เปลี่ยนการบริจาคครั้งแรกให้เป็นชุดของขวัญต้อนรับ 30 วัน ด้วย DonorPerfect และ HubSpot

กฎสำคัญที่สุดของการรักษาฐานผู้บริจาคเป็นเรื่องง่ายอย่างร้ายกาจ ผู้บริจาคครั้งแรกที่ไม่ได้รับการติดต่อจากคุณอีกเลย จะบริจาคครั้งที่สองในอัตราที่ต่ำกว่าครึ่งหนึ่งของผู้ที่ได้รับการต้อนรับอย่างเอาใจใส่ภายในสามสิบวันแรก ตัวเลขนั้นโหดร้าย ธนาคารอาหารระดับภูมิภาคที่จัดแคมเปญระดมทุนในช่วงเทศกาล อาจดึงดูดผู้บริจาคออนไลน์ใหม่ได้ 800 คนในสามสัปดาห์ แต่ 60 เปอร์เซ็นต์ของพวกเขาจะไม่บริจาคอีกเลย และไม่รู้เลยว่าขั้นตอนใดของกระบวนการล้มเหลว

ขั้นตอนที่ผิดพลาดมักจะเป็นขั้นตอนเดิมๆ คือ เงินบริจาคจะเข้าสู่ DonorPerfect ตอน 11 โมงกลางคืนวันอังคาร แต่ไม่มีใครส่งออกไฟล์ผู้บริจาคด้วยตนเองจนกระทั่งเช้าวันศุกร์ กว่าข้อมูลผู้บริจาคเหล่านั้นจะมาถึงในอีเมลของคุณ ข้อความต้อนรับก็ไม่รู้สึกเหมือนการต้อนรับอีกต่อไปแล้ว มันกลับรู้สึกเหมือนใบเสร็จรับเงินที่ส่งมาล่าช้าจากคนแปลกหน้า

ต้นทุนของการส่งต่อข้อมูลด้วยตนเอง

ทีมส่วนใหญ่จะเชื่อมโยงสิ่งเหล่านี้เข้าด้วยกันด้วยการส่งออกเป็นระยะ และนิสัยนั้นโดยไม่รู้ตัวจะทำให้คุณสูญเสียผู้บริจาคไป

มันดำเนินไปตามตารางเวลาของมนุษย์ ต้องมีคนคอยจำ ในช่วงเทศกาลที่มีการสั่งซื้อจำนวนมาก คนๆ นั้นก็ต้องเขียนจดหมายขอบคุณ ตรวจสอบบัญชีร้านค้า และตอบคำถามของคณะกรรมการด้วย ดังนั้นใบส่งออกจึงหลุดตามกำหนด

มันทำให้สัญญาณหายไป การส่งออกข้อมูลรายชื่อติดต่อแบบง่ายๆ จะให้เพียงชื่อและอีเมลแก่โปรแกรมอีเมลของคุณเท่านั้น แทบไม่มีอะไรที่คุณสามารถปรับแต่งเพิ่มเติมได้เลย ไม่ว่าจะเป็นจำนวนเงินบริจาค คำขอร้อง หรือแม้แต่ว่านี่เป็นของขวัญครั้งแรกหรือของขวัญเพื่อเป็นเกียรติ

แล้วมันก็เน่าเปื่อยไป สามเดือนต่อมา ผู้อำนวยการฝ่ายพัฒนาของคุณเพิ่มรหัสขอรับบริจาคใหม่ใน DonorPerfect ระบบต้อนรับไม่รู้จักรหัสนั้นอีกต่อไป การลงทะเบียนหยุดลงอย่างเงียบๆ และไม่มีใครสังเกตเห็นจนกว่าจะถึงฤดูกาลต่ออายุสมาชิก

การต้อนรับที่เริ่มต้นตั้งแต่วันเดียวกัน

CRMConnect สำหรับ DonorPerfect และ HubSpot ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อรองรับวิธีการที่ DonorPerfect จัดเก็บข้อมูลอย่างแท้จริง ทันทีที่ DonorPerfect บันทึกการบริจาค ข้อมูลการบริจาคครั้งแรกของผู้บริจาคจะปรากฏใน HubSpot และนั่นคือจุดเริ่มต้นของการต้อนรับ รหัสการขอรับบริจาคและประเภทผู้บริจาคของคุณจะยังคงปรากฏอยู่ใน HubSpot โดยไม่ต้องพิมพ์ซ้ำ ดังนั้นการขอรับบริจาคใหม่จึงไม่ทำให้กระบวนการบริจาคหยุดชะงัก และการบริจาคแต่ละครั้งจะกลายเป็นดีลใน HubSpot พร้อมจำนวนเงินและแคมเปญที่แนบมา ทำให้คุณสามารถวัดผลการบริจาคครั้งที่สองได้โดยไม่ต้องส่งออกไปยัง Excel

โปรแกรมต้อนรับ 30 วันแรกทำงานอย่างไร

นี่คือสถานการณ์จำลองของ Riverbend Food Alliance ซึ่งเป็นองค์กรสมมติ ไม่ใช่องค์กรจริง

เมื่อผู้บริจาครายใหม่ทำการบริจาค การบริจาคครั้งนั้นจะกระตุ้นให้เกิดกระบวนการต้อนรับในวันเดียวกัน โดยออกแบบมาเพื่อให้ผู้บริจาครายใหม่ทุกคนได้รับการต้อนรับเพียงครั้งเดียวเท่านั้น:

