคุณ แต่ยังไม่มากพอที่จะให้เงินสนับสนุนคุณ เส้นทางจากผู้สนับสนุนไปสู่ผู้บริจาคครั้งแรกคือจุดที่องค์กรไม่แสวงหาผลกำไรด้านการอนุรักษ์ส่วนใหญ่พลาดโอกาสในการเติบโตมากที่สุด

การส่งต่อผู้บริจาคแทบจะไม่เกิดขึ้นอย่างราบรื่นเสมอไป ผู้สนับสนุนลงชื่อในคำร้อง หลังจากนั้นหลายเดือน คนเดิมนั้นบริจาคเงิน 25 ดอลลาร์ผ่านโครงการระดมทุนปลายปีของคุณ แต่เครื่องมืออีเมลของคุณยังคงมองว่าพวกเขาเป็นผู้สนับสนุนอยู่ การแจ้งเตือนการดำเนินการยังคงส่งมาเรื่อยๆ ชุดอีเมลต้อนรับผู้บริจาคไม่เคยเริ่มต้น ผู้บริจาครายใหม่ยังคงอยู่ในบทสนทนาที่ไม่ถูกต้องและค่อยๆ เลิกสนับสนุนไปในอีกหกเดือนข้างหน้า คุณเพิ่งได้ผู้บริจาคมาใหม่และเริ่มสูญเสียพวกเขาไปทันที

กระบวนการแบบใช้แรงงานคนนั้นทำให้คุณเสียค่าใช้จ่ายเท่าไหร่

หากทีมของคุณทำการเชื่อมช่องว่างนี้ด้วยมือ ต้นทุนจะปรากฏขึ้นในสามส่วน

ประการแรกคือเรื่องความเร็ว ต้องมีคนส่งออกรายชื่อผู้บริจาคจาก DonorPerfect แล้วอัปโหลดเข้าไปใน ActiveCampaign กว่าจะถึงกำหนดการอัปโหลดประจำสัปดาห์ ผู้บริจาครายใหม่ก็อาจได้รับแจ้งเตือนการดำเนินการไปแล้วสามครั้งและเลิกเปิดอ่านไปเสียแล้ว ส่วนจดหมายขอบคุณที่ส่งมาในที่สุดก็รู้สึกเหมือนจดหมายแบบฟอร์มสำเร็จรูปจากคนแปลกหน้า

ประการที่สองคือความถูกต้อง ผู้บริจาครายใหม่ที่เคยเป็นผู้สนับสนุนมาก่อนไม่ใช่ผู้ติดต่อใหม่ แต่เป็นผู้ติดต่อเดิมที่มีบทบาทใหม่ หากกระบวนการของคุณเพิ่มพวกเขาเข้าไปเป็นบันทึกใหม่ คุณก็จะมีข้อมูลซ้ำซ้อน หากกระบวนการไม่ทำการอัปเดตบันทึกเก่า พวกเขาก็จะอยู่ในสองขั้นตอนพร้อมกัน

ประการที่สามคือความเปราะบาง ไม่ว่าคุณจะสร้างวิธีการแก้ปัญหาแบบใด มันก็มักจะพังลงทันทีที่ทีมของคุณเพิ่มรหัสอุทธรณ์ใหม่หรือเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานของแบบฟอร์ม การแปลงจะหยุดลงอย่างเงียบๆ และไม่มีใครสังเกตเห็นจนกว่าตัวเลขจะลดลง

วิธีการที่ชัดเจนยิ่งขึ้นในการผลักดันผู้สนับสนุนเข้าสู่การสร้างความสัมพันธ์กับผู้บริจาค

CRMConnect สำหรับ DonorPerfect และ ActiveCampaign ถือว่าผู้สนับสนุนแต่ละคนเป็นบุคคลเดียวที่สามารถเป็นทั้งผู้สนับสนุนและผู้บริจาคได้ในเวลาเดียวกัน เมื่อมีการบริจาคครั้งแรกใน DonorPerfect ข้อมูลจะปรากฏใน ActiveCampaign ทันที พร้อมด้วยจำนวนเงินบริจาคและประวัติการบริจาค ป้ายกำกับผู้สนับสนุนจะถูกลบออก และป้ายกำกับผู้บริจาคจะถูกเพิ่มเข้าไป จากนั้นผู้ติดต่อจะย้ายออกจากขั้นตอนการแจ้งเตือนและเข้าสู่กระบวนการต้อนรับผู้บริจาคอย่างแท้จริง ไม่มีการส่งออกข้อมูล ไม่มีการบันทึกข้อมูลซ้ำซ้อน และไม่มีความล่าช้า

