ปรับแต่งอีเมลสำหรับผู้ให้คำปรึกษา ผู้บริจาค และผู้ปกครองด้วย DonorPerfect และ ActiveCampaign

องค์กรไม่แสวงหาผลกำไรที่ให้คำปรึกษาแก่เยาวชนส่วนใหญ่ใช้รายชื่ออีเมลเพียงรายชื่อเดียว ผู้ให้คำปรึกษา ผู้บริจาค และผู้ปกครองต่างก็อยู่ในรายชื่อนั้น จดหมายข่าวในเช้าวันอังคารจะส่งถึงทุกคน คำขอ "เราต้องการอาสาสมัครเพิ่มอีก 12 คน" ก็ส่งถึงทุกคน และคำขอรับบริจาคช่วงสิ้นปีก็ส่งถึงทุกคนเช่นกัน

นี่ไม่ใช่ปัญหาของซอฟต์แวร์ แต่เป็นปัญหาของกลุ่มเป้าหมาย ที่ปรึกษาที่ได้รับการขอรับบริจาคอย่างต่อเนื่องรู้สึกว่าถูกมองข้าม ผู้บริจาคที่ได้รับการขอให้สมัครเป็นอาสาสมัครรู้สึกว่าไม่ได้รับการขอบคุณสำหรับเงินบริจาค ผู้ปกครองที่ได้รับการขอรับบริจาคหรือขอรับการสนับสนุนต่างรู้สึกว่าถูกละเลยในโครงการที่ลูกของตนเข้าร่วม อัตราการเปิดอ่านอีเมลของคุณบ่งบอกเรื่องราวทั้งหมด และมันเป็นเรื่องที่ไม่ดีสำหรับทั้งสามกลุ่มเป้าหมายพร้อมกัน

วิธีแก้ปัญหานี้อธิบายได้ง่าย แต่ปฏิบัติได้ยาก: แยกกลุ่มเป้าหมายออก ส่งข้อความที่เหมาะสมกับความสัมพันธ์ของแต่ละกลุ่ม และตรวจสอบให้แน่ใจว่าบุคคลที่รับบทบาทสองอย่าง เช่น ผู้ปกครองที่บริจาคด้วย หรือผู้ให้คำปรึกษาที่ให้ความช่วยเหลือด้วย ไม่ได้รับข้อความทั้งสองเวอร์ชัน

เหตุใดนิสัยการจดบันทึกรายการเดียวจึงส่งผลเสียต่อคุณ

เมื่อคุณรวมทุกคนไว้ในรายชื่อเดียวกัน จะเกิดสิ่งต่างๆ สามอย่างขึ้น

บุคคลที่ทุ่มเทให้กับโครงการของคุณมากที่สุด กลับได้รับอีเมลที่ไม่เกี่ยวข้องมากที่สุด ผู้ให้คำปรึกษาคือทรัพย์สินที่มีค่าที่สุดของโครงการของคุณ และพวกเขาก็เป็นกลุ่มเป้าหมายที่อาจถูกส่งข้อความที่ไม่เกี่ยวข้องไปยังบุคคลอื่นโดยไม่รู้ตัวได้มากที่สุด

ข้อมูลของคุณเปลี่ยนแปลงไปเรื่อยๆ ที่ปรึกษาใหม่เข้ามาแต่ไม่เคยถูกจัดให้อยู่ในกลุ่มที่เหมาะสม ผู้ปกครองที่มีลูกอายุเกินเกณฑ์ก็ยังคงได้รับข้อมูลอัปเดตสำหรับผู้ปกครองอยู่ แผนที่ความคิดของพนักงานเกี่ยวกับว่าใครควรอยู่กลุ่มไหนก็หายไปพร้อมกับพนักงานคนนั้น

และคนที่รับบทบาทสองอย่างจะได้รับการปฏิบัติแย่ที่สุด เช่น ผู้ปกครองที่บริจาคอวัยวะด้วย ก็เป็นทั้งผู้ปกครองและผู้บริจาค แต่ระบบรายชื่อเดียวบังคับให้พวกเขาต้องระบุตัวตนเพียงแบบเดียว และยังได้รับจดหมายของอีกบทบาทหนึ่งอยู่ดี

วิธีที่จะมอบประสบการณ์การเดินทางที่เป็นเอกลักษณ์เฉพาะตัวให้กับผู้ชมแต่ละกลุ่ม

CRMConnect สำหรับ DonorPerfect และ ActiveCampaign จะเก็บข้อมูลบริบททั้งหมดของแต่ละบุคคลไว้ในทั้งสองระบบ และถือว่าบุคคลหนึ่งสามารถมีบทบาทได้มากกว่าหนึ่งบทบาท ผู้สนับสนุนที่เป็นทั้งผู้ให้คำปรึกษาและผู้บริจาค จะปรากฏในเครื่องมืออีเมลของคุณในฐานะทั้งสองอย่าง ไม่ใช่แค่หนึ่งอย่าง รายละเอียดของโครงการ สถานะการจับคู่ผู้ให้คำปรึกษา กลุ่มอายุของเด็ก สถานะผู้ปกครอง ทั้งหมดนี้จะติดตามไปกับผู้ติดต่อ และเมื่อผู้ปกครองกลายเป็นผู้บริจาคครั้งแรก พวกเขาจะได้รับการยอมรับว่าเป็นทั้งสองอย่างภายในไม่กี่นาที ไม่ใช่ในการอัปเดตรอบถัดไป ทีมงานโครงการของคุณจะเห็นการมีส่วนร่วมภายใน DonorPerfect ซึ่งเป็นระบบที่พวกเขาใช้งานอยู่แล้วด้วย

สามเส้นทางที่ดำเนินไปพร้อมกัน

นี่คือสถานการณ์จำลอง สมมติว่า Compass Youth Mentors เป็นองค์กรไม่แสวงหาผลกำไรที่ให้คำปรึกษาแก่เยาวชนทั่วเมือง มีคู่ผู้ให้คำปรึกษาและผู้รับคำปรึกษา 480 คู่ และผู้บริจาค 2,100 ราย แต่ไม่ใช่องค์กรที่มีอยู่จริง

โปรแกรมการเป็นพี่เลี้ยงนั้นเน้นเรื่องการรับน้องใหม่และการรักษาพี่เลี้ยงที่ดีไว้ ใน 90 วันแรก พี่เลี้ยงจะได้รับข้อมูลเกี่ยวกับการจับคู่ แหล่งข้อมูลการฝึกอบรม และการติดต่อโดยตรงจากผู้อำนวยการโครงการ ไม่มีการขอรับบริจาคใดๆ หลังจากนั้น จะมีจดหมายข่าวรายเดือนที่นำเสนอเรื่องราวของพี่เลี้ยงและเคล็ดลับที่เป็นประโยชน์ รวมถึงข้อความแสดงความขอบคุณหนึ่งครั้งในช่วงเดือนแห่งการเป็นพี่เลี้ยงแห่งชาติ โดยไม่มีการขอรับบริจาคใดๆ พี่เลี้ยงให้เวลาของพวกเขา ไม่ใช่เงิน และโปรแกรมนี้ปฏิบัติต่อพวกเขาเช่นนั้น

เส้นทางการระดมทุนของผู้บริจาคเป็นไปตามขั้นตอนมาตรฐาน โดยมีการปรับให้เฉพาะเจาะจงตามข้อมูลที่ได้มา เริ่มต้นด้วยการต้อนรับ 30 วันที่เน้นผลกระทบของโครงการ จากนั้นจึงมีรายงานผลกระทบรายไตรมาส และรอบการระดมทุนปลายปี ผู้บริจาครายใหญ่จะได้รับการติดต่อโดยตรง ไม่ใช่การใช้ระบบอัตโนมัติ

โปรแกรมสำหรับผู้ปกครองนี้เน้นที่โปรแกรมที่บุตรหลานเข้าร่วม เริ่มต้นด้วยการปฐมนิเทศ 60 วันหลังจากการจับคู่: เอกสารปฐมนิเทศ การแนะนำผู้ให้คำปรึกษา ข้อมูลติดต่อผู้ประสานงาน และสิ่งที่คาดหวังได้ จากนั้นจะมีการอัปเดตรายเดือนที่เกี่ยวข้องกับกลุ่มอายุของเด็ก เมื่อเด็กพ้นเกณฑ์อายุ จะมีการจัดงานแสดงความยินดีในลักษณะเดียวกับการจบการศึกษา และเชิญชวนให้ติดต่อกันต่อไป

การจัดการกับบุคคลที่รับบทบาทสองอย่าง

ส่วนที่ยากคือผู้ติดต่อที่เกี่ยวข้องกับหลายโครงการ เช่น ผู้ปกครองของผู้รับการ mentored ที่บริจาคเดือนละ 50 ดอลลาร์ หรือผู้ให้คำปรึกษาที่บริจาคปีละ 500 ดอลลาร์ หากไม่ดูแลให้ดี ผู้สนับสนุนเหล่านี้จะได้รับจดหมายซ้ำซ้อนจากหลายโครงการ และรู้สึกว่าถูกจัดการโดยฐานข้อมูลแทนที่จะเป็นชุมชน

มีกฎสองข้อที่จะช่วยลดช่องว่างนี้ได้ ข้อแรกคือลำดับความสำคัญ: เมื่อมีการกำหนดข้อความมากกว่าหนึ่งข้อความในสัปดาห์เดียวกัน ข้อความเกี่ยวกับโครงการและข้อความด้านการดูแลเอาใจใส่จะมาก่อนข้อความเกี่ยวกับการระดมทุน ผู้ปกครองที่บริจาคเงินจะได้รับการอัปเดตสำหรับผู้ปกครองในสัปดาห์นั้น ไม่ใช่จดหมายข่าวสำหรับผู้บริจาคเพิ่มเติม ข้อที่สองคือการต้อนรับที่ชาญฉลาดกว่า: ผู้ปกครองที่บริจาคเงินเป็นครั้งแรกไม่ควรได้รับชุดข้อความต้อนรับผู้บริจาค 30 วันเต็มรูปแบบราวกับว่าเพิ่งรู้จักคุณ พวกเขารู้จักองค์กรอยู่แล้ว ดังนั้นพวกเขาจึงได้รับข้อความขอบคุณอย่างอบอุ่นเพียงครั้งเดียวแทน

การจัดวางช่องรายการที่คำนึงถึงผู้ชมแต่ละกลุ่ม

อีเมลเป็นช่องทางหลักในการติดต่อสื่อสารทั้งสามรูปแบบ โดยมีจังหวะการสื่อสารที่เหมาะสมกับแต่ละกลุ่ม: รายเดือนสำหรับผู้ให้คำปรึกษาและผู้ปกครอง และไม่สม่ำเสมอสำหรับผู้บริจาคตามรอบการระดมทุน ข้อความ SMS ใช้สำหรับผู้ที่เลือกรับข้อมูลและสำหรับช่วงเวลาที่สำคัญเร่งด่วน เช่น การแจ้งเตือนการประชุมจับคู่ หรือการอัปเดตโปรแกรมอย่างเร่งด่วน จดหมายส่งตรงถึงผู้รับยังคงมีความสำคัญสำหรับผู้บริจาครายใหญ่และผู้ปกครองในโอกาสสำคัญ เช่น การต้อนรับและการสำเร็จการศึกษา ในทุกช่องทาง การตั้งค่า "ห้ามติดต่อ" หรือ "ไม่รับอีเมล" จาก DonorPerfect จะหยุดการส่ง และข้อมูลการยกเลิกการสมัครรับข้อมูลจะถูกส่งกลับมาเพื่อให้ทีมงานโครงการของคุณเห็นว่าใครบ้างที่เลือกไม่รับข้อมูล

การวัดสิ่งที่สำคัญอย่างแท้จริง

รายงานผลต่อกลุ่มเป้าหมายแต่ละกลุ่ม ไม่ใช่ค่าเฉลี่ย การรักษาจำนวนผู้ให้คำปรึกษา ซึ่งหมายถึงสัดส่วนของผู้ให้คำปรึกษาที่เคยมีส่วนร่วมเมื่อปีที่แล้วและยังคงมีส่วนร่วมอยู่ คือตัวเลขสำคัญที่สุดที่แสดงถึงสุขภาพของโครงการ การเพิ่มขึ้นของผู้บริจาค รวมถึงการบริจาคครั้งแรกและครั้งที่สอง การมีส่วนร่วมของผู้ปกครอง วัดจากจำนวนการตอบกลับและการตอบรับเข้าร่วมกิจกรรม อัตราการเปิดอีเมลโดยรวม 28 เปอร์เซ็นต์ อาจซ่อนอัตราการเปิดอีเมลของผู้ให้คำปรึกษา 40 เปอร์เซ็นต์ และของผู้บริจาค 15 เปอร์เซ็นต์ ซึ่งเป็นปัญหาที่แท้จริงและเฉพาะเจาะจงที่คุณจะไม่มีวันเห็นในตัวเลขรวม

เหตุใดเรื่องนี้จึงมีความสำคัญต่อภารกิจของคุณ

สำหรับองค์กรตัวอย่างขนาดอย่าง Compass (จับคู่ 480 คู่, ผู้บริจาค 2,100 ราย, งบประมาณ 1.8 ล้านดอลลาร์) การแบ่งรายชื่อหนึ่งรายการออกเป็นสามเส้นทางมักจะช่วยเพิ่มอัตราการเปิดอ่านในทุกเส้นทางได้ 30 ถึง 60 เปอร์เซ็นต์ เมื่อเทียบกับอัตราพื้นฐานแบบผสม โดยได้ประโยชน์มากที่สุดในกลุ่มผู้ให้คำปรึกษา ซึ่งเป็นกลุ่มที่รู้สึกไม่พอใจมากที่สุดกับจดหมายที่ไม่ตรงกัน การรักษาผู้บริจาคดีขึ้นเล็กน้อยในปีแรก และดีขึ้นอย่างมีนัยสำคัญในปีที่สอง เนื่องจากความสัมพันธ์ที่สร้างขึ้นนั้นแน่นแฟ้นขึ้น ความพึงพอใจของผู้ปกครอง (หากมีการวัด) มักจะเปลี่ยนจากระดับกลางเป็นระดับบวกภายในสองรอบของโครงการ

การแยกเส้นทางการเดินทางเป็นการดำเนินการเพียงครั้งเดียว ส่วนค่าใช้จ่ายในการเดินทางที่รวมกันนั้นเป็นค่าใช้จ่ายถาวร

อยากเห็น CRMConnect DonorPerfect และ ActiveCampaign ทำงานจริงไหม? ดูหน้าแอป API.