แดชบอร์ดบอร์ดการระดมทุนแบบเรียลไทม์จากข้อมูล DonorPerfect ใน HubSpot

รายงานสรุปผลการระดมทุนรายเดือนเป็นเอกสารที่แพงที่สุดที่องค์กรไม่แสวงหาผลกำไรขนาดเล็กต้องจัดทำ ไม่ใช่ในแง่ของเงิน แต่ในแง่ของเวลา ผู้อำนวยการฝ่ายพัฒนาใช้เวลาสามวันในแต่ละเดือนในการดึงข้อมูล สร้างตารางสรุปข้อมูล กำหนดรหัสสีให้กับรายชื่อผู้บริจาคที่หยุดบริจาค และนำผลลัพธ์มาประกอบเป็นสไลด์ เมื่อถึงเวลาที่สไลด์ไปถึงคณะกรรมการ ข้อมูลก็เก่าไปแล้วสองสัปดาห์ และผู้อำนวยการฝ่ายพัฒนาเสียเวลาทำงานไปครึ่งสัปดาห์โดยเปล่าประโยชน์

รูปแบบนี้เกิดขึ้นซ้ำแล้วซ้ำเล่าในทุกมูลนิธิโรงเรียน กองทุนศิษย์เก่า และมูลนิธิชุมชนทั่วประเทศ คณะกรรมการต้องการเห็นแนวโน้ม ข้อมูลแบ่งกลุ่ม และความคืบหน้าเทียบกับเป้าหมาย ข้อมูลมีอยู่ใน DonorPerfect แต่ระบบการรายงานไม่มี ดังนั้นระบบการรายงานจึงกลายเป็นบุคคลไปโดยปริยาย

เหตุใดวิธีแก้ปัญหาที่เห็นได้ชัดจึงไม่เหมาะกับร้านค้าขนาดเล็ก

โดยสัญชาตญาณแล้ว เรามักจะอยากซื้อเครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูลทางธุรกิจ แต่ส่วนใหญ่แล้วเครื่องมือเหล่านั้นใช้งานไม่ได้ผลภายใต้ข้อจำกัดขององค์กรไม่แสวงหาผลกำไร

เครื่องมือ BI ขนาดใหญ่ต้องการการเชื่อมต่อฐานข้อมูลโดยตรงหรือไปป์ไลน์การส่งออกตามกำหนดเวลา รวมถึงบุคคลที่มีความเชี่ยวชาญในภาษาสูตรของเครื่องมือเหล่านั้น ซึ่งโดยปกติแล้วทีมพัฒนาที่มีสมาชิกสี่คนมักขาดบุคคลดังกล่าว

แดชบอร์ดของ DonorPerfect ได้รับการปรับปรุงแล้ว แต่การแบ่งข้อมูลการบริจาคเป็นไปตามที่ DonorPerfect ต้องการ ไม่ใช่ตามที่คณะกรรมการต้องการ การรวมข้อมูลการบริจาคเข้ากับการมีส่วนร่วมของศิษย์เก่าหรือการเข้าร่วมกิจกรรม จำเป็นต้องใช้ข้อมูลที่อยู่นอกเหนือ DonorPerfect

และสเปรดชีตที่สร้างด้วยมือจะพังทันทีที่มีการเพิ่มคอลัมน์ ย้ายแถว หรือมีโค้ดใหม่ปรากฏขึ้น ไม่ว่าคุณจะสร้างอะไร มันก็จะเสื่อมโทรม และภาระในการสร้างใหม่ก็จะตกอยู่กับผู้ระดมทุนอาวุโสที่สุดของคุณทุกเดือน

ระบบรายงานข้อมูลที่คุณอาจจ่ายเงินไปแล้ว

แพลตฟอร์มแดชบอร์ดราคาประหยัดที่มูลนิธิส่วนใหญ่มีอยู่แล้วคือ HubSpot ซึ่งมีรายงานฟรี แดชบอร์ดแบบเสียเงิน และระบบการอนุญาตที่ช่วยให้สมาชิกคณะกรรมการสามารถอ่านข้อมูลในแดชบอร์ดได้โดยไม่ต้องเห็นสิ่งที่ไม่ควรเห็น

CRMConnect สำหรับ DonorPerfect และ HubSpot ช่วยให้ข้อมูลทางการเงินเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ: ยอดบริจาคตลอดชีวิต, ยอดบริจาคเฉลี่ย, ยอดบริจาคสูงสุด, วันที่บริจาคครั้งแรกและครั้งสุดท้าย, ประเภทผู้บริจาค และบันทึกการบริจาคแต่ละครั้งอย่างครบถ้วน แดชบอร์ดจะสะท้อนยอดบริจาคของวันนี้ ไม่ใช่ข้อมูลของสัปดาห์ที่แล้ว เมื่อคุณเพิ่มแคมเปญหรือการขอรับบริจาคใหม่ใน DonorPerfect แดชบอร์ด HubSpot ของคุณจะยังคงทำงานต่อไปโดยไม่ต้องพิมพ์อะไรซ้ำอีก รายละเอียดใดๆ จาก DonorPerfect ที่คุณสนใจ เช่น ปีการศึกษาของศิษย์เก่า ผู้ปกครองของนักเรียนปัจจุบัน สังกัดคณะกรรมการ สามารถส่งต่อไปยัง HubSpot เพื่อการแบ่งกลุ่มได้

ประธานกรรมการอ่านแดชบอร์ดทั้งหกแผงจริง ๆ

นี่คือสถานการณ์จำลอง มูลนิธิโรงเรียนนอร์ทบรูคเป็นมูลนิธิของเขตการศึกษาในจินตนาการที่มีผู้บริจาคเป็นศิษย์เก่าและครอบครัวจำนวน 6,500 ราย ไม่ใช่องค์กรที่มีอยู่จริง

รายได้เทียบกับเป้าหมายตั้งแต่ต้นปีจนถึงปัจจุบัน แผนภูมิเดียวแสดงรายได้สะสมในปีงบประมาณนี้เทียบกับปีที่แล้วและเทียบกับเป้าหมายที่คณะกรรมการอนุมัติ นี่คือสิ่งแรกที่ประธานคณะกรรมการส่วนใหญ่ดู

รายได้แยกตามแคมเปญ ตารางที่สามารถจัดเรียงได้ของทุกแคมเปญในปีนี้ พร้อมรายได้ที่ระดมได้ เป้าหมาย เงินบริจาคที่ได้รับ เงินบริจาคเฉลี่ย และเปอร์เซ็นต์เทียบกับเป้าหมาย นี่คือมุมมองที่ผู้อำนวยการฝ่ายพัฒนาของคุณใช้ทุกวันจันทร์

กลุ่มผู้บริจาค ตารางแสดงจำนวนผู้บริจาค: ผู้บริจาคใหม่ในปีนี้ ผู้บริจาคเดิมจากปีที่แล้ว ผู้บริจาคที่กลับมาบริจาคอีกครั้ง ผู้บริจาคที่หยุดบริจาค ผู้บริจาคที่ปรับสถานะเป็นสมาชิกใหม่ และผู้บริจาคที่ปรับสถานะเป็นสมาชิกใหม่ คณะกรรมการไม่จำเป็นต้องคำนวณตัวเลข พวกเขาต้องการทราบว่าจำนวนผู้บริจาคใหม่ในปีนี้มากกว่าจำนวนผู้บริจาคที่หยุดบริจาคหรือไม่

รายชื่อผู้บริจาครายใหญ่ที่ต้องจับตามอง คือรายชื่อผู้บริจาคที่มียอดบริจาคตลอดชีวิตสูงกว่าเกณฑ์การบริจาครายใหญ่ที่คุณกำหนดไว้ แต่บริจาคครั้งสุดท้ายเมื่อกว่าหนึ่งปีที่แล้ว ผู้บริจาคเหล่านี้ต้องการการติดต่อโดยตรงจากเจ้าหน้าที่ ไม่ใช่จากอีเมล แต่ละรายจะถูกมอบหมายให้เจ้าหน้าที่ฝ่ายพัฒนาองค์กรดูแลติดตามผล

สุขภาพของเงินบริจาคประจำ: สมาชิกที่ให้การสนับสนุนอย่างต่อเนื่อง, เงินบริจาคเฉลี่ยต่อเดือน, สมาชิกใหม่ที่เพิ่มเข้ามาในเดือนนี้, สมาชิกใหม่ที่หายไปในเดือนนี้, อัตราการกลับมาเป็นสมาชิกใหม่ ฐานสมาชิกที่ให้การสนับสนุนอย่างต่อเนื่องมักเป็นรายได้ที่คาดการณ์ได้มากที่สุด และคณะกรรมการควรตรวจสอบข้อมูลนี้ทุกเดือน

ภาพรวมของคำมั่นสัญญาและข้อเสนอขอรับบริจาค โอกาสในการรับบริจาคขนาดใหญ่แยกตามขั้นตอน พร้อมการคาดการณ์สำหรับสองไตรมาสถัดไป

การแบ่งปันข้อมูลนี้กับคณะกรรมการไม่ได้หมายความว่าทุกคนจะต้องได้รับสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูล สามารถส่งแดชบอร์ดเป็นไฟล์ PDF ทางอีเมลตามกำหนดเวลา หรือคณะกรรมการทั้งหมดสามารถใช้บัญชีผู้ใช้เดียวสำหรับการดูข้อมูลอย่างเดียวก็ได้

กลับมาได้ช่วงเย็นของคุณอีกครั้ง

วันที่ห้าของทุกเดือนไม่ควรให้ความรู้สึกเหมือนการซ้อมหนีไฟ ด้วยระบบแดชบอร์ดที่มีอยู่แล้ว เอกสารสำหรับบอร์ดก็จะเป็นเพียงภาพหน้าจอจากมุมมองที่มีอยู่แล้ว บวกกับคำบรรยายหนึ่งหน้ากระดาษที่ผู้อำนวยการฝ่ายพัฒนาเขียนเสร็จภายใน 90 นาที แทนที่จะเป็นสามวัน คำถามกลางเดือนอย่างเช่น “คุณช่วยดึงข้อมูลผู้บริจาคที่บริจาคระหว่าง 500 ถึง 2,500 ดอลลาร์ในปีที่แล้วได้ไหม” ก็จะกลายเป็นการกรองข้อมูลภายในห้านาที ไม่ใช่การสร้างตารางสรุปข้อมูลครึ่งวัน สำหรับรายงานประจำปีและการตรวจสอบ ข้อมูลยอดรวมการบริจาคและการจัดกลุ่มตามกลุ่มเป้าหมายจะถูกส่งกลับไปยัง DonorPerfect ทำให้เจ้าหน้าที่ฝ่ายการเงินและฝ่ายโครงการเห็นตัวเลขเดียวกัน

สิ่งที่ไม่ควรนำออกจากแผงหน้าปัด

คณะกรรมการมักหันไปสนใจตัวชี้วัดที่ไร้สาระ เช่น อัตราการเปิดอีเมล จำนวนผู้ติดตามในโซเชียลมีเดีย จำนวนการเข้าชมเว็บไซต์ อย่าไปสนใจเรื่องนั้น หน้าที่ของคณะกรรมการคือการกำกับดูแลทางการเงิน ไม่ใช่กลยุทธ์ทางการตลาด ควรคงแดชบอร์ดที่แสดงข้อมูลเงินสดและผู้บริจาคไว้ หากคณะกรรมการการตลาดต้องการข้อมูลการมีส่วนร่วม ก็ควรจัดทำแดชบอร์ดแยกต่างหาก และอย่าลดงบประมาณลงเรื่อยๆ จำนวนแดชบอร์ดที่เหมาะสมคือ 6 แดชบอร์ด สำหรับรอบการประชุมคณะกรรมการไตรมาส การเพิ่มแดชบอร์ดที่ 7 หรือ 8 จะทำให้การประชุมกลายเป็นการทบทวนข้อมูลแทนที่จะเป็นการทบทวนกลยุทธ์

สิ่งนี้หมายความว่าอย่างไรต่อการระดมทุนของคุณ

สำหรับมูลนิธิขนาดอย่างนอร์ธบรูค (ผู้บริจาค 6,500 ราย เงินบริจาคประจำปี 2.4 ล้านดอลลาร์) การเปลี่ยนจากการรายงานแบบแมนนวลของคณะกรรมการไปเป็นแดชบอร์ด HubSpot แบบเรียลไทม์โดยทั่วไปจะช่วยประหยัดเวลาของเจ้าหน้าที่ได้ 15 ถึง 20 ชั่วโมงต่อเดือน สำหรับทีมพัฒนาที่มีสมาชิกสามถึงห้าคน นั่นหมายถึงการประหยัดเวลาประมาณ 25,000 ถึง 40,000 ดอลลาร์ต่อปีที่สามารถนำไปใช้ในการระดมทุนได้จริง การเปลี่ยนแปลงที่สำคัญกว่านั้นคือรูปแบบการประชุมเอง: จาก "เดี๋ยวผมจะอธิบายตัวเลขเหล่านี้ให้ฟัง" ไปเป็น "นี่คือแนวโน้ม และนี่คือสิ่งที่เรากำลังทำอยู่"

อยากเห็น CRMConnect DonorPerfect และ HubSpot ทำงานจริงไหม? ดูหน้าแอป API.