Mindbody และ ActiveCampaign: เลิกใช้สเปรดชีต แล้วส่งอีเมลไปยังสมาชิกที่เหมาะสม

ลองเดินเข้าไปในห้องทำงานด้านหลังของโรงเรียนสอนคาราเต้ที่มีนักเรียน 230 คน คุณจะพบกับตารางข้อมูลมากมาย ตารางหนึ่งสำหรับลำดับสายคาดปัจจุบัน ซึ่งดูแลโดยหัวหน้าผู้ฝึกสอน อีกตารางหนึ่งสำหรับรายชื่อผู้ที่จะเข้ารับการทดสอบสายคาดในอนาคต ซึ่งดูแลโดยผู้ช่วย อีกตารางหนึ่งสำหรับรายการสั่งซื้ออุปกรณ์ เครื่องแบบ แผ่นรองซ้อม และอาวุธ ซึ่งดูแลโดยแผนกต้อนรับ อีกตารางหนึ่งสำหรับรายชื่อผู้สมัครเข้าร่วมการแข่งขัน และอีกตารางหนึ่งสำหรับรายชื่อสมาชิกครอบครัว ซึ่งดูแลโดยใครก็ตามที่จำได้ว่านักเรียนคนไหนเป็นพี่น้องกัน

ไม่มีสเปรดชีตใดเชื่อมต่อถึงกัน และไม่มีสเปรดชีตใดส่งข้อมูลไปยังระบบอีเมลของคุณ ดังนั้นเมื่อสำนักฝึกส่งการแจ้งเตือนการสอบเลื่อนขั้น มันจึงส่งไปถึงทุกคน รวมถึงนักเรียนสายขาวที่การสอบครั้งแรกจะเกิดขึ้นในอีกหกเดือนข้างหน้า และผู้ปกครองของนักเรียนสายน้ำตาลที่ลูกเพิ่งสอบไปเมื่อสัปดาห์ที่แล้ว จำนวนผู้ยกเลิกการรับข่าวสารจึงเพิ่มขึ้น ความเชื่อมั่นในอีเมลของคุณค่อยๆ ลดลง

ลองพิจารณาตัวอย่างสมมุติ โรงเรียนคาราเต้สโตนไพน์ (เพื่อเป็นตัวอย่าง) ซึ่งเป็นโรงเรียนที่มีที่ตั้งแห่งเดียว มีนักเรียน 230 คน และสมาชิกที่เป็นครอบครัวจำนวนมาก ประสบปัญหาแบบนี้ เจ้าของพยายามสองครั้งแล้วที่จะ "ใส่ข้อมูลทั้งหมดลงในระบบอีเมล" แต่ก็ต้องล้มเลิกทั้งสองครั้ง เพราะสเปรดชีตและ Mindbody มีความขัดแย้งกันในแต่ละครั้ง

บทความนี้เกี่ยวกับการเลิกใช้สเปรดชีตและหันมาส่งอีเมลสมาชิกแบบตรงเป้าหมายและแม่นยำแทน

ค่าใช้จ่ายจริงของคุณสำหรับสเปรดชีตคือเท่าไหร่

ต้นทุนที่เห็นได้ชัดคือเวลา สเปรดชีตสี่หรือห้าแผ่น แต่ละแผ่นดูแลโดยบุคคลที่แตกต่างกัน และแต่ละแผ่นต้องได้รับการอัปเดตอย่างต่อเนื่อง จะทำให้เสียเวลาทำงานของพนักงานไปสี่ถึงหกชั่วโมงต่อสัปดาห์ นั่นหมายความว่าทีมของคุณใช้เวลาประมาณ 250 ชั่วโมงต่อปีไปกับการเป็นฐานข้อมูลมนุษย์ แทนที่จะใช้เวลาเหล่านั้นในการสอนหรือให้บริการสมาชิก

ต้นทุนที่ซ่อนเร้นนั้นแย่กว่ามาก เมื่อสมาชิกได้รับอีเมลที่ไม่เกี่ยวข้องกับพวกเขาอย่างต่อเนื่อง พวกเขาก็จะหยุดอ่านอีเมลของคุณไปเลย หรือไม่ก็ยกเลิกการสมัครรับข้อมูล กว่าที่คุณจะมีเรื่องสำคัญจริงๆ ที่จะส่ง เช่น การเปลี่ยนแปลงตารางเวลา การปิดสาขา หรือโปรโมชั่นที่แท้จริง ครึ่งหนึ่งของรายชื่อผู้รับอีเมลของคุณก็ไม่สนใจคุณแล้ว อีเมลที่ไม่เกี่ยวข้องนั้นไม่ได้ฟรี คุณต้องจ่ายด้วยความสนใจที่คุณไม่มีวันได้คืนมา