• วันที่ 0: จดหมายขอบคุณฉบับด่วนลงนามโดยผู้อำนวยการบริหาร พร้อมระบุจำนวนเงินบริจาค วันที่ และข้อความแสดงผลกระทบอย่างชัดเจน
• วันที่ 2: เรื่องสั้นเกี่ยวกับครัวพันธมิตรและวิธีการทำงานของโครงการ
• วันที่ 7: เชิญอาสาสมัครเข้าร่วม โดยจะจับคู่กับพื้นที่ที่ผู้บริจาคอาศัยอยู่ หากมีข้อมูลสถานที่
• วันที่ 14: วิดีโอเบื้องหลังการทำงานจากโกดังสินค้า
• วันที่ 21: การขอรับบริจาคครั้งที่สองอย่างนุ่มนวล โดยเน้นไปที่ความต้องการเฉพาะเจาะจง เช่น น้ำมันเชื้อเพลิงสำหรับรถบรรทุกแช่เย็น หรือพนักงานจัดส่งสินค้าในช่วงสุดสัปดาห์
• วันที่ 30: แบบสอบถามสั้นๆ ถามว่าพวกเขารู้จักคุณได้อย่างไร พวกเขาอยากเห็นอะไร และพวกเขาชอบรับข้อมูลผ่านอีเมลหรือข้อความมากกว่ากัน

กระบวนการนี้ยังช่วยคัดกรองบุคคลที่ไม่เหมาะสมออกไปด้วย สมาชิกคณะกรรมการ พนักงาน และผู้บริจาครายใหญ่ที่มีศักยภาพจะถูกข้ามไป เพราะผู้บริจาครายใหญ่ต้องการการติดต่อแบบตัวต่อตัว ไม่ใช่แค่การส่งอีเมล และผู้บริจาคเพื่อเป็นอนุสรณ์จะถูกจัดอยู่ในช่องทางเฉพาะสำหรับการระลึกถึงแทน หากผู้บริจาคตั้งค่าไม่รับอีเมลใน DonorPerfect การตั้งค่าดังกล่าวจะถูกส่งต่อไปยังระบบและคัดกรองพวกเขาโดยอัตโนมัติ เมื่ออีเมลส่งไม่ถึงหรือผู้บริจาคยกเลิกการสมัครรับข้อมูล สถานะดังกล่าวจะถูกส่งกลับไปยัง DonorPerfect เพื่อให้ทีมส่งจดหมายของคุณไม่ต้องเสียค่าไปรษณีย์ไปกับที่อยู่ที่ไม่ใช้งานแล้ว

การวัดว่ามันได้ผลหรือไม่

ตัวเลขที่สำคัญคือจำนวนการบริจาคครั้งที่สอง เพราะการบริจาคแต่ละครั้งจะกลายเป็นดีลใน HubSpot คุณจึงสามารถดูได้ว่า สำหรับผู้บริจาคที่บริจาคครั้งแรกในปีที่ผ่านมา มีกี่คนที่บริจาคอีกครั้ง นั่นคืออัตราการแปลงการบริจาคครั้งที่สองที่แท้จริงของคุณ และเป็นสิ่งที่ชุดข้อความต้อนรับมีไว้เพื่อขับเคลื่อน การเริ่มต้นการส่งอีเมลโดยอิงจากการบริจาคครั้งแรก แทนที่จะเป็นตอนที่สร้างบันทึกข้อมูลผู้ติดต่อ จะช่วยป้องกันไม่ให้คุณพลาดการต้อนรับผู้คนที่ลงทะเบียนเพื่อบริจาคเพื่อเป็นเกียรติหรือตอบรับเข้าร่วมงาน แต่ไม่เคยบริจาคจริง

สิ่งนี้หมายความว่าอย่างไรสำหรับภารกิจของคุณ

สำหรับองค์กรตัวอย่างที่มีขนาดเท่ากับ Riverbend Food Alliance (ผู้บริจาครายเดือน 1,200 ราย งบประมาณ 4.2 ล้านดอลลาร์) ชุดจดหมายต้อนรับที่ออกแบบมาอย่างเหมาะสมมักจะช่วยเพิ่มอัตราการบริจาคครั้งที่สองของผู้บริจาคออนไลน์ครั้งแรกจากประมาณ 17 เปอร์เซ็นต์ ไปเป็น 20-30 เปอร์เซ็นต์ภายในสิบสองเดือน สำหรับผู้บริจาคใหม่ในช่วงเทศกาล 800 ราย นั่นหมายถึงการบริจาคครั้งที่สองเพิ่มขึ้นประมาณ 80-130 ครั้ง โดยเฉลี่ยแล้วการบริจาคออนไลน์แต่ละครั้งมีมูลค่า 60-90 ดอลลาร์ นั่นหมายถึงรายได้ใหม่ต่อปี 5,000-11,000 ดอลลาร์ จากกระบวนการที่ไม่มีค่าใช้จ่ายในการดำเนินการเมื่อสร้างเสร็จแล้ว

และนั่นยังไม่รวมถึงมูลค่าตลอดช่วงชีวิตของผู้บริจาค ผู้บริจาคที่บริจาคสองครั้งในปีแรกมีแนวโน้มที่จะบริจาคอีกในปีที่สองและปีที่สามมากกว่า และส่วนสำคัญจะกลายเป็นผู้บริจาครายเดือนอย่างต่อเนื่อง เมื่อพิจารณาจากกลุ่มผู้บริจาคตลอดสามปี โครงการต้อนรับนี้จะคุ้มค่าในระยะยาวหลายเท่าตัว

อยากเห็น CRMConnect DonorPerfect และ HubSpot ทำงานจริงไหม? ดูหน้าแอป API.