ทีมของคุณยังคงเห็นภาพรวมทั้งหมดภายใน DonorPerfect ซึ่งเป็นระบบที่ทีมพัฒนาใช้งานอยู่แล้ว การมีส่วนร่วมทางอีเมลและสถานะการเดินทางของผู้บริจาคจะไหลกลับมา ทำให้ไม่มีใครต้องล็อกอินเข้าสู่ระบบที่สองเพื่อทราบสถานะของผู้บริจาค

กระบวนการจากผู้สนับสนุนไปสู่ผู้บริจาคทำงานอย่างไร

ต่อไปนี้เป็นสถานการณ์จำลอง มูลนิธิอนุรักษ์ลุ่มน้ำบลูริดจ์ (Blue Ridge Watershed Trust) เป็นองค์กรอนุรักษ์ที่ดินสมมติที่ปกป้องพื้นที่ 24,000 เอเคอร์ โดยมีผู้สนับสนุน 7,500 คน นี่ไม่ใช่องค์กรที่มีอยู่จริง แต่ขั้นตอนด้านล่างนี้คือวิธีการทำงานขององค์กรจริง ๆ

เมื่อผู้สนับสนุนที่ให้การสนับสนุนมาอย่างยาวนานทำการบริจาคครั้งแรก ระบบจะจดจำพวกเขาในฐานะบุคคลเดิม ไม่ใช่ผู้ติดต่อใหม่ ป้ายกำกับการสนับสนุนของพวกเขาจะถูกลบออก การแจ้งเตือนการดำเนินการจึงหยุดลง และพวกเขาจะเข้าสู่ขั้นตอนการต้อนรับ 21 วัน ซึ่งออกแบบมาเพื่อให้รู้สึกว่าได้รับความอนุเคราะห์มากกว่าเป็นเพียงการทำธุรกรรม:

• วันที่ 0: คำขอบคุณส่วนตัวจากผู้อำนวยการบริหาร โดยระบุชื่อลุ่มน้ำที่เงินบริจาคช่วยปกป้อง และงานที่เงินบริจาคทำให้เกิดขึ้นได้
• วันที่ 3: เรื่องราวเกี่ยวกับการซื้อที่ดินครั้งล่าสุด พร้อมวิดีโอสั้นๆ เกี่ยวกับพื้นที่อนุรักษ์ ไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายใดๆ
• วันที่ 7: เชิญสมาชิกเข้าชมสถานที่ใกล้กับพื้นที่ของผู้บริจาค (เฉพาะสมาชิกเท่านั้น)
• วันที่ 14: แผนที่แสดงผลกระทบที่บ่งชี้ถึงลุ่มน้ำและพื้นที่ที่ได้รับการคุ้มครอง โดยสะท้อนถึงเงินบริจาคของผู้บริจาคด้วย
• วันที่ 21: คำเชิญอย่างสุภาพให้สมัครเป็นผู้บริจาครายเดือน โดยนำเสนอในรูปแบบของการเข้าร่วมกับสมาชิก 600 คนที่ช่วยปกป้องลุ่มน้ำตลอดทั้งปี

กระบวนการนี้ยังปรับให้เข้ากับขนาดของเงินบริจาคด้วย ผู้บริจาคที่ให้เงินน้อยกว่า 50 ดอลลาร์ จะได้รับการดูแลในเรื่องการสร้างความสัมพันธ์และขั้นตอนต่อไปที่ไม่กดดัน เช่น การเข้าร่วมกิจกรรมอาสาสมัครหรือการสัมมนาออนไลน์ ผู้บริจาคที่ให้เงินระหว่าง 50 ถึง 499 ดอลลาร์ จะได้รับทราบเกี่ยวกับสิทธิประโยชน์สำหรับสมาชิกและคำเชิญให้บริจาครายเดือนอย่างเงียบๆ ส่วนการบริจาคตั้งแต่ 500 ดอลลาร์ขึ้นไป จะข้ามขั้นตอนอัตโนมัติไปโดยสิ้นเชิงและส่งไปยังเจ้าหน้าที่ฝ่ายพัฒนา ซึ่งจะติดต่อผู้บริจาคโดยตรงโดยใช้ประวัติการบริจาคและความสนใจของผู้บริจาคที่มีอยู่แล้ว

สถานการณ์ต่างๆ ที่การเดินทางช่วยจัดการให้คุณ

ไม่ใช่ว่าผู้บริจาครายใหม่ทุกคนจะตรงตามเกณฑ์มาตรฐาน และระบบนี้ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อเคารพข้อยกเว้นเหล่านั้น

ผู้บริจาคบางรายบริจาคในวันเดียวกับที่ลงชื่อในคำร้อง ระยะเวลาผ่อนผันที่สั้นทำให้คุณไม่สามารถส่งจดหมายขอบคุณผู้บริจาคที่เขียนอย่างดีได้ก่อนที่การยืนยันคำร้องจะมาถึงด้วยซ้ำ

ผู้บริจาคบางรายบริจาคโดยไม่เปิดเผยชื่อ ความต้องการนี้ได้รับการถ่ายทอดมา และขั้นตอนการรับบริจาคจะตัดทอนรายละเอียดส่วนตัวที่อาจดูไม่เหมาะสมกับการบริจาคโดยไม่เปิดเผยชื่อ

บ้านที่มีผู้ใหญ่สองคนและที่อยู่อีเมลสองที่ ควรได้รับการติดต่อจากคุณเพียงครั้งเดียว ไม่ใช่สองครั้ง อีเมลควรส่งถึงผู้ส่งหลักโดยตรง ไม่ใช่ส่งซ้ำไปยังคู่สมรส

และเมื่อที่อยู่อีเมลใช้งานไม่ได้ ระบบจะแจ้งเตือนเพื่อให้ทีมส่งจดหมายโดยตรงของคุณสามารถตรวจสอบที่อยู่ทางไปรษณีย์แทนที่จะส่งจดหมายไปในที่ที่ไม่มีผู้รับ

สิ่งนี้หมายความว่าอย่างไรต่อการระดมทุนของคุณ

สำหรับองค์กรอนุรักษ์ที่ดินขนาดใหญ่เช่น Blue Ridge (มีรายได้ประมาณ 3.1 ล้านดอลลาร์และผู้สนับสนุน 7,500 คน) ฐานผู้สนับสนุนที่โดยปกติจะเปลี่ยนจากผู้สนับสนุนเป็นผู้บริจาคได้ 4 ถึง 6 เปอร์เซ็นต์ในแต่ละปี มักจะเพิ่มขึ้นเป็น 9 ถึง 12 เปอร์เซ็นต์เมื่อกระบวนการนี้ดำเนินไป สำหรับผู้สนับสนุนที่ใช้งานอยู่ 6,000 คน นั่นหมายถึงผู้บริจาครายใหม่เพิ่มขึ้น 240 ถึง 360 คนต่อปี โดยสมมติว่าเงินบริจาคครั้งแรกอยู่ที่ 45 ดอลลาร์ และมูลค่าในปีแรกอยู่ที่ประมาณ 90 ถึง 130 ดอลลาร์ นั่นหมายถึงรายได้ใหม่ในปีแรก 20,000 ถึง 45,000 ดอลลาร์ บวกกับฐานผู้บริจาคที่ใหญ่ขึ้นมากที่จะต่ออายุการบริจาค

การเปลี่ยนแปลงที่ทีมของคุณสัมผัสได้นั้นเป็นเรื่องจริงเช่นกัน พนักงานฝ่ายสนับสนุนของคุณจะไม่ต้องรู้สึกเหมือนกำลังเติมน้ำลงในกรวยที่หายไปอีกต่อไป พนักงานฝ่ายพัฒนาของคุณจะไม่ต้องตามหาผู้บริจาครายใหม่ในสเปรดชีตอีกต่อไป และจะเริ่มใช้ระบบที่ทำแทนพวกเขาแทน

อยากเห็น CRMConnect DonorPerfect และ ActiveCampaign ทำงานจริงไหม? ดูหน้าแอป API.