ใช้ข้อมูลที่คุณมีอยู่แล้ว

Mindbody มีข้อมูลที่สเปรดชีตเหล่านั้นติดตามอยู่แล้ว เช่น ระดับสายคาด, กลุ่มอายุ, สมาชิกในครอบครัว, ขนาดอุปกรณ์, คุณสมบัติในการเข้าร่วมการแข่งขัน, วันสอบ CRMConnect จะนำข้อมูลทั้งหมดนี้เข้าสู่ ActiveCampaign โดยอัตโนมัติและอัปเดตให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ

นั่นหมายความว่า ข้อมูลสมาชิกเพียงรายการเดียวใน ActiveCampaign จะเก็บข้อมูลทุกอย่างไว้ ไม่ว่าจะเป็น ระดับสายคาดเอว กลุ่มอายุ ครอบครัวที่สังกัด ใครเป็นผู้จ่ายค่าสมาชิก ขนาดชุดยูนิฟอร์ม วันสอบสายคาดเอวครั้งต่อไป และสิทธิ์ในการเข้าร่วมการแข่งขัน ข้อมูลเพียงรายการเดียวนี้สามารถใช้แทนข้อมูลในสเปรดชีตได้ถึงสี่แถว และยังอัปเดตข้อมูลเองโดยอัตโนมัติ

สามรายการที่ใช้แทนสามสเปรดชีต

ใน ActiveCampaign ให้สร้างรายการที่บันทึกไว้สามรายการ แต่ละรายการจะแทนที่สเปรดชีตหนึ่งแผ่น และแต่ละรายการจะอัปเดตตัวเองโดยอัตโนมัติ

ตารางสอบเลื่อนขั้นสายคาด ระบบจะเพิ่มรายชื่อนักเรียนที่กำลังฝึกอยู่และมีกำหนดสอบสายคาดในอีก 30 วันข้างหน้าโดยอัตโนมัติ เมื่อหัวหน้าผู้ฝึกสอนกำหนดวันสอบใน Mindbody แล้ว นักเรียนคนนั้นก็จะปรากฏในรายชื่อทันที ไม่จำเป็นต้องแก้ไขรายชื่อด้วยตนเองอีกต่อไป

จัดเรียงอุปกรณ์ใหม่ ระบบจะรวมนักเรียนที่สั่งซื้อเครื่องแบบครั้งล่าสุดเมื่อกว่าเก้าเดือนที่แล้วโดยอัตโนมัติ วิธีนี้ช่วยตรวจจับเด็กที่อาจจะใส่เครื่องแบบเดิมไม่ได้แล้ว โดยไม่ต้องไปรบกวนครอบครัวทุกไตรมาส

พูลสำหรับการแข่งขัน ระบบจะรวมรายชื่อนักเรียนที่มีคุณสมบัติเหมาะสมสำหรับการแข่งขันโดยอัตโนมัติ ในระดับสายคาดและกลุ่มอายุที่ถูกต้อง ผู้จัดการแข่งขันจะดึงรายชื่อล่าสุดในเช้าวันเปิดลงทะเบียนทุกครั้ง

จากนั้นเพิ่มรายชื่ออีกหนึ่งรายการสำหรับผู้ปกครอง: รายชื่อการติดต่อสื่อสารในครอบครัว ซึ่งประกอบด้วยผู้ใหญ่ที่ชำระค่าสมาชิกที่เชื่อมโยงกับสมาชิกภาพแบบครอบครัว การแจ้งเตือนการทดสอบระดับสายคาดเอวสำหรับเด็กอายุเก้าขวบควรส่งไปยังผู้ปกครอง ไม่ใช่ตัวเด็กเอง และข้อมูลความสัมพันธ์ในครอบครัวจะทำให้กระบวนการนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติ

อีเมลที่ทำงานโดยอัตโนมัติ

เมื่อได้รายชื่อเหล่านั้นแล้ว ให้ตั้งค่าลำดับอีเมลอัตโนมัติแบบง่ายๆ สามชุด

การเตรียมตัวสอบเลื่อนขั้น เมื่อนักเรียนเข้าร่วมรายชื่อผู้เข้ารับการทดสอบสายคาดเอว พวกเขาจะได้รับข้อความสั้นๆ หลายชุดตลอด 30 วันก่อนการทดสอบ ได้แก่ การยืนยัน การแจ้งเตือน "สิ่งที่ควรคาดหวัง" การแจ้งเตือนการตรวจสอบเครื่องแบบ รายละเอียดด้านโลจิสติกส์ในวันก่อนการทดสอบ และการแจ้งเตือนผลการทดสอบในวันหลังการทดสอบ

จัดเรียงอุปกรณ์ใหม่ เมื่อนักเรียนอยู่ในรายชื่อสั่งซื้ออุปกรณ์ซ้ำ พวกเขาจะได้รับอีเมลตรวจสอบขนาด ซึ่งจะแสดงขนาดที่คุณมีอยู่ในฐานข้อมูลอยู่แล้ว และจะได้รับอีเมลติดตามอีกครั้งหากไม่มีการสั่งซื้อเข้ามา

รอบการแข่งขัน เมื่อนักเรียนเข้าร่วมกลุ่มผู้เข้าร่วมการแข่งขัน พวกเขาจะได้รับอีเมลแจ้งการเปิดลงทะเบียน การปิดลงทะเบียน และรายละเอียดการจัดการในวันก่อนการแข่งขัน และลำดับการแข่งขันจะถูกตัดออกโดยอัตโนมัติเมื่อลงทะเบียนเสร็จแล้ว

นอกจากนี้ คุณยังสามารถติดตามแนวโน้มการเข้าเรียนของนักเรียนแต่ละคนได้ภายใน ActiveCampaign ซึ่งช่วยให้หัวหน้าผู้สอนสามารถดูได้ว่าใครมาเรียนอย่างสม่ำเสมอและใครที่เริ่มขาดเรียน โดยไม่ต้องเปิดสเปรดชีตอื่นเพิ่มเติม

สิ่งนี้หมายความว่าอย่างไรสำหรับสตูดิโอของคุณ

ในการใช้งานจริงในโรงฝึกคาราเต้ขนาดนี้ การเลิกใช้สเปรดชีตจะช่วยประหยัดเวลาทำงานของเจ้าหน้าที่ได้ประมาณ 4-6 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ หรือประมาณ 250 ชั่วโมงต่อปี ที่สำคัญกว่านั้น ทีมของคุณจะเลิกเชื่อถือสเปรดชีตและหันมาเชื่อถือ Mindbody ในฐานะแหล่งข้อมูลที่ถูกต้องเพียงแหล่งเดียว ซึ่งหมายความว่าข้อมูลใน Mindbody เองก็จะสะอาดขึ้น เพราะไม่มีใครเก็บสำเนา "จริง" ไว้ต่างหากอีกต่อไป

ผลลัพธ์จากอีเมลของคุณก็จะเปลี่ยนแปลงไปอย่างมากเช่นกัน อัตราการยกเลิกการสมัครรับอีเมลแบบกลุ่มมักจะลดลงครึ่งหนึ่งภายใน 60 วัน เพียงเพราะนักเรียนหยุดได้รับข้อความที่ไม่ใช่สำหรับพวกเขาอย่างชัดเจน นักเรียนสายน้ำตาลจะไม่ได้รับอีเมลปฐมนิเทศสำหรับนักเรียนสายขาวอีกต่อไป

สำหรับ Stone Pine เพียงแค่ลำดับการสั่งซื้ออุปกรณ์ใหม่ก็คุ้มค่ากับการบูรณาการในไตรมาสแรกแล้ว อัตราการสั่งซื้อซ้ำที่เป็นมาตรฐาน ณ เก้าเดือน เพิ่มขึ้นจาก 35 เปอร์เซ็นต์ ซึ่งเกิดจากผู้ปกครองสังเกตเห็นเอง ไปเป็น 65-70 เปอร์เซ็นต์ ซึ่งเกิดจากการแจ้งเตือนเรื่องขนาดที่เหมาะสม

ตัวเลขเหล่านี้เป็นเพียงตัวอย่างเท่านั้น สำนักฝึกคาราเต้ที่มีบันทึกที่เป็นระเบียบอยู่แล้วจะประหยัดเวลาได้น้อยกว่า ในขณะที่สำนักฝึกคาราเต้ที่มีบันทึกที่ไม่เป็นระเบียบจะประหยัดเวลาได้มากกว่ามาก

อยากเห็นการทำงานร่วมกันระหว่าง CRMConnect Mindbody และ ActiveCampaign ไหม? ดูหน้าแอป API.