การระบุแหล่งที่มาของการระดมทุนด้วย DonorPerfect และ ActiveCampaign

โครงการระดมทุนจะถูกตรวจสอบบัญชี งบประมาณประจำปีจะถูกอภิปรายในการประชุมคณะกรรมการ ในทั้งสองกรณี ฝ่ายพัฒนาองค์กรของคุณจะถูกถามคำถามเดียวกัน และแทบจะไม่มีคำตอบที่ฟังขึ้นเลย นั่นคือ ข้อความใดที่กระตุ้นให้เกิดการบริจาคในครั้งนั้นกันแน่?

การเปิดอีเมลไม่ใช่ของขวัญ การคลิกไม่ใช่ของขวัญ ลิงก์ที่ผู้บริจาคคลิกในเดือนมีนาคมและเงินบริจาค 5,000 ดอลลาร์ที่พวกเขาส่งในเดือนพฤษภาคมนั้นห่างกันถึงสิบสองสัปดาห์ มีการสนทนาแบบออฟไลน์ และการเตือนจากสมาชิกคณะกรรมการในงานเลี้ยงอาหารค่ำ เพื่อให้ผ่านการตรวจสอบ การระบุแหล่งที่มาของเงินบริจาคต้องเชื่อมโยงการส่งอีเมลเฉพาะกับเงินบริจาคเฉพาะ โดยมีรายละเอียดเพียงพอที่จะปกป้องการใช้จ่ายที่อยู่เบื้องหลังนั้น

พิพิธภัณฑ์ส่วนใหญ่ไม่เคยไปถึงจุดนั้น ฝ่ายพัฒนารายงานอัตราการเปิดอ่านและการคลิกเพราะนั่นคือตัวเลขที่มีอยู่ คณะกรรมการอนุมัติงบประมาณอีเมลปีหน้าโดยพิจารณาจากอัตราการเปิดอ่านและการคลิก เนื่องจากไม่มีหลักฐานยืนยันระดับการบริจาค

เหตุใดวิธีการใช้สเปรดชีตจึงล้มเหลว

การระบุแหล่งที่มาเป็นปัญหาที่แตกต่างจากการสร้างความสัมพันธ์ การสร้างความสัมพันธ์คือการส่งข้อความที่ถูกต้องไปยังบุคคลที่ถูกต้อง ส่วนการระบุแหล่งที่มาคือการพิสูจน์ว่าข้อความใดสร้างรายได้เท่าใด และเครื่องมือที่คุณใช้ในปัจจุบันแต่ละอย่างมองเห็นเพียงครึ่งเดียวของผลลัพธ์นั้น

เครื่องมืออีเมลของคุณรายงานการมีส่วนร่วมในระดับข้อความได้อย่างสมบูรณ์แบบ แต่ไม่เห็นข้อมูลการบริจาค ผู้บริจาคคลิกลิงก์แคมเปญของคุณ เข้าสู่หน้าบริจาค และทำการบริจาค เครื่องมืออีเมลบันทึกการคลิกนั้น DonorPerfect บันทึกการบริจาค แต่ไม่มีอะไรเชื่อมโยงเหตุการณ์ทั้งสองเข้าด้วยกัน

รหัสแคมเปญของ DonorPerfect ตอบคำถามกว้างๆ (แคมเปญใดที่ทำให้เกิดการบริจาค) แต่ไม่ได้ตอบคำถามที่เจาะจงมากขึ้น (อีเมลใด หัวข้ออีเมลใด กลุ่มเป้าหมายใด)

การตรวจสอบด้วยมืออาจใช้ได้ผลกับโครงการระดมทุนที่มีผู้บริจาค 30 ราย แต่จะใช้ไม่ได้ผลกับโครงการระดมทุนประจำปีที่มีผู้บริจาค 3,000 ราย ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด รายงานก็จะมาถึงช้าไปหนึ่งไตรมาส และไม่มีใครเชื่อถือรายงานนั้นอย่างเต็มที่

วิธีหนึ่งในการระบุของขวัญที่คุณสามารถปกป้องได้

CRMConnect สำหรับ DonorPerfect และ ActiveCampaign บันทึกรายละเอียดทั้งหมดของทุกการบริจาคในทั้งสองระบบ การบริจาคแต่ละครั้งใน DonorPerfect จะปรากฏใน ActiveCampaign พร้อมจำนวนเงิน วันที่ ประเภท แคมเปญ และข้อมูลการขอรับบริจาค รวมถึงข้อมูลแหล่งที่มาของผู้บริจาค เมื่อคุณเพิ่มการขอรับบริจาคใหม่ใน DonorPerfect รายงานใน ActiveCampaign จะอัปเดตโดยอัตโนมัติ ทำให้การระบุแหล่งที่มาไม่คลาดเคลื่อนตลอดรอบแคมเปญ ผลลัพธ์คือ ทุกการบริจาคจะมีเรื่องราวว่าระดมทุนมาได้อย่างไร และเรื่องราวนั้นจะเหมือนกันในทั้งสองระบบ

วิธีการทำงานของการระบุแหล่งที่มาที่ได้มาตรฐานการตรวจสอบ

นี่คือสถานการณ์จำลอง พิพิธภัณฑ์การเดินเรือชายฝั่ง (Coastline Maritime Museum) เป็นพิพิธภัณฑ์ระดับภูมิภาคในจินตนาการที่มีสมาชิก 11,000 คน และดำเนินการระดมทุนปีละ 4 ครั้ง นี่ไม่ใช่หน่วยงานที่มีอยู่จริง

ส่วนแรกคือการติดป้ายกำกับที่สม่ำเสมอในทุกแคมเปญ เมื่อพิพิธภัณฑ์ส่งอีเมลขอรับบริจาคในช่วงฤดูใบไม้ผลิ ลิงก์บริจาคในอีเมลนั้นจะมีแท็กแคมเปญที่เชื่อมโยงกับรหัสแคมเปญของ DonorPerfect อย่างชัดเจน เมื่อผู้บริจาคทำการบริจาค แท็กนั้นจะถูกส่งไปพร้อมกับเงินบริจาค ดังนั้นเงินบริจาคจึงไม่เพียงแต่บันทึก "การบริจาคออนไลน์" เท่านั้น แต่ยังบันทึกการส่งที่กระตุ้นให้เกิดการบริจาคด้วย รวมถึงกลุ่มเป้าหมายและเวอร์ชันของอีเมลด้วย

เมื่อตั้งค่าเช่นนั้นแล้ว มุมมองทั้งสามนี้จะช่วยให้ทีมของคุณทำงานส่วนใหญ่ได้:

• รายได้จากการส่งอีเมล จัดกลุ่มเงินบริจาคตามข้อความที่กระตุ้นให้เกิดการบริจาค และรวมยอดรวมเป็นเงิน โดยปกติแล้ว การส่งอีเมลสองหรือสามครั้งแรกจะสร้างรายได้มากกว่า 60 เปอร์เซ็นต์ของรายได้ทั้งหมด ส่วนครึ่งล่างสามารถนำไปหักลบได้
• รายได้ต่อผู้รับ นำรายได้ที่ได้มาหารด้วยจำนวนคนที่ได้รับอีเมลแต่ละฉบับ ตัวเลขนี้ควรใช้เป็นแนวทางในการตัดสินใจเกี่ยวกับแคมเปญ ไม่ใช่จำนวนการเปิดอ่านอีเมล
• เส้นทางของผู้บริจาค สำหรับผู้บริจาคที่ได้รับข้อความหลายครั้งก่อนที่จะบริจาค คุณสามารถดูลำดับการติดต่อที่นำไปสู่การบริจาค ซึ่งเป็นสิ่งที่บอกคุณได้ว่าอีเมลสร้างความสัมพันธ์ของคุณได้ผลจริงหรือไม่

จากนั้นทีมของคุณสามารถนำเสนอรายได้แยกตามแคมเปญ รายได้แยกตามกลุ่มเป้าหมาย และมูลค่าของไปป์ไลน์ต่อคณะกรรมการบนแดชบอร์ดที่ใช้ร่วมกันได้ การประชุมคณะกรรมการจะเปลี่ยนจาก “เดี๋ยวผมจะอธิบายรายละเอียดเกี่ยวกับตัวชี้วัดอีเมลให้ฟัง” เป็น “นี่คือสิ่งที่ระดมทุนได้ และนี่คือสิ่งที่เราจะทำต่อไป”

สถานการณ์ที่บิดเบือนตัวเลขอย่างเงียบๆ

กรณีทั่วไปบางกรณีอาจทำให้การระบุแหล่งที่มาคลาดเคลื่อนได้ หากไม่ได้รับการจัดการอย่างรอบคอบ

คำมั่นสัญญาไม่ใช่รายได้ คำมั่นสัญญา 50,000 ดอลลาร์ คือข้อผูกมัดที่อาจสร้างรายได้ 10,000 ดอลลาร์ต่อปีเป็นเวลาห้าปี ควรติดตามคำมั่นสัญญาและการชำระเงินจริงแยกกัน เพื่อไม่ให้คำมั่นสัญญาหลายปีถูกรายงานว่าเป็นเงินที่ได้รับในไตรมาสนี้

คำมั่นสัญญาหลายปีที่ให้ไว้ในปี 2026 และชำระในปี 2027 ควรนับรวมในแคมเปญปี 2026 ที่ก่อให้เกิดคำมั่นสัญญานั้น ไม่ใช่ในแคมเปญที่กำลังดำเนินการอยู่เมื่อการชำระเงินเกิดขึ้น

เงินบริจาคสมทบจากนายจ้างของผู้บริจาค ควรได้รับเครดิตในการรณรงค์หาเสียงเช่นเดียวกับเงินบริจาคที่เป็นต้นเหตุของการสมทบนั้น

และเงินบริจาคจากมูลนิธิที่มาจากกรรมการบริษัท สมควรได้รับการบันทึกเครดิตทั้งในด้านความสัมพันธ์สำหรับกรรมการบริษัท และในด้านเงินสดสำหรับมูลนิธิ โดยต้องติดตามแยกกันเพื่อป้องกันการนับซ้ำ

สิ่งนี้หมายความว่าอย่างไรต่อการระดมทุนของคุณ

สำหรับพิพิธภัณฑ์ภาพประกอบขนาดเท่า Coastline (สมาชิก 11,000 คน รายได้ประมาณ 5.2 ล้านดอลลาร์สหรัฐฯ และมีการระดมทุนปีละ 4 ครั้ง) การวิเคราะห์ผลลัพธ์อย่างถูกต้องมักจะแสดงให้เห็นว่า การระดมทุนหนึ่งหรือสองครั้งต่อรอบจะสร้างรายได้ที่สามารถระบุได้ 50 ถึง 70 เปอร์เซ็นต์ ในขณะที่สองหรือสามครั้งจะให้ผลตอบแทนเพียงหลักเดียว การโยกย้ายงบประมาณไปยังโครงการที่ประสบความสำเร็จมักจะช่วยเพิ่มรายได้ในแต่ละรอบได้ 30 ถึง 50 เปอร์เซ็นต์ โดยไม่ต้องใช้จ่ายเพิ่มเติม คณะกรรมการจะเปลี่ยนจากการอนุมัติงบประมาณของปีที่แล้วบวกกับอัตราเงินเฟ้อ ไปเป็นการอนุมัติแผนงานที่มีผลลัพธ์ที่พิสูจน์ได้ต่อดอลลาร์ที่ใช้ไป

ชัยชนะในการตรวจสอบบัญชีเป็นข่าวพาดหัว แต่ชัยชนะที่เงียบกว่านั้นคือชัยชนะทางวัฒนธรรม: ฝ่ายพัฒนาธุรกิจของคุณจะเลิกใช้เรื่องอัตราการมีส่วนร่วมมาเป็นข้ออ้างในการตัดสินใจ และเริ่มใช้จำนวนเงินที่ระดมทุนได้มาปกป้องการตัดสินใจแทน

อยากเห็น CRMConnect DonorPerfect และ ActiveCampaign ทำงานจริงไหม? ดูหน้าแอป